Informes documents i llistes
Una eina bàsica pel treball al centre són les llistes, etiquetes i documents que es necessiten en moltes situacions del dia a dia del centre.
SAGA ofereix diverses formes d'obtenir llistes, etiquetes i documents des de diferents punts d'accés i en diferents formats. Bàsicament parlem de:
- Llistes i etiquetes tancades, són llistes ja definides amb una informació establerta i en format PDF i, per tant, no es poden modificar. És el tipus de llista més fàcil d'obtenir.
- Llistes i etiquetes configurables, són llistes on l'usuari determina els camps que necessita que hi constin d'entre una relació de camps disponibles. Es poden generar en dos formats: PDF, que no és modificable i CSV, que és un format compatible amb Excel o Calc i que permet fer modificacions posteriors. Es tracta d'una funcionalitat que ofereix moltes possibilitats i és molt senzilla d'utilitzar.
- Consultes, són llistes que s'obtenen executant consultes a la base de dades del centre. Són versàtils però presenten una certa dificultat de manipulació. Les consultes es poden obtenir en format HTML, PDF o CSV.
- Extraccions, en realitat no són llistes, és tracta d'una extracció en format CSV de les dades directament des de la base de dades del centre. Una extracció cal sol·licitar-la i la tindrem disponible l'endemà.
S'hi accedeix des de qualsevol botó Imprimeix o des de les icones impressora, ara bé, els models disponibles varia en cada punt d'accés.
Els principals punts d'accés a les llistes, etiquetes i documents són:
- Gestió > Alumnes > Dades dels alumnes, botó [Imprimeix]
- Gestió > Alumnes > Dades dels alumnes, icona impressora d'un alumne
- Gestió > Alumnes > Històric d'alumnes, icona impressora d'un alumne
- Gestió > El curs > Grups, icona impressora d'un grup
Des del menú Utilitats > Consultes > Administració s'elaboren les consultes i des de Utilitats > Consultes > Execució es poden utilitzar.
Les exportacions es sol·liciten des del menú Dades > Exportació > Exportació, que també és el lloc on les tindreu disponibles l'endemà d'haver-les demanat.
Llistes tancades
Els principals punts d'accés de les llistes tancades d'alumnes són:
- Gestió > Alumnes > Dades dels alumnes, botó Imprimeix
- Gestió > El curs > Grups, icona impressora d'un grup
- Professorat > Grups > Grups, icona impressora d'un grup
Els dos primers punts d'accés estan disponibles únicament a les persones de l'equip directiu i a l'auxiliar administratiu del centre, mentre que al tercer punt hi té accés qualsevol professor però únicament sobre els grups en què treballi.
Per obtenir una llista tancada cal seguir els següents passos:
- Clicar al botó Imprimeix o a la icona impressora
- Seleccionar el model que es desitja
- Determinar les opcions, si n'hi ha.
- Decidir si la llista s'ha de desar al disc o obrir-la directament.
- Desar el fitxer corresponent o visualitzar la llista a la pantalla, segons el cas.
- Imprimir-la, si així es desitja.
Cal parar atenció al nomenar la llista. SAGA sempre proposa el nom Informe a qualsevol llista que es vulgui desar al disc, per tant, es aconsellable posar a cada llista un nom que ajudi a identificar-les.
Llistats configurables
La majoria dels llistats a Saga s'obtenen en format PDF, la qual cosa dificulta que l' usuari pugui manipular-los posteriorment.
Les necessitats concretes de la feina de cada dia porten a que, sovint, els centres necessitin un llistat amb uns camps concrets que no existeix entre els models de llistes tancades disponibles.
La solució d'obtenir el llistat desitjat a partir de consultes i/o extraccions resulten, tot sovint, massa laborioses en relació amb la necessitat puntual.
Aquesta situació ha portat a fer un nou plantejament per obtenir les llistes a partir dels llistats configurables. Els llistats configurables són una funcionalitat del programa que permet que d'una forma ràpida i senzilla, es pugui obtenir una llista amb els camps que necessita o bé generar un arxiu csv amb les dades (per la seva utilització amb altres programes com el Calc, o l'Excel…)
Es poden crear i desar els models de llistats utilitzats de forma més freqüent.