Treball en grup

4.1 Introducció

En l’entorn de bústies corporatives hi ha un tipus diferenciat de les bústies personals. Es tracta de la bústia corporativa institucional.

Aquest tipus de bústia és un instrument útil i eficaç no només com a element de comunicació ràpid i eficient sinó també pel que té d’eina de gestió en l’àmbit de treball en equip.

En pocs anys s’ha convertit en insubstituïble per a la comunicació de l’administració amb l’administrat i també com a via de comunicació interna.

També es va perfilant per part dels responsables de la imatge corporativa i de difusió de continguts com una eina representativa de la funció dels equips de treball, amb nomenclatura específica i aliena als canvis propis de les reestructuracions en l’organigrama.

Alhora, resulta imprescindible en projectes amb un termini tancat, per la seva eficàcia fent arribar la informació tan a uns pocs com a milers de destinataris.

4.2 Informació bàsica sobre la creació de les bústies corporatives no personals

De forma general i d’acord amb les instruccions publicades a la Intranet (vegeu punt "c"), les bústies corporatives institucionals estan subjectes a uns condicionants per a la seva creació i utilització. Us resumim alguns dels punts que són d’interès en aquest apartat:

  • Les bústies han d’anar lligades a la identificació d’una funció, no d’una unitat
  • Amb caràcter general, cada bústia té un responsable, dos administradors i diversos usuaris que hi accedeixen
  • Una adreça corporativa es forma per l’identificador (dependrà de diversos factors), seguit del segment estàndard universal:
identificador.ensenyament@gencat.cat

4.3 Usuari i contrasenya

A l’igual que en el cas de bústies personals, accediu amb un identificador d’usuari i una contrasenya específiques per a cada bústia.

La bústia es considera genèrica (no personal) i no està lligada a cap directori corporatiu, per la qual cosa l'identificador es crearà en el mateix moment que es creï la bústia i se'n informarà al responsable junt amb la contrasenya, seguint el procediment establert.

Tots els coneixedors de les dades d’accés (usuari i contrasenya) poden accedir per web des de qualsevol punt amb connexió a Internet.

Pel que fa als administradors, es preveu que tinguin accés també des d’un client de correu OUTLOOK, per facilitar la gestió dels correus. Per entrar al perfil de la bústia corporativa institucional en aquesta missatgeria, heu d’omplir les dades identificatives de la mateixa manera que per a les bústies personals

La resta d’usuaris autoritzats entraran a la bústia en modalitat web (OWA).

4.4 Treball en grup amb el nou correu

Us oferim aquí unes pautes per organitzar el treball en grup amb la bústia corporativa institucional, tenint en compte les novetats del correu OWA.

  • Recomanacions per a usuaris no administradors amb accés per web

Els usuaris que hi accedeixen per web (OWA) han de fer una gestió dels correus dintre d’aquest entorn. Sense detriment de les funcions que els hagin estat encomanades es recomana que no desplacin o suprimeixin correus sense el vistiplau dels administradors.

Vegeu més informació per treballar en OWA als Mòduls 1 al 6

  • Recomanacions per als usuaris administradors

Als administradors de la bústia corporativa institucional se’ls assignen les tasques que analitzem tot seguit.

a) Pel que fa al control de l’accés a la bústia, han de comunicar l’usuari i contrasenya a les persones autoritzades a utilitzar la bústia via web. L’autorització prèvia correspon sempre i en qualsevol cas al responsable de la bústia.

b) Són els encarregats de gestionar qualsevol incidència en l’accés d’alguna d’aquestes persones a la bústia.

c) Per motius de seguretat, quan algun usuari deixi de tenir autoritzat l’accés, amb motiu d’un canvi de lloc o perquè hagi estat substituït, se’n farà càrrec de canviar la contrasenya i informar als usuaris amb accés d’aquesta circumstància.

d) Pel que fa a la gestió dels correus, poden crear carpetes de servidor per classificar els correus en funció de la distribució de tasques de la unitat, si escau, o de les persones encarregades de gestionar-los. També poden crear les carpetes locals (fitxers de dades .pst) necessàries per mantenir els arxius històrics de correus, tant entrants com enviats pels diferents usuaris de la bústia.

e) Fan el manteniment de la bústia, controlant la disponibilitat d’espai lliure i desplaçant a les carpetes locals els missatges que ja no sigui necessari que estiguin a l’abast de tot el grup de treball.

f) Han de vetllar per que tothom que hi té accés visualitzi els elements necessaris per poder gestionar les tasques que en relació als correus li estan assignades.

4.5 Coordinació entre administradors

Per seguretat es designen dos administradors per a cada bústia. D’aquesta manera es conservaran els històrics dels missatges no en un, sinó en dos ordinadors, minimitzant la possibilitat de pèrdua de dades.

És convenient que l’administració es faci de forma coordinada i que es determini entre els administradors el procediment per desplaçar correus a les carpetes locals.

Us mostrem un exemple :

En funció de la necessitat i oportunitat de fer-ho, els administradors (A i B) decideixen conjuntament quins correus s’han de desplaçar a les carpetes locals
Un dels administradors (A) crea en la seva missatgeria la carpeta de servidor (o les carpetes necessàries) per traslladar els correus que posteriorment desplaçarà a carpetes locals. Per exemple, crea una carpeta anomenada “1r_trimestre_2011-S”.
Els dos administradors creen també les carpetes locals (fitxers de dades .pst) on aniran els correus arxivats en les respectives missatgeries
L’administrador “A” desplaça a la carpeta “1r_trimestre_2011-S” del servidor tots els correus que s’hauran d’arxivar en local (deixaran per tant d’estar visibles des del correu web).
L’administrador “B” còpia els elements de la carpeta “1r_trimestre_2011-S” del servidor a la seva carpeta local “1r_trimestre_2011-LA”.
Un cop feta l’acció anterior, l’administrador “A” ja pot desplaçar definitivament els missatges des de la carpeta “1r_trimestre_2011-S” del servidor a la carpeta local “1r_trimestre_2011-LA” en la seva missatgeria
Amb aquesta acció s’haurà aconseguit traslladar els missatges que s’han de conservar a carpetes locals de dues missatgeries, o el que és el mateix, de dos ordinadors, sense pèrdua de dades
  • Vegeu el següent esquema

Per suprimir missatges del servidor, només cal que ho faci un dels administradors. Tots els usuaris de la bústia, tant si ho són via web, com en Outlook, veuran reflectida l’acció.

La bona coordinació entre administradors, permetrà disposar d'arxius històrics íntegres i fiables.

4.6 Opcions generals

L'administració d'una bústia institucional en Outlook també demana per part dels administradors una sincronització en la configuració de les opcions del programa.

Fem especial èmfasi en l'opció Arxivament automàtic. Si aquesta opció està activada, l'usuari de l'Outlook rep un missatge cada periode de tems determinat per tal que accepti o no l'autoarxivament de la bústia. Si accepta, s'executa l'autoarxivament i els missatges i cites antics es traslladen a fitxers de dades (*.pst) en local, dins del PC de l'usuari que ha acceptat.

A partir d'aquest moment, la resta d'usuaris no tenen accés als elements autoarxivats

Recomanem, per tant, desactivar aquesta opció:

  • Aneu al menú Eines | Opcions | Altres | Arxivament automàtic
  • Cliqueu el botó Arxivament automàtic…
  • A la pantalla emergent, traieu la marca d'activació de la casella corresponent a Executa l'arxivament automàtic cada ..
  • Cliqueu D'acord i finalment Accepta en la finestra d'opcions

4.7 Utilitats

  • Marques de seguiment

Una de les utilitats més interessants de l’Outlook per a treballar en grup és la marcar els missatges. Sempre que la configuració de la missatgeria ho permeti, a la dreta de la capçalera dels missatges trobeu una quadradet i una banderola.

  • Si cliqueu amb el botó dret del ratolí damunt la banderola us emergirà una finestra similar a aquesta, amb les possibles marques de seguiment.

  • Des de l’Outlook podeu personalitzar la marca de seguiment afegint alguna dada per fer el seguiment del missatge.

Aquesta informació es reflectirà a la part de dalt del missatge un cop obert

  • Si cliqueu amb el botó dret del ratolí damunt el quadradet, es desplega la llista de categories, que també serveix per classificar de forma visual i ràpida els missatges.

  • Aquestes opcions o molt similars les podeu efectuar igualment des de l’OWA.
  • Formularis

Els usuaris de la mateixa bústia poden compartir Formularis o plantilles que altre usuari de la bústia hagi creat i publicat. Aquest recurs és de molta utilitat per unificar determinades respostes dins d’un mateix equip de treball.