Crear i obrir una base dades

El programa Microsoft Access 97 forma part del paquet ofimàtic Microsoft Office però, cal dir que avui en dia existeixen versions més avançades i modernes que milloren les funcions i prestacions de la versió tractada en el curs. Aquí es pot veure l'aspecte de les icones per accedir al paquet Microsoft Office i al programa de Base de Dades.

Mitjançant aquesta pantalla es pot :

  • Crear una base de dades nova i en blanc.
  • Crear una base de dades nova utilitzant l'assistent.
  • Obrir una base de dades existent prèviament creada.
Per crear una base de dades seguirem el procés següent :

Creem una base de dades nova mitjançant el botó o amb el menú "Archivo / Nuevo" i donem-li el nom de Prova.mdb. Ho desem en una carpeta creada a tal efecte.

Movem-nos per les opcions d'aquesta pantalla principal per anar familiaritzant-nos amb els seus elements. Podem observar que tots els tipus d'objectes són buits. Polsem sobre formularis, consultes, informes, macros, etc.

Si ens hi fixem, podem veure que les barres de menús i la d'eines són molt similars formalment a les dels altres programes de l'Office, però a mesura que les anem observant, hi veiem opcions noves pròpies d'un programa de base de dades.

Observem que els dos botons últims a la dreta de la finestra de la base de dades no són actius. La raó és que la finestra encara és buida i, per tant, l'única acció disponible només és la de crear nous elements. Podrem observar, a mesura que afegim elements a la base de dades, que aquests botons estaran actius.

Un cop fet aquest primer "tomb pel programa", ara crearem algun objecte nou. Aquesta és l'única acció disponible en aquest moment.

Crearem una taula en la nostra base de dades. En primer lloc, hem de clicar a sobre del tipus d'objecte "Taula" i després ho haurem de fer a sobre de l'acció "Nuevo". A continuació seleccionem l'opció "Vista Diseño", tal com mostra la següent imatge:

A continuació se'ns obrirà la següent finestra :

Cadascuna de les línies representa un camp. La primera columna és el nom del camp, la segona columna és el tipus de camp, i la tercera expressa una descripció que podem omplir de forma voluntària i que ens ajudarà a nivell informatiu.

En tancar la finestra se´ns demanarà el nom de la taula que formarà part de la base de dades.

Ara ja podem veure que en la finestra general de la base de dades tenim el primer objecte dins de la pestanya de taules, que és la taula "Alumnes" que acabem de crear i, també, podem observar que els botons de la dreta, que ara tenim actius, no són un sinó tres, tots els que hi ha.