L'Excel interpreta de forma diferent les dades introduïdes en una cel·la segons sigui text, nombres, dates i hores o altres tipus de valors.

Com ja heu vist abans, hi ha dos tipus de dades, les que s’escriuen directament en una cel·la (valor constant), i les que són la conseqüència del valor resultant d’una fórmula o funció.

Quan s’introdueix un text format per caràcters alfabètics o una combinació alfanumèrica el programa la interpreta com a text i s’alinea automàticament a l’esquerra.

Quan s’introdueixen nombres, aquest valor és interpretat com a numèric i s’alinea a la dreta.

Si aneu al menú Format | Cel·les, a la pestanya Número veureu com l'Excel li assigna, per defecte, la categoria General, que reflecteix de forma estricta el que heu escrit.

En aquesta finestra podeu canviar la categoria i el format del contingut de les cel·les.

Podeu triar, també, el format Número si voleu que es mostri un determinat nombre de decimals o la puntuació dels milers.

Si voleu que les dades numèriques siguin tractades com un text, trieu la categoria Text

Una altra forma ràpida d’aconseguir que quan introduïu un nombre tingui la categoria de text és posar un apòstrof a l’esquerra del nombre:

És un bon moment per tal que observeu com alerta l’Excel davant d’una situació diferent del que és habitual. En aquest cas fa visible a l’esquerra de la cel·la un símbol d’atenció i una llegenda referida a les dades introduïdes. Clicant el desplegable emergeix un quadre de diàleg amb diferents possibilitats per triar. Podeu no fer cap acció o triar alguna de les solucions proposades.