Ens pot interessar que el resultat de la nostra combinació de correspondència sigui un correu electrònic amb un document adjunt que contingui la carta combinada personalitzada per a cada registre. Això també ho podem aconseguir si ens hem baixat prèviament el complement autoCrat (recordeu que a la pràctica_1 trobareu l'explicació de com baixar-lo per poder disposar d'ell).

A l'igual que la combinació de correspondència explicada a la pràctica_2, haurem de tenir un document que contingui el text que volem emprar com a plantilla per als documents que s'adjuntaran a cada correu electrònic on els camps estiguin identificats entre els símbols « », i també, un full de càlcul que continguin les dades a combinar. En aquest exemple, a més, necessitarem un camp que contingui el correu electrònic de cadascun dels registres.

Document en Google Drive:

Full de càlcul en Drive:

Una vegada tenim creats els dos fitxers, ens situarem al full de càlcul que conté les dades per començar a utilitzar l'autoCrat. Aquesta vegada pararem especial atenció en els passos 4 i 8 de l'assistent:

1.- Aneu a anem al menú Complements - autoCrat - Open (o, Launch)

En aquest moment s'obrirà un assistent que ens ajudarà a fer la combinació.

Clicarem el botó NEW JOB i seguirem els passos de l'assistent:

Pas 1

Escriurem el nom amb el que volem desar aquest projecte de combinació d'autoCrat que estem creant, per exemple, Combina en correu electronic.

Fer clic al botó Next.

Pas 2

Escollim el document que conté la carta per fer la combinació (a l'exemple l'hem desat amb el nom de CARTA). Com que es tracta d'un document que tenim desat en el nostre Drive, clicarem el botó From Drive per cercar-lo.

Aquest document seleccionat serà un document que s'adjuntarà a cadascun dels correus electrònics i que serà personalitzat per a cada registre. És a dir, el valor dels camps escrits entre els símbols « » canviarà i farà que cada carta sigui personalitzada.

Fer clic al botó Next.

Pas 3

Indicarem quins són els camps que contenen la informació i dels que volem afegir el contingut al document que conté la carta que s'adjuntarà al correu electrònic.

Obrirem el desplegable Merge tab i seleccionarem el full de càlcul que conté les dades (Full 1). Si hem posat el nom dels camps en el document (carta) entre els símbols « », autoCrat ho detectarà i al costat posarà el nom del camp del full de càlcul que conté la informació.

Fer clic a Next

Pas 4

En aquest pas de l'assistent podem escollir el format de sortida de les cartes que s'adjuntaran al correu electrònic: en Google docs o en pdf.

També podem escollir entre les següents opcions:

- Múltiple output mode (clàssic mode) → Genera una carta per a cada registre en documents diferents. És a dir, si hi ha 10 registres, autoCrat crearà 10 fitxers i cadascun d'ells contindrà una carta per a cada registre.

- Single output mode → Genera una carta per a cada registre dintre d'un únic document. És a dir, si l'escrit de la carta ocupa un únic full, es crearà un document que contindrà 10 fulls.

Fer clic al botó Next

Pas 5

Indicarem a quin lloc de Drive volem que es desi/n el/s document/s resultant/s de la combinació.

Fer clic al botó Next

Pas 6

Indicarem si volem desar-ho en una carpeta dinàmica. Aquesta opció permet desar els documents fusionats en diferents carpetes (per exemple, per localitat, per curs, per persona…).

Fer clic al botó Next.

Pas 7

Aquest pas ens permet posar condicions en els camps per si es dóna el cas que no es volen combinar tots els registres.

Fer clic al botó Next.

Pas 8

Indicarem si volem que el document resultant de la combinació estigui compartit o no .

Per fer la combinació en correu electrònic haurem d'activar l'opció per compartir el document. Activem, per tant, a l'opció Share doc? activarem YES

Al baixar la barra de desplaçament vertical, trobarem les opcions que es permetran crear pròpiament el correu electrònic.

Fer clic al botó Next.

Pas 9

Aquest pas de l'assistent permet configurar l'automatització de la combinació. En aquest pas deixarem les opcions que es mostren per defecte.

Fer clic al botó Save per desar les dades que hem anat indicant a l'assistent.

Tot seguit podrem observar com la combinació que hem creat amb autoCrat s'ha desat.

Per executar la combinació caldrà que premem el botó

Després d'esperar uns instants, podrem comprovar com el document resultant de la combinació s'ha desat en el nostre drive i, si anem a la nostra safata d'elements enviats, podrem veure com es mostren tots els correus que han sortit

Si obrim un d'aquests correus, podrem observar com el cos del missatge està personalitzat (a la imatge es destaquen en groc els continguts dels camps que són variables per a cada registre) i s'adjunta un fitxer que és el document creat amb Google Docs i que també està personalitzat atès que hi vam escriure el nom dels camps entre « ».