A l'hora de fer una fusió o combinació de correspondència hem de tenir en compte que treballarem amb una sèrie d'elements:

1. el document principal
2. l'origen de dades de la informació (dades a combinar)
3. el conjunt acabat de documents

Document principal

És el document que serveix de punt de partida. És un document de text que conté el text fix i els camps variables que prenen el seu valor de l'origen de dades.

El document principal conté:

1. Informació que és idèntica en cada còpia, com el text del cos principal i una carta model. Només heu d'escriure aquesta informació una vegada, independentment del nombre de cartes que voleu imprimir.
2. Marcadors per a informació única. Per exemple, en una carta model, el bloc de l'adreça i el nom de la salutació seran únics per a cada còpia.

Origen de dades

És el lloc on resideixen les dades que utilitzarem en el document principal. Es tracta d'una llista de registres compostos per camps. Un registre correspon a una fila, i un camp correspon a una columna. Per exemple, si l'origen és una taula d'alumnes, el registre serà la fila corresponent a un alumne, i els camps seran, el nom i l'adreça de l'alumne, és a dir cadascuna de les dades d'aquest alumne.

Fer una combinació de correspondència

Com hem comentat a la Pràctica_1, la combinació de correspondència és una utilitat que no ve per defecte en les opcions de Google Docs. Serà necessari baixar-se un complement que ens ajudi a fer la combinació. A la pràctica_1 podreu consultar els passos a seguir per baixar-se el complement autoCrat que ens ajudarà a fer combinacions de correspondència.

Una vegada ja hem baixat el complement, podem començar a treballar la nostra combinació de correspondència:

• Creem un document amb Google Docs que contingui el text que serà comú per a cadascun dels registres (per exemple, una carta). Les dades (nom del camp) que volem que vagin canviant per a cada registre l'escriurem entre els símbols « ».

El podem desar el document amb el nom de CARTA. Per fer-ho, fer clic a la part superior esquerra on posa, per defecte, Document sense títol. D'aquesta manera podrem posar-li un títol al nostre document.

• En un full de càlcul hem de tenir tota la informació de les dades que volem combinar. Es pot tractar d'un fitxer Excel o Calc que haguem importat prèviament a Google Drive, o bé, un fitxer que haguem creat directament des de Google Spreadsheet (Google Fulls de càlcul).

En aquesta imatge, per exemple, podem veure el fitxer Dades_alumnes creat prèviament amb Google Spreadsheet.

• Ens situem en el full de càlcul que conté les dades a combinar i anem al menú Complements - autoCrat - Open (o Launch)

En aquest moment s'obrirà un assistent que ens ajudarà a fer la combinació.

Clicarem el botó NEW JOB i seguirem els passos de l'assistent:

Pas 1

Escriurem el nom amb el que volem desar aquest projecte de combinació d'autoCrat que estem creant, per exemple, Combina cartes alumnes.

Fer clic al botó Next.

Pas 2

Escollim el document que conté la carta per fer la combinació (a l'exemple l'hem desat amb el nom de CARTA). Com que es tracta d'un document que tenim desat en el nostre Drive, clicarem el botó From Drive per cercar-lo.

Fer clic al botó Next.

Pas 3

Indicarem quins són els camps que contenen la informació i dels que volem afegir el contingut al document que conté la carta.

Obrirem el desplegable Merge tab i seleccionarem el full de càlcul que conté les dades (Full 1). Si hem posat el nom dels camps en el document (carta) entre els símbols « », autoCrat ho detectarà i al costat posarà el nom del camp del full de càlcul que conté la informació.

Fer clic a Next

Pas 4

En aquest pas de l'assistent podem escollir el format de sortida de les cartes: en Google docs o en pdf.

També podem escollir entre les següents opcions:

- Múltiple output mode (clàssic mode) → Genera una carta per a cada registre en documents diferents. És a dir, si hi ha 10 registres, autoCrat crearà 10 fitxers i cadascun d'ells contindrà una carta per a cada registre.

- Single output mode → Genera una carta per a cada registre dintre d'un únic document. És a dir, si l'escrit de la carta ocupa un únic full, es crearà un document que contindrà 10 fulls.

Fer clic al botó Next

Pas 5

Indicarem a quin lloc de Drive volem que es desi/n el/s document/s resultant/s de la combinació.

Fer clic al botó Next

Pas 6

Indicarem si volem desar-ho en una carpeta dinàmica. Aquesta opció permet desar els documents fusionats en diferents carpetes (per exemple, per localitat, per curs, per persona…).

Fer clic al botó Next.

Pas 7

Aquest pas ens permet posar condicions en els camps per si es dóna el cas que no es volen combinar tots els registres.

Fer clic al botó Next.

Pas 8

Indicarem si volem que el document resultant de la combinació estigui compartit o no .

Fer clic al botó Next.

Pas 9

Aquest pas de l'assistent permet configurar l'automatització de la combinació. En aquest pas deixarem les opcions que es mostren per defecte.

Fer clic al botó Save per desar les dades que hem anat indicant a l'assistent.

Tot seguit podrem observar com la combinació que hem creat amb autoCrat s'ha desat.

Per executar la combinació caldrà que premem el botó

Després d'esperar uns instants, podrem comprovar com el document (o documents) resultant de la combinació s'han desat en el nostre drive.