Treball en grup

Els documents es poden compartir entre usuaris situats dins d'una xarxa o a un mateix ordinador. "Office" disposa d'eines destinades a compartir els documents i a realitzar un seguiment de qui introdueix canvis. També permet autoritzar, de diferent manera, els diversos usuaris. No tots el programes tenen la mateixa filosofia pel que fa al control de canvis. Tampoc disposen ni de les mateixes possibilitats ni funcionament.

S'assemblen molt quant als canvis. "Access" permet restringir i seguir qui canvia què, mentre que "PowerPoint" permet compartir una presentació realitzada entre diferents ordinadors, alhora que conté la possibilitat de realitzar anotacions i seguir-ne els comentaris.

Control de canvis a "Word"

En general és molt semblant al cas d'"Excel", llevat que disposa d'una filosofia diferent, possiblement força intuïtiva i fàcil.

El primer pas és activar "Herramientas→Control de cambios→Resaltar cambios". Es pot definir que els canvis afectin sols a la pantalla del document o també al document imprès. Una de les possibilitats interessants és la definició dels colors que es volen establir per als diferents canvis. Per fer-ho, cal activar "Opciones" i escollir els colors que es vulguin.

I es pot establir un color diferent per a cadascuna de les possibilitats següents:

Text inserit, canviat, o eliminat, així com per les línies modificades.

Un cop s'han establert els punts anteriors es comença la revisió, ja sigui al mateix ordinador ja sigui a un altre. El text que es modifiqui adquirirà el color que s'hagi indicat.

Un cop s'ha realitzat la revisió es pot activar "Herramientas→Control de cambios→Aceptar" o "rechazar cambios".

Aquest quadre permet anar endavant o endarrere a la revisió. Cada vegada que es troba un element modificat es pot Acceptar o Rebutjar el canvi. També és possible Acceptar-los tots o Rebutjar tots els canvis. Cada vegada que s'accepta o rebutja un canvi desapareix el senyal de revisió. La possibilitat de cercar el següent o l'anterior sense acceptar o rebutjar permet un treball posterior.

Un dels principals avantatges és l'estalvi de paper, l'altre el temps, ja que si la revisió es fa sobre el paper cal teclejar de nou els canvis. Un possible problema és la manca d'hàbit de revisor i de correctors. De totes maneres l'eina és excel·lent per a documents curts o per a documents llargs a poques revisions.

Una possibilitat interessant és l'opció de combinar revisions (anomenada "Combinar documentos") que permet combinar el resultat de la revisió amb un altre document.

Protecció dels documents

Llevat del cas especial d'"Access", on la protecció és quasi l'arrel de l'aplicació, a "Word" i a "Excel" hi ha diferents nivells de protecció que cal tenir força presents. Llevat de les proteccions d'obrir i tancar documents amb una paraula de pas, es pot protegir tot o part dels diferents documents.

Si comparem, a "Word" i a "Excel" tenim un quadre com ara el següent:

Es fa notar que mentre a "Excel" la base de la protecció està en el rang, a "Word" està a les seccions. D'aquesta manera els dos programes permeten aïllar una part del document i protegir-la.

Protecció a "Word"

Per protegir un document a "Word" cal començar, si cal, per inserir-hi els salts de secció necessaris per separar parts del document.

S'observa la capsa per a la paraula de pas en escriure-la. Si es fa, es veuran uns *, tot seguit el programa demanarà que es torni a escriure la mateixa paraula i sols s'acceptarà una paraula idèntica a la primera.

• Protegir canvis. Si està activada aquesta casella no es podrà realitzar cap mena de canvi al document, o a la secció.

• Comentaris. S'impedirà modificar els comentaris.

• Formularis. No es podran modificar els formularis, més endavant hi ha un pràctica destinat als mateixos.

Si s'han establert diferents seccions al moment de protegir, "Word" demana quina secció es vol protegir.

Si a un document hi ha seccions, per protegir-les cal activar "Formularis" i, tot seguit, escollir les seccions a protegir, desactivant el nombre que calgui.

Cal tenir compte en el fet que una cosa és la paraula de pas per obrir un document i una altra diferent és la paraula de pas per a la seva protecció. Cal tenir una política molt rigorosa al respecte per evitar problemes enutjosos