Mòdul 8. Pràctica 6: Seleccionar i filtrar registres

Seleccionar els destinataris en una combinació de correspondència

  • Obriu el document principal de la combinació de correspondència.
  • Seleccioneu l'opció de menú "Correspondencia –> Iniciar combinación de correspondencia" –> "Paso a paso por el asistente para combinar correcpondencia…".
  • Aneu al Pas 3: "Seleccione los destinatarios". Mireu la imatge:
  • Feu clic damunt "Examinar", cerqueu l'arxiu d'origen de dades i feu clic damunt "Abrir". S'obrirà el quadre de diàleg "Destinatarios de combinar correspondencia". Mireu la imatge:
En el quadre de diàleg anterior utilitzeu les caselles de verificació per designar els destinataris. Aquest mètode resulta molt útil si la llista és breu. Activeu les caselles de verificació al costat dels destinataris que voleu incloure i desactiveu les caselles dels destinataris que voleu excloure.

Ordenar els elements de la llista

Aquesta funció resulta útil si voleu veure els elements en ordre alfabètic o numèric.

Fixeu-vos en la imatge anterior. Feu clic en el títol de columna de l'element pel qual desitgeu ordenar. Per exemple, si voleu mostrar la llista alfabèticament per cognom, feu clic en el títol de columna "Cognoms" .

Filtrar els elements de la llista

Aquesta funció resulta útil si la llista conté registres que no voleu veure o incloure en la combinació. Una vegada filtrada la llista, podeu utilitzar les caselles de verificació per incloure o excloure els registres tal com es descriu en la secció anterior.

Feu clic en la fletxa al costat del títol de columna de l'element pel qual desitgeu filtrar. Mireu la imatge:

El quadre de diàleg "Destinatarios de la combinación de correspondencia" mostra només els registres designats. Per mostrar de nou tots els registres, feu clic en ("Todos").

Seleccioneu una d'aquestes opcions:

  • "Espacios": mostra tots els registres en els quals el camp corresponent estigui en blanc.
  • "Sin espacios": mostra tots els registres en els quals el camp corresponent contingui informació.
  • Si l'origen de dades conté registres que comparteixen la mateixa informació i la columna conté deu o menys valors únics, podreu filtrar per informació específica. Per exemple, si diverses llistes d'adreces contenen "Granollers" com a població, podreu filtrar per "Granollers".
  • Feu clic a "Aceptar" per tornar al panell de tasques "Combinar correspondencia". "Word" utilitzarà els destinataris que heu designat per a la combinació.