Combinació de correspondència

Per a la combinació de correspondència utilitzarem aquests passos:

1. Crear una carta model.
2. Crear un arxiu de dades.
3. Realitzar la combinació de correu.

Crear carta model

En primer lloc dissenyareu el model de la carta que utilitzareu per enviar a un conjunt de destinataris.

Creeu una carta model amb una informació per trametre als destinataris. Exemple: A la part de dalt de la carta escriviu la localitat i la data, deixeu espai en blanc per poder inserir el camp dels destinataris (noms i adreces).

Escriviu el cos de la carta i acabeu amb l'acomiadament.

Deseu el document amb el nom de carta_pares.doc.

Crear arxiu de dades

Creeu un document amb noms i adreces dels pares del centre. Mireu el pràctica 3 d'aquest mòdul.

Deseu el document amb el nom adreces_pares.doc

Realitzar la combinació de correu

• Obriu el document que voleu combinar, en aquest cas obriu el document carta_pares.doc i poseu el cursor en el lloc on han d'anar els noms dels pares/mares i les adreces
• Seleccioneu l'opció de menú "Correspondencia | Iniciar combinación de correo"
• S'obrirà l'assistent de combinació de correu.
• En el pas 1 trieu l' opció "Carta" i feu clic en "Siguiente".
• En el pas 2 seleccioneu "Utilizar documento Actual" i feu clic en "Siguiente".
• En el pas 3 trieu "Utilizar una lista existente" i feu clic a "Examinar". S'obrirà una finestra perquè esculliu l'arxiu. Cerqueu l'arxiu adreces.doc que heu creat anteriorment, seleccioneu-lo feu clic en "Abrir". S'obrirà una finestra on es mostren les dades. Deixeu tot com està, feu clic damunt "Aceptar" i un nou clic en "Siguiente". Mireu la imatge per comprovar en quina situació esteu:

• Seleccioneu "Bloque de direcciones" i obtindreu aquest menú:

• Feu clic damunt "Asignar campos" que està a la part inferior del quadre de diàleg. Apareix aquest menú:

• Normalment els camps no coincidiran, per tant haureu d'anar als desplegables de la part dreta i fer coincidir els camps perquè un quedi així:

• Seleccioneu "Aceptar" i torneu a fer clic damunt "Aceptar" per a tancar el quadre de diàleg.
• Comproveu que a la carta, allà on hi havia el cursor, ha aparegut el camp bloc d'adreces: "«Bloque de dirección»"
• A l'assistent de correu, seleccioneu l'opció "Más elementos" (mireu el pas 3). S'obrirà aquest el quadre de diàleg "Campo de combinación":

• Aneu inserint fent clic damunt "Insertar" i en aquest ordre els camps: NOM, COGNOMS, ADREÇA, CODI POSTAL, POBLACIÓ. Feu clic damunt "Cerrar" per tancar el quadre de diàleg.
• Allà on hi havia el camp bloc d'adreces "«Bloque de dirección»" de la carta apareix:

• Utilitzeu les tecles de desplaçament i la tecla INTRO perquè us quedi així:

• En el panell "Combinar correspondencia" que teniu a la dreta, seleccioneu "Siguiente: Vista previa de la carta". A l'apartat adreça de la carta teniu el primer registre:

• En aquests moments en la vostra pantalla teniu aquesta imatge:

• Com podeu observar hi ha una sèrie d'opcions, com ara, cercar un destinatari, editar la llista,…Proveu les diferents possibilitats.
• Seleccioneu "Siguiente: Complete la combinación" i obtindreu aquesta imatge:

• Feu clic damunt "Editar cartas individuales". Sortirà aquest quadre de diàleg:

• Seleccioneu "Todos" i "Aceptar". S'obrirà un nou document de "Word" que conté totes les cartes. Si voleu podeu retocar/personalitzar la informació d'alguna o de totes les cartes.
• Si tot és correcte ja podeu imprimir les cartes.