Treball en grup

Els documents es poden compartir entre usuaris situats dins d'una xarxa o a un mateix ordinador. "Office" disposa d'eines destinades a compartir els documents i a realitzar un seguiment de qui introdueix canvis, alhora també permet autoritzar de diferent manera els diversos usuaris. No tots el programes tenen la mateixa filosofia pel que fa al control de canvis, tampoc disposen ni de les mateixes possibilitats ni del mateix funcionament.

S'assemblen molt pel que fa als canvis, "MS Access" permet restringir i seguir qui canvia què, mentre que "MS PowerPoint" permet compartir una presentació realitzada entre diferents ordinadors, alhora que conté la possibilitat de realitzar anotacions i seguir-ne els comentaris.

Controlar els canvis en modificar un document

• Obriu el document que voleu revisar.

• Seleccioneu "Revisar i desprès feu clic damunt Control de cambios.

• Quan la característica "Control de canvis" està habilitada, apareix ressaltada l'opció control de canvis. Mireu la imatge:

• Realitzeu els canvis que voleu fer mitjançant la inserció, eliminació o desplaçament de text o gràfics. També podeu canviar el format.

• Es pot definir si els canvis afecten sols a la pantalla del document o també al document imprès.

Notes

Es pot canviar el color i altres característiques de format que "Word" utilitza para marcar el text i els gràfics modificats.

Si oculteu un tipus de marca esborrant-la del menú "Mostrar", la marca apareix automàticament cada vegada que el document s'obre tret que desactivi la casella de verificació "Hacer visible el marcado oculto al abrir o guardar" que es troba en Archivo | Opciones –> Centro de confianza –> Configuración del centro de confianza –> Opciones de privacidad. Fins i tot si desactiva aquesta casella, la marca estarà encara en el document i pot mostrar-se en seleccionar el tipus de marca en el menú "Mostrar".

Definir els colors dels canvis

Una de les possibilitats interessants és la definició dels colors que es volen establir per als diferents canvis.

• Feu clic damunt control de cambios segons es mostra en la següent imatge:

• Al quadre anterior, feu clic damunt "Cambiar opciones de seguimiento…". Apareix aquest menú:

• Poseu un color diferent per a cadascuna de les possibilitats següents: Text inserit, canviat, o eliminat, així com per les línies modificades.

Revisar canvis

La revisió dels canvis realitzats en un document es pot fer seguint un d'aquests procediments:

• Revisar cadascun dels elements d'una seqüència.

• Acceptar tots els canvis alhora.

• Rebutjar tots els canvis o eliminar tots els comentaris alhora.

Un cop heu establert les característiques de configuració segons s'ha explicat en els punts anteriors es comença la revisió, ja sigui al mateix ordinador ja sigui a un altre. El text que es modifiqui adquirirà el color que s'hagi indicat.

Activeu la barra d'eines revisió per revisar els canvis. Mireu la imatge que mostra la barra d'eines revisió:

Un dels principals avantatges és l'estalvi de paper, l'altre el temps, ja que si la revisió es fa a sobre del paper cal teclejar de nou els canvis. Un possible problema és la manca d'hàbit de revisor i de correctors. De tota manera l'eina és excel·lent per a documents curts o per a documents llargs a poques revisions.

Una possibilitat interessant és l'opció de "Combinar revisions" (anomenada "Combinar documentos"), permet combinar el resultat de la revisió amb un altre document.

Protecció dels documents

Llevat del cas especial d'"MSAccess", on la protecció és quasi l'arrel de l'aplicació, a "Word" i a "Excel" hi ha diferents nivells de protecció que cal tenir força presents. Llevat de les proteccions d'obrir i tancar documents amb una paraula de pas, es pot protegir tot o part dels diferents documents.

Si comparem, a "Word" i a "Excel" tenim un quadre com ara el següent:

Protecció a "Excel" i a "Word"

Protecció a "Word"

Restringir el format i la modificació d'un document

Podeu designar a usuaris específics per realitzar els canvis en un document i també podeu controlar les restriccions per a determinades seccions.

Restringir els canvis realitzats, comentaris i formularis

Podeu ajudar a protegir el document contra canvis accidentals o no autoritzats, inclosos els canvis realitzats (marques visibles que mostren on s'ha revisat el document) i comentaris mitjançant l'opció "Restringir edición".

Així mateix, quan demaneu a altres usuaris que revisin un document, potser desitgeu que comentin o modifiquin algunes seccions sense que canviïn altres parts, com una taula a la qual heu aplicat el format que voleu. L'opció de menú "Restringir edición" ajuda a tenir aquest nivell de control sobre el document.

També podeu usar la característica "Restringir edición" per ajudar a protegir un formulari contra qualsevol canvi, excepte l'emplenat dels camps.

En el menú "Revisar", feu clic a "Restringir edición". S'obre el panell de tasques en la part dreta del programa.

Seleccioneu la segona opció "Permitir sólo este tipo de edición en el documento"

i apareixen més opcions. Quan feu clic en la fletxa desplegable, podeu triar el tipus de restricció d'edició que voleu configurar, depenent de com voleu protegir el document.

Seleccioneu "Sin cambios (solo lectura)" per evitar que altres usuaris realitzin canvis. Quan seleccioneu aquesta opció perquè el document sigui de només lectura, apareix l'àrea "Excepciones", de manera que podreu seleccionar els usuaris que puguin treballar amb el document. Mireu la imatge:

Seleccioneu "Rellenando formularios" per restringir els canvis en els formularis de manera que els usuaris poden emplenar els canvis sense realitzar canvis accidentals en el propi formulari. Mireu la imatge:

Seleccioneu "Comentarios" si voleu que altres usuaris facin comentaris però no realitzin altres canvis. Mireu la imatge:

Feu clic en "Cambios realizados" per assegurar que es realitzi un control de tots els canvis realitzats per altres usuaris de manera que pugueu revisar-los. Els altres usuaris no poden desactivar el control de canvis ni poden acceptar o rebutjar els canvis.

Després de seleccionar les restriccions d'edició, podeu imposar la protecció del document fent clic en "Si, aplicar la protección", que es troba a la part inferior del menú. En el quadre de diàleg, assigneu una contrasenya per començar la protecció. Apareix aquest quadre de diàleg:

Un cop protegit un document, si el voleu deixar de protegir, activeu l'opció Suspender la protección i escriviu la seva contrasenya quan us la demani:

"Restringir el formato del documento"

Amb aquesta opció restringiu el format del document només als estils que aproveu.

En l'opció de menú "Restringir edición" activeu la casella de verificació "Limitar el formato a una selección de estilos" i, a continuació, feu clic en "Configuración". Mireu les imatges:

En restringir el format del document, els usuaris poden aplicar format al text només amb els estils aprovats. De fet, la majoria de les eines de format (com les que es troben en la barra d'eines "Format") no estan disponibles quan s'aplica aquesta restricció i, en el panell de tasques "Estils i format", es mostren únicament els estils aprovats. Això significa que ningú pot espatllar les llistes numerades o amb vinyetes que heu creat.

En el quadre de diàleg "Restricciones de formato", podeu seleccionar els estils que van estar a la disposició dels altres usuaris. L'opció "Mínimo recomendado" sol ser la millor opció perquè permet als usuaris canviar alguns dels estils més usats, però restringeix els canvis en els estils més complexos.

Cal tenir compte en el fet que una cosa és la paraula de pas per obrir un document i l'altra diferent és la paraula de pas per a la protecció del mateix. Cal tenir una política molt rigorosa al respecte per evitar problemes enutjosos.