La barra d'eines Combinar correspondència

Per rectificar un document combinat o utilitzar-lo per enviar noves cartes podeu obrir el panell de tasques i utilitzar els passos de l'assistent, però també podeu utilitzar els botons de la barra d'eines "Combinar correspondencia".

Si aquesta barra no es troba visible desplegueu el menú "Ver | Barras de Herramientas | Combinar correspondencia".

Què és un arxiu de dades

Arxiu de dades és un terme genèric que engloba a tota una categoria d'arxius amb la qual es treballa constantment. Per exemple, la llista de contactes de l'"Outlook" és un arxiu de dades. Altres exemples d'arxius de dades poden ser una taula creada en "Word", un full d'"Excel", una base de dades d'"Access" o fins i tot un arxiu de text.

Haureu d'emmagatzemar en un arxiu de dades les dades úniques, com noms i adreces, que voleu utilitzar en la combinació de correspondència. L'estructura d'un arxiu de dades permet assignar dades concretes a marcadors del document principal.

Especificar la font de dades

A la font de dades hi ha la informació variable del document principal. Es pot obrir una font de dades feta en "Word", crear-ne una de nova i introduir la informació dels destinataris.

Obrir una font de dades existent

Si la informació que necessitem ja està definida en un document de "Word" es podrà obrir l'arxiu i fer-ne ús. Si els registres no estan en format taula s'hauran d'organitzar en paràgrafs diferents, fent servir tabulacions o comes com a separadors dels camps de dades.

Per obrir una font de dades ja existent

1. Aneu a l'opció de menú "Herramientas | Combinar correspondencia"
2. S'obre l'assistent de "Combinació de correu". Aneu al pas 3. Mireu la imatge
3. En el quadre de diàleg anterior feu clic damunt "Examinar", cerqueu i seleccioneu l'arxiu de dades i premeu "Aceptar".

Crear una font de dades nova.

Si es fa una font de dades nova fent servir el quadre de diàleg "Combinar correspondencia", "Word" organitzarà la informació en forma de taula. Aquesta taula tindrà una columna per a cada categoria d'informació o camp de dades. La primera fila de cel.les de la taula (registre inicial) tindrà els noms dels camps. Cada filera següent representarà la informació d'un registre per a cada document a combinar.

Per crear una font de dades nova.

1. Aneu a l'opció de menú "Herramientas | Combinar correspondencia"
2. S'obre l'assistent de "Combinació de correu". Aneu al pas 3. Mireu la imatge: .
3. En el quadre de diàleg anterior feu clic damunt de "Crear" i apareixerà aquesta pantalla: .
4. Es mostra un llistat de noms de camp per a cada categoria de dades que es fa servir en una font de dades. Es pot esborrar, afegir o canviar l'ordre dels camps.
5. Quan acabem de crear els noms dels camps, escolliu Cerrar i obtindreu aquesta pantalla: .
6. Ara haureu de "Guardar lista de direcciones". En el quadre "Nombre de archivo", hi posem un nom i "Aceptar". Com podeu veure, en aquest cas, el tipus d'arxiu que heu guardat és "Access".

Crear una font de dades nova en "Word"

Recordeu que l'arxiu de dades es pot crear en "Excel", "Access", "Word",…En aquest cas procedireu a crear un arxiu de dades en un document de "Word".

1. Obriu "Word".
2. Creeu una taula de 6 files x 5 columnes.
3. Poseu nom a les columnes: NOM, COGNOMS, ADREÇA, POBLACIÓ, CODI POSTAL.
4. Inseriu les dades de 4 ó 5 registres amb noms inventats.
5. Deseu l'arxiu, amb el nom adreces.doc a la carpeta: "* C:\…\Mis documentos\Mis archivos de origen de datos".