Molt possiblement l'ortografia és l'eina més fàcil d'utilitzar i la que disposa d'una gran quantitat d'usuaris, malgrat això no totes les aplicacions d'"Office" disposen de les mateixes possibilitats de correcció ni de la mateixa potència. Es pot compartir des de diccionaris personalitzats fins a la correcció automàtica de paraules, naturalment les possibilitats que es poden trobar en aquest punt a "Word" són molt més grans que les que són possibles a altres programes.

Les eines del llenguatge

En aquest apartat hem fet dos grups:

Eines comunes als diferents programes.

• Ortografia, idioma, autocorrecció i diccionaris personals.

Eines específiques de "Word"

• Autoresum, recompte de paraules, resum i gramàtica.

Les eines específiques de "Word" poden fer-se servir al programa que calgui utilitzant les funcions de copiar, tallar i enganxar.

Eina Ortografia

Per activar l'eina "Ortografia" es pot fer a través de:

• "Herramientas→Ortografía".

• Prement F7.

En principi sembla senzill, però cal tenir en compte els següent punts:

• Primer, en quin moment s'activa l'opció de correcció, ja que es pot fer de dues maneres molt diferents:

a) a un document general, des de qualsevol part o

b) amb text seleccionat.

En el primer cas es revisarà tot el document de la manera que s'indicarà a continuació, mentre que en el segon cas la correcció sols revisarà el text seleccionat, demanant, en tot cas, al final de la correcció si es vol seguir realitzant la revisió. És molt interessant aquesta opció, de manera especial en el cas de "Word", ja que permet que les paraules ignorades pel diccionari es marquin amb una ratlla acolorida assenyalant la possibilitat que siguin errònies.

• Segon, si el programa ho permet i es disposa de diferents idiomes amb els diccionaris instal·lats caldrà fer-los servir segons el programa que sigui.

• Finalment hi ha la possibilitat de crear diccionaris personals en funció del tipus de tema que es treballi.

Correcció ortogràfica d'un document

Llevat de les diferències a l'idioma, els programes d'"Office" tenen tots ells un funcionament molt semblant. Permeten les funcions tradicionals a l'ortografia, alhora que incorporen la possibilitat de realitzar una reparació automàtica de les errades ortogràfiques, es pot dir que tenen una certa memòria de les errades que es realitzen, i poden corregir-les en un futur de manera automàtica.

L'eina de correcció presenta les següents opcions:

Correcció ortogràfica

Durant el procés de correcció el programa es detindrà al punt on hi hagi una paraula desconeguda per l'idioma que correspongui, al trobar la paraula que sigui es presentarà un quadre de diàleg amb tres capses i diferents botons de comandes. De les tres capses de text, una conté la paraula que el corrector detecta com a desconeguda o incorrecta, és la capsa amb el text "No se encontró". Si el programa troba que hi ha paraules semblants que poden reemplaçar la paraula pretesament errònia les mostra a la capsa de "Sugerencias", es pot escollir la paraula que es detecti com a correcta, o es pot escriure text a la capsa que té el nom "Cambiar a".

A la figura anterior es mostra l'acció de corregir en trobar la paraula "Amfibs" com a paraula que no es troba al diccionari i que el programa indica com a incorrecta, suggerint "Amfibi" i "Amfibis" com a possibles solucions de la paraula errònia.

A la propera taula s'expliquen les diferents possibilitats de cadascuna de les opcions de l'eina de correcció.

"Word" permet marcar paraules de manera que s'assignin a un idioma.

Admet la possibilitat de marcar errades mentre s'escriu, de manera que les paraules que no estan al diccionari de l'idioma corresponent es marquen amb un subratllat que assenyala la possible errada. Per activar aquesta opció cal activar la revisió de paraules de la mateixa manera:

"Herramientas→Opciones→Ortografía→Revisar mientras se escribe"

Si està activada l'opció de revisar mentre s'escriu hi haurà aquesta icona a la barra d'estat.

Si es vol que els programes suggereixin la possible paraula correcta cal activar l'opció de "Sugerir siempre" del quadre de diàleg anterior. El "Word" permet afegir la correcció automàtica de manera mecànica si es vol.

Per corregir una paraula que el programa marca com a no correcta cal fer-hi un clic a sobre amb el botó dret del "mouse":

Gramàtica a "Word"

El servei de gramàtica és molt interessant ja que permet realitzar diferents menes de correcció als idiomes per als quals hi ha aquesta possibilitat, per exemple:

Alemany, anglès, francès (europeu i canadenc), hongarès, italià, rus, espanyol (tradicional), …

A la figura anterior es pot veure com es detecta que la paraula "La" és singular, mentre que "casas" és plural.

La possibilitat de gramàtica sols es pot disposar en el "Word".

Al quadre Error de gramàtica s'hi pot escriure tant per errades de gramàtica com d'ortografia.

Les eines del llenguatge a "Word"

Les eines que són pròpies de "Word" són les següents:

1. Sinònims i guions.
2. Ampliació de les de l'Autocorrecció: mentre s'escriu, autotext i autoformat.
3. Resum automàtic i recompte d'elements.

Sinònims

Hi ha la necessitat de tenir sinònims de paraules que coneixem poc, que no acaben de satisfer o que es repeteixen molt.

L'eina de sinònims permet cercar paraules amb el mateix sentit. Es pot fer servir de diferents maneres:

• seleccionant una paraula i activant "Herramientas→Idioma→Sinónimos",

• activant l'esmentat comandament sense seleccionar cap paraula.

Sigui quina sigui la manera d'obrir "Sinònims" es pot realitzar una cerca de paraules, de manera que sols es cerqui o també es pot activar inserir a qualsevol de les paraules cercades.

La cerca de sinònims és una activitat força interessant en llengües no pròpies.

Guions

Els guions permeten dividir les paraules al final de les línies de text. Si no es disposa del diccionari de la llengua corresponent a les paraules no es podran inserir els guions de manera automàtica.

Per activar el guionat automàtic del document cal activar "Herramientas→Idioma→Guiones".

Si s'escull la divisió automàtica del document el programa col·locarà els guions de la manera que li sembli òptima, en funció de:

• La zona de divisió en cm que se l'indiqui.

• Les limitacions en el nombre de guions consecutius.

• El propi programa de guions.

Per realitzar la col·locació manual de guions es pot fer ja sigui en tot el document, ja sigui en els paràgrafs que s'hagin seleccionat.

• En activar "Manual" el programa suggereix les possibles situacions del guió si es fa un clic al lloc on es desitgi si s'activa "Sí" el guió es posarà al lloc assenyalat.

• Si es vol un guió dur, de manera que no es mogui, s'inserirà Control, Majúscules, guió (Control, Maj, -) per exemple Coca-cola.

• Per inserir un guió tou (opcional), que marca el lloc on s'inserirà el guió si n'hi ha es farà un Control guió (Control, -).