Donar format consisteix en canviar l'aspecte dels caràcters (lletres, números i símbols), de les fonts, grandària, espaiat entre línies, sagnat i espaiat entre paràgrafs.

Un estil és una combinació de formats de caràcter i de paràgraf que simplifiquen el procés de donar forma als paràgrafs.

Formatar també implica el disseny de les pàgines: columnes, costats, capçaleres i peus de pàgina.

El Word incorpora recursos d'autoformat que permeten, en escriure, centrar-se en el contingut dels documents, l'aspecte ja li dóna el programa. Hi ha tres maneres d'utilitzar l'autoformat ("Formato | Autoformato…"):

• Autoformat mentre escriu:
  • El Word va donant forma al document de manera automàtica a mesura que es va escrivint.
    
  • Per tal que l'autoformat estigui actiu mentre escriu, cal que ho estiguin algunes o totes les opcions de "Herramientas | Autocorrección… | Autoformato mientras escribe".
• Autoformat amb o sense revisió:
  • Una vegada escrit el document, el Word pot donar forma a una selecció o a la seva totalitat.
    
  • Per donar forma a un document de manera automàtica sense revisar els canvis, cal activar l'ordre "Aplicar Autoformato ahora" de l'opció "Formato | Autoformato". Si el que es vol és revisar els canvis, s'ha d'activar l'ordre "Aplicar Autoformato y revisar los cambios.\\"
  • Aquesta modalitat d'autoformat implica tenir desactivades totes les opcions de "Autoformato mientras escribe" per tal d'evitar que es doni forma en el decurs de la creació escrita.

Visualitzant el document en la modalitat "Normal" es pot definir l'amplada de l'àrea d'estils, zona de l'esquerra de la pantalla que informa de l'estil de cada paràgraf; l'opció "Herramientas | Opciones | Ver | Ancho del área de estilo" permet definir l'amplada d'aquesta àrea. Per amagar l'àrea d'estils, només cal definir l'amplada de l'àrea d'estils a zero.

Des de la barra d'eines de format es pot modificar el tipus de lletra i la seva grandària, també es poden modificar les següents propietats formals:

Des del "menú Formato" es possibiliten nous efectes sobre el text, així com diferents modalitats de subratllat:

Pel que fa a la modificació de l'espaiat de línies del paràgraf que ocupa el cursor, cal activar l'opció "Formato | Párrafo…"; les opcions afecten a l'alineació, el sagnat, l'espaiat i l'interlineat.

També hi ha la possibilitat de destacar la primera lletra d'un paràgraf activant l'opció "Formato | Letra capital…" que permet canviar el tipus de font, les línies que ocupa i la posició en relació al text.

Funció que permet extreure informació de format del text seleccionat i aplicar-lo a altres seccions de text. Aquesta funció és especialment útil quan es vol canviar el format de petits elements de text. La funció es pot executar amb la icona de format ràpid .

El funcionament d'aquesta funció és molt senzill. Els passos a seguir són els següents:

• Seleccionar el text del qual es vulgui copiar el format i activar la funció de format ràpid. Si es vol canviar el format de més d'una paraula cal fer un doble clic. El cursor canvia a un cursor vertical amb un pinzell.
• Desplaçar el punter del ratolí a l'inici del text on copiar el format i seleccionar el text; en deixar de prémer el botó del ratolí, el text seleccionat pren el format del text origen.
• Desactivar la funció de format ràpid una vegada acabades les accions de formatar, clicant sobre la icona de format ràpid o prement la tecla ESC.