6.2 Contingut pas a pas

6.2.1. Descripció

Des de la pàgina principal d’Esfer@ cal anar al mòdul de Gestió econòmica.

Imatge 1. Pantalla inicial d’Esfer@

Una vegada s’accedeix al mòdul de Gestió econòmica apareixerà la llista de pressupostos que té el centre, amb les columnes següents:

Imatge 2. Llista pressupostos

La informació de les columnes és la següent:

  • Exercici: exercici fiscal (any) al qual pertany el pressupost.
  • Estat: estat en el qual es troba el pressupost. Per obtenir la informació detallada sobre els estats del pressupost, cal consultar els continguts específics d’Evolució del pressupost.
  • Data: data en la qual hi va haver l’últim canvi d’estat del pressupost.
  • Tipus: tipus de pressupost.
    • General.
    • Menjador.
  • Botó d’acció : permet accedir al detall del pressupost i permet detallar la dotació.

A la capçalera de les columnes apareix el nom del camp corresponent. A sota, hi ha uns espais per poder aplicar filtres sobre la informació de detall. Cal prémer el botó d’acció per entrar en el detall del pressupost que es vol editar i evolucionar.

En cas que el centre tingui factures electròniques pendents de registrar per a l’any del pressupost, apareixerà un missatge a l’usuari/ària:

Imatge 3. Missatge de factures electròniques pendents

En cas que l’usuari/ària confirmi, es mostra la pantalla de factures electròniques pendents.



6.2.2 Pantalla de factures electròniques pendents

Per accedir a la pantalla de factures electròniques pendents de registrar, l’usuari/ària ha d’accedir a la pestanya Factura electrònica:

Imatge 4. Pantalla de factures electròniques pendents

En aquesta pantalla es mostra una llista de totes les factures electròniques pendents corresponents a l’any del pressupost. La llista té les següents columnes:

  • CIF Proveïdor: CIF del proveïdor de la factura electrònica.
  • Nom Proveïdor: Nom del proveïdor de la factura electrònica.
  • Número de factura: Número de factura (correspon amb el camp número de document extern de la pantalla de registre de factures).
  • Import: Import total de la factura (inclosos els impostos).
  • Estat: Estat de la factura electrònica.
  • Botó d’acció : permet consultar el detall de la factura electrònica, iniciar el procés de registre o rebutjar-la.

Tots aquests camps són ordenables (fent clic al títol de la columna) i filtrables (mitjançant les caixes que hi ha a la capçalera).



6.2.3 Tramitació d’una factura electrònica

Una factura electrònica es pot rebutjar (en cas que el centre no la reconegui com a pròpia) o iniciar-ne el registre (en cas que el centre reconegui la factura com a pròpia).

Per poder iniciar la tramitació de la factura electrònica cal prémer el botó d’acció des de la pantalla de llista de factures electròniques pendents (Imatge 4. Pantalla de factures electròniques pendents). Es mostra la pantalla de detall de la factura electrònica:

Imatge 5. Pantalla de detall de la factura electrònica

En aquesta pantalla es mostren les següents dades. En la capçalera:

  • CIF emissor: CIF de l’emissor de la factura.
  • Nom emissor: nom de l’emissor de la factura.
  • Classe factura: tipus de factura electrònica (original, original rectificativa, original recapitulativa…).
  • Estat: Estat de la factura electrònica (Imatge 1. Cicle d'una factura electrònica). En aquesta pantalla les factures haurien d’estar en estat Acceptada.
  • CIF receptor: CIF del receptor. Ha de coincidir amb el del centre.
  • Data factura: data de la factura.
  • Número de factura: número de la factura (correspon amb el camp número de document extern de la pantalla de registre de factures).
  • Base imposable: base imposable de la factura.
  • Import total factura: import total de la factura inclosos els impostos.

Després de la capçalera es mostra una taula amb el desglossament d’impostos amb les següents columnes:

  • Base impost: base imposable per a aquest tipus d’impost.
  • Percentatge impost: percentatge de l’impost que s’aplica.
  • Tipus impost: nom de l’impost. Típicament IVA, tot i que poden ser altres impostos depenent de la residència fiscal del proveïdor (per exemple IGIC si és de les Illes Canàries).

Si es punxa el botó Imprimeix es mostra tot el detall i annexos de la factura, en format html, ja que és la visualització que ofereix el sistema e.Fact. Aquest document té diverses pàgines:

  • Dades generals de la factura.
  • Detall de línies de la factura.
  • Altres dades de la factura.
  • Dades de l’emissor.
  • Dades del receptor.
  • …

Imatge 6. Document html de suport de la factura electrònica (annex)

L’usuari té dues opcions:

  • Rebutjar la factura.
    • Prémer el botó Rebutja .
    • L’usuari ha d’introduir el motiu del rebuig:

Imatge 7. Motiu rebuig

  • Prémer el botó Desa .
  • Es passa la factura a l’estat Rebutjada. Es torna a la pantalla de llista de factures electròniques pendents (Imatge 4. Pantalla de factures electròniques pendents) on ja no apareix la factura rebutjada.
  • Si es prem el botó Cancel·la es torna a la pantalla de detall de la factura (Imatge 5. Pantalla de detall de la factura electrònica).



6.2.4 Registrar la factura electrònica

El procés de registre de la factura electrònica s’inicia quan l’usuari/ària prem el botó Registra en la pantalla de detall de la factura electrònica.

El procés de registre de la factura és el següent:

  • El programa valida que el proveïdor que envia la factura existeixi en el centre.
    • En cas que el proveïdor no existeixi es sol·licita a l’usuari/ària confirmació per iniciar el registre del proveïdor:

Imatge 8. Proveïdor no existeix

  • En cas que l’usuari cancel·li, es torna a la pantalla de detall de la factura electrònica (Imatge 5. Pantalla de detall de la factura electrònica).
  • Si l’usuari confirma, s’obre la pantalla de registre del nou proveïdor (Imatge 9. Nou proveïdor de factura electrònica).
  • En aquesta pantalla, les dades conegudes del proveïdor que s’obtenen a partir de la factura electrònica (NIF i nom) estan bloquejats.

Imatge 9. Nou proveïdor de factura electrònica

  • Una vegada s’han introduït totes les dades del proveïdor, es prem el botó Desa .
  • El programa va a la pantalla de llista de proveïdors on ja apareix el proveïdor registrat (Imatge 10. Pantalla llista de proveïdors).
  • L’usuari haurà de tornar a la pantalla de llista de factures electròniques (Imatge 4. Pantalla de factures electròniques pendents) pendents per iniciar de nou el registre de la factura.

Imatge 10. Pantalla llista de proveïdors

  • Si quan es prem el botó Registra el proveïdor ja existeix, es mostra la pantalla de registre de factures (Imatge 11. Pantalla de registre de factures). El funcionament d’aquesta pantalla és el mateix que el de registre de factures no electròniques llevat dels camps següents que estan bloquejats perquè vénen directament de la factura electrònica:
    • Proveïdor: número de proveïdor. Això també determina els camps de la secció Proveïdor seleccionat (Nom proveïdor, NIF, Adreça).
    • Import Total Factura: import total de la factura electrònica.
    • Núm Document: número que figura a la factura electrònica.
    • Data Document: data que figura a la factura electrònica.

Imatge 11. Pantalla de registre de factures

  • Per facilitar el registre de la factura, al peu de la factura apareix el botó Imprimeix . En clicar es mostra el detall i annexos de la factura tal com es mostrava anteriorment, a la Imatge 6. Document html de suport de la factura electrònica (annex).
  • L’usuari ha de completar la informació de la factura seguint el mateix procediment del registre d’una factura no electrònica (Imatge 12. Detall factura electrònica):
    • Secció Detall factura: s’ha de detallar a quines reserves, partides (o subpartides) o comptes extra-pressupostaris s’imputa la factura.
    • Venciments: s’ha de detallar com es farà el pagament de la factura.

Les validacions dels imports són les mateixes que es fan per a una factura no electrònica.

Imatge 12. Detall factura electrònica

  • Quan es prem el botó Desa , es fan les mateixes validacions que es fan al registrar una factura no electrònica. A aquestes validacions s’hi afegeixen altres validacions específiques per les factures electròniques:
    • En cas que el centre faci liquidacions d’IVA, també es valida que les totalitzacions per tipus d’IVA del detall de la factura (Imatge 13. Resum de bases i impostos) coincideixin amb les quantitats detallades en la capçalera de la factura electrònica (i que es pot consultar en l’arxiu html de la factura electrònica).
    • En cas que el proveïdor liquidi IRPF, també es valida que les totalitzacions d’IRPF coincideixin amb les quantitats detallades a la capçalera de la factura electrònica (i que es pot consultar en l’arxiu html de la factura electrònica).

Imatge 13. Resum de bases i impostos

  • Una vegada que s’ha registrat la factura, es passa a la pantalla de llista de factures registrades (Imatge 14. Pantalla de llista de factures registrades) on ja apareix la factura electrònica que acabem de registrar.

Imatge 14. Pantalla de llista de factures registrades