3.1 Gestió de comptes bancaris i caixes d’efectiu
3.1.1. Descripció
En aquest contingut es mostrarà com donar d’alta i gestionar els comptes bancaris i caixes de diners en efectiu d’un centre educatiu per part del director/usuari de Gestió econòmica del mòdul de Gestió econòmica.
El director/usuari de la Gestió econòmica pot definir els comptes bancaris i les caixes d’efectiu que tindrà el seu propi centre per tal que tots el centre pugui gestionar comptes bancaris i caixes de diners específics
La gestió dels comptes bancaris i caixes de diners en efectiu de l’exercici actual són d’ús exclusiu del director/usuari.
3.1.2. Gestió de comptes bancaris
La gestió dels comptes bancaris permet definir els comptes bancaris que té el centre a Esfer@. Aquests comptes bancaris seran els que apareixeran en els mòduls d’ingrés i despesa per poder registra-ne les operacions.
3.1.2.1. Accés
Des de la pàgina principal d’Esfer@ cal anar al mòdul de Gestió econòmica.
Una vegada s’hagi accedit al mòdul de Gestió econòmica apareix a sota un nou menú amb les opcions dels pressupostos vigents. Aquí cal seleccionar un pressupost.
A continuació cal seleccionar la pestanya Tresoreria i l’opció Comptes bancaris, que ja apareix seleccionada per defecte (Imatge 3. Estructura de pestanyes).
Apareix la llista de comptes bancaris (Imatge 4. Llista de comptes bancaris).
3.1.2.2. Llista de comptes bancaris
En aquesta pantalla apareix una fila per cada compte bancari amb la informació següent (en forma de columnes):
- Titular del compte: correspon al titular del compte bancari.
- Número de compte: correspon al número de compte bancari.
- Saldo: correspon al saldo del compte bancari.
- Data d’alta: correspon a la data d’alta del compte bancari.
- Data de baixa: correspon a la data de baixa del compte bancari.
I dos camps corresponents a una propietat del compte bancari mateix:
- Pendent de conciliar: identifica el compte bancari específic per Pendent de conciliar
- Actiu: estat del compte bancari (Actiu / inactiu).
Igualment, a la part esquerra de la fila apareix un quadrat per seleccionar la fila i fer alguna operació (que es comenta més endavant); a la part dreta apareix la icona per editar la fila corresponent del compte bancari.
A la capçalera de les pantalles de detall apareix el nom del camp. A sota de cada columna hi ha un requadre per poder aplicar filtres sobre la informació de detall.
Des d’aquesta pantalla es poden fer les accions d’afegir, modificar, desactivar o reactivar comptes bancaris.
3.1.2.3. Donar d’alta un compte bancari
Per afegir un nou compte bancari cal seguir el procediment següent:
- A continuació es mostra la pantalla per afegir les dades d’un compte bancari (Imatge 6. Pantalla de nou compte bancari).
- Cal omplir (com a mínim) tots els camps obligatoris de la pantalla (els que tenen un asterisc al costat):
- Entitat (obligatori): entitat del compte bancari. Valor numèric que ha de ser únic per cada compte bancari de la mateixa entitat financiera.
- Oficina (obligatori): oficina del compte bancari.
- DC (obligatori): digit de control de l’entitat financiera del compte bancari.
- Número de compte (obligatori): número de compte bacari.
- IBAN (obligatori): IBAN del compte bancari
- Data d’alta (obligatori): data d’alta del compte bancari. Data automàtica.
- Descripció (obligatori): descripció del compte bancari
- Titular del compte (obligatori): titular del compte bancari
- Codi SWIFT: codi Swift del compte bancari
- Direcció oficina (obligatori): direcció de l’oficina del compte bancari
- Personal amb signatura autoritzada: nom del personal amb signatura autoritzada del compte bancari
- Observacions: observacions del compte bancari
3.1.2.4. Modificar dades d’un compte bancari
Les dades d’un compte bancari es poden modificar per actualitzar-ne la informació. Per modificar la informació d’un compte bancari cal seguir el següent procediment:
- Des de la pantalla de la Imatge 4. Llista de comptes bancaris, seleccioneu la fila del compte bancari que es vol modificar (Imatge 8. Modificar les dades d'un compte bancari).
- Apareix la pantalla amb la informació del compte bancari (Imatge 9. Dades del compte bancari).
- En aquest moment es pot modificar la informació del compte bancari, amb nous valors.
3.1.2.5. Desactivar un compte bancari
Un compte bancari es pot desactivar per tal de no poder-hi fer operacions. Per desactivar un compte bancari haurem de seguir el procediment següent:
- Des de la patalla de la Imatge 4. Llista de comptes bancaris, seleccioneu el compte que es voleu desactivar, (marcant el quadrat a la part esquerra de la fila), i premeu l’opció Desactiva (Imatge 11. Desactivar un compte bancari).
- o NOTA: Aquesta acció serà vàlida sempre que el saldo del compte bancari sigui igual a 0. Per aconseguir-ho es pot fer un traspàs de saldos entre comptes bancaris i/o caixes d’efectiu.
- En el cas que estigui permès desactivar un compte bancari, abans de l’acció el programa demana una data de desactivació (no pot ser anterior a la data d’alta) (Imatge 12. Data descativació d'un compte bancari).
- Es torna a la pantalla de llista de comptes bancaris on el compte ja apareix com a desactivat.
3.1.2.6. Reactivar un compte bancari
Es pot reactivar un compte bancari inactiu de manera que es podrà tornar a utilitzar en operacions de Gestió econòmica.
Per reactivar un compte bancari cal seguir el procediment següent:
- Abans de l’acció, el programa demana una data d’alta, que no pot ser anterior a la data de desactivació (Imatge 13. Data de reactivació de compte bancari).
- Es torna a la pantalla de llista de comptes bancaris on el compte ja apareix com a activat (Imatge 15. Compte bancari reactivat).
3.1.3. Gestió de caixes d’efectiu
La gestió de les caixes d’efectiu permet definir les caixes que té el centre a d’Esfer@. Aquestes caixe són les que apareixeran en els mòduls d’ingrés i despesa per poder registra-ne les operacions.
3.1.3.1. Accés
Des de la pàgina principal d’Esfer@ cal anar al mòdul de Gestió econòmica.
Una vegada s’hagi accedit al mòdul de Gestió econòmica apareix a sota un nou menú amb les opcions dels pressupostos vigents. Aquí cal seleccionar un pressupost.
A continuació cal seleccionar la pestanya Tresoreria i l’opció Caixes d’efectiu,
Apareix la llista de llista de Caixes d’efectiu (Imatge 19. Llista de caixes d’efectiu).
3.1.3.2. Llista de caixes d’efectiu
En aquesta pantalla apareix una fila per cada caixa d’efectiu amb la informació següent (en forma de columnes):
- Descripció: correspon a la descripció de la caixa d’efectiu.
- Responsable de caixa: correspon al responsable de la caixa d’efectiu.
- Saldo: correspon al saldo de la caixa d’efectiu.
- Data d’alta: correspon a la data d’alta de la caixa d’efectiu.
- Data de baixa: correspon a la data de baixa de la caixa d’efectiu.
- Pendent de conciliar: identifica la caixa d’efectiu específica pendent conciliar.
- Actiu: identifica l’estat de la caixa d’efectiu (Activa / Inactiva).
Igualment, a la part esquerra de la fila apareix un quadrat per seleccionar la fila i fer alguna operació (que es comenta més endavant). I a la part dreta apareix la icona per editar la fila de la caixa d’efectiu corresponent.
A la capçalera de les pantalles de detall apareix el nom del camp. A sota de cada columna hi ha un requadre per poder aplicar filtres sobre la informació de detall.
Des d’aquesta pantalla es poden fer les accions d’afegir, modificar, desactivar o reactivar caixes d’efectiu.
3.1.3.3. Donar d’alta una caixa d’efectiu
Per afegir un nova caixa d’efectiu cal seguir el procediment següent:
- A continuació es mostra el quadre de diàleg per afegir les dades d’una caixa d’efectiu (Imatge 21. Pantalla d’una nova caixa d’efectiu).
- Cal omplir (com a mínim) tots els camps obligatoris de la pantalla (els que tenen l’asterisc al costat):
- Descripció (obligatori): descripció de la caixa d’efectiu.
- Data d’alta(obligatori): data d’alta la caixa d’efecti u
- Responsable (obligatori): resposable de la caixa d’efectiu.
- Observacions: observacions de la caixa d’efectiu
3.1.3.4. Modificar dades d’una caixa d’efectiu
Les dades d’una caixa d’efectiu es poden modificar per actualitzar-ne la informació. Per modificar una caixa d’efectiu cal seguir el procediment següent:
- Des de la pantalla de la Imatge 17. Llista de caixes d’efectiu, seleccioneu la fila de la caixa d’efectiu que es vol modificar (Imatge 23. Modificar caixa d'efectiu).
- Apareix la pantalla amb la informació de la caixa d’efectiu (Imatge 24. Dades de la caixa d'efectiu).
- En aquest moment es pot modificar la informació de la caixa d’efectiu, amb nous valors.
3.1.3.5. Desactivar una caixa d’efectiu
Una caixa d’efectiu es pot desactivar per tal de no poder-hi operar. Per desactivar una caixa d’efectiu hem de seguir el procediment següent:
- Des de la patalla de la imatge (Imatge 19. Llista de caixes d’efectiu), seleccioneu la caixa d’efectiu que voleu desactivar (marcant el quadret a la part esquerra de la fila), i premeu l’opció Desactiva (Imatge 26. Desactivar una caixa d'efectiu).
- NOTA: Aquesta acció serà vàlida sempre que el saldo de la caixa d’efectiu sigui igual a 0. Per aconseguir-ho es pot fer un traspàs de saldos entre comptes bancaris i/o caixes d’efectiu.
- En el cas que estigui permès desactivar un compte bancari, prèviament a l’acció el programa demana una data de desactivació, que no pot ser anterior a la data d’alta. (Imatge 25. Data de desactivació de caixa d’efectiu).
- Es torna a la pantalla de llista de caixes d’efectiu on la caixa ja apareix com a inactiva (Imatge 28. Caixa d'efectiu desactivada).
3.1.3.6. Reactivar una caixa d’efectiu
Es pot reactivar una caixa d’efectiu que estava en estat inactiu, de manera que es podrà tornar a utilitzar en operacions de Gestió econòmica.
Per reactivar una caixa d’efectiu cal seguir el procediment següent:
- Des de la patalla de la Imatge 17. Llista de caixes d’efectiu, seleccioneu la caixa d’efectiu en estat inactiu que es vol reactivar, (marcant el quadret a la part esquerra de la fila), i premeu l’opció Activa (Imatge 26. Reactivar caixa d’efectiu).
- Abans de l’acció, el programa demana una data d’alta, que no pot ser anterior a la data de desactivació (Imatge 30. Data reactivació de caixa d'efectiu).
- Es torna a la pantalla de llista de caixes d’efectiu on la caixa ja apareix com a activa (Imatge 31. Caixa d'efectiu reactivada).