2.1. Gestió de proveïdors i aportadors
2.1.1. Descripció
En aquest contingut es mostrarà com donar d’alta i gestionar els proveïdors i aportadors d’un centre educatiu per part del director/usuari del mòdul de Gestió econòmica.
Per tal que tots els centres puguin gestionar proveïdors i aportadors, el director/usuari de la Gestió econòmica defineix tots els proveïdors i aportadors que tindrà el centre.
Inicialment la llista de proveïdors i d’aportadors dins el programa apareix buida. El director/usuari haurà de carregar els proveïdors i aportadors del centre. En podrà afegir de dos tipus:
- Proveïdors/aportadors precarregats per l’usuari Administrador: ja tenen informació, que es carregarà un cop seleccionat el proveïdor/aportador per part de l’usuari. Són proveïdors comuns que poden tenir tots els centres.
- Proveïdor/aportador creat per l’usuari director/usuari: en aquest cas. l’usuari haurà d’informar tots els camps del proveïdor/aportador.
Els proveïdors i aportadors poden tenir dos tipus d’estat: actiu/inactiu, la qual cosa permet deshabilitar un proveïdor o aportador quan no sigui d’interès (per error en introduir-lo, perquè ja no existeix, etc.).
La gestió dels proveïdors i aportadors de l’exercici actual són d’ús exclusiu del director/usuari. Cada centre gestiona la seva part.
2.1.2. Gestió de proveïdors
A continuació es detalla la gestió dels proveïdors dins l’aplicació.
2.1.2.1. Accés
Per fer la gestió dels proveïdors, des de la pàgina principal d’Esfer@ cal anar al mòdul de Gestió econòmica.
Una vegada s’hagi accedit al mòdul de Gestió econòmica apareix a sota un nou menú amb la llista dels pressupostos del centre. Aquí cal seleccionar un pressupost:
A continuació cal seleccionar la pestanya Proveïdors i despeses, i l’opció de Proveïdors, que apareix seleccionada per defecte (Imatge 3. Estructura de pestanyes).
Apareix la pantalla amb la llista de proveïdors per aquell centre (Imatge 4. Llista de proveïdors).
2.1.2.2. Llista de proveïdors
Dins d’aquesta pantalla apareix una fila per a cada proveïdor amb la següent informació (en columnes):
- NIF (correspon al NIF del proveïdor)
- Nom: (correspon al nom del proveïdor)
- Municipi: (correspon al municipi del proveïdor)
- Actiu: estat en què es troba el proveïdor; pot estar actiu o inactiu.
Igualment, a la part esquerra de la fila apareix un quadrat per seleccionar la fila i fer alguna operació (que es comenta més endavant). I a la part dreta apareix la icona per editar la fila corresponent del proveïdor (els definits pel centre).
A la capçalera de les pantalles de detall apareix el nom del camp. A sota de cada columna hi ha un requadre per poder aplicar filtres sobre la informació de detall.
Des d’aquesta pantalla es poden fer les accions d’afegir, modificar o reactivar els proveïdors.
Nota: El primer cop que s’accedeix a la llista de proveïdors, aquesta apareix buida. En aquest cas, el director/usuari, ha de carregar la llista de proveïdors, un per un, de la manera que es mostra més endavant.
2.1.2.3. Donar d’alta un proveïdor
Per afegir un nou proveïdor cal seguir el procediment següent:
- A continuació es mostra el quadre de diàleg per informar les dades del proveïdor que voleu afegir (Imatge 6. Pantalla de nou proveïdor).
- Cal omplir (com a mínim) tots els camps obligatoris de la pantalla (els que tenen l’asterisc al costat):
- Dades generals del proveïdor:
- NIF (obligatori): valor alfanumèric que ha de ser únic de cada proveïdor.
- NIF estranger: el mateix cas que el NIF anterior. Ompliu-lo només quan el proveïdor sigui estranger .
- Data d’alta: data d’alta el proveïdor. És un valor que el programa genera automàticament.
- Actiu (obligatori): valor sí/no. Determina si el proveïdor està actiu o no; per defecte apareix el valor actiu.
- Data estat (obligatori): data de l’últim canvi d’estat (actiu → inactiu o a l'inrevés).
- Retenció IRPF (obligatori): valor sí/no. Marqueu sí en cas que el proveïdor tingui retenció d’IRPF. En cas contrari marqueu no.
- Tipus retenció (obligatori si Retenció IRPF = SI): seleccioneu % d’IRPF que tingui el proveïdor.
- Nom (obligatori).
- Nom comercial.
- Dades de localització del proveïdor:
- Tipus via (obligatori)
- Nom via (obligatori)
- Número (obligatori)
- Bloc
- Planta
- Porta
- Escala
- Resta de dades de l’adreça: dades complementàries de l’adreça
- Codi postal (obligatori)
- País (obligatori)
- Província (obligatori)
- Municipi (obligatori)
- Persona Contacte
- Telèfon
- Fax
- Correu electrònic
- Web
- Comptes bancaris: apareix espai per a 2 blocs de comptes bancaris. En cada un d’ells hi ha els següents camps:
- IBAN compte: camp de 24 caràcters, format per caràcters i números.
- Entitat compte: camp numèric de 4 dígits.
- Oficina compte: camp numèric de 4 dígits.
- DC compte: camp numèric de 2 dígits.
- Número de compte: camp numèric de 10 dígits.
- Observacions: dades complementaries del compte del proveïdor.
- Prémer el botó Desa . Si no hi ha cap error a les dades introduïdes es desa la informació del nou proveïdor i el programa torna a la pantalla de la imatge (Imatge 4. Llista de proveïdors) on ja apareix la fila corresponent al nou proveïdor creat.
2.1.2.3.1. Donar d’alta un proveïdor creat per l’administrador
Per afegir un nou proveïdor creat per l’administrador cal seguir el següent procediment:
- A continuació es mostra el mateix quadre de diàleg que a la Imatge 9. Pantalla de nou proveïdor precarregat.
- Es mostra un nou quadre de diàleg on cal seleccionar un proveïdor de la llista de proveïdors precarregats per l’administrador, com es mostra a la imatge.
- Premeu el botó Confirma . Es carrega la informació del nou proveïdor i el programa torna a la pantalla anterior, amb la informació carregada (Imatge 11. Llista d'un nou proveïdor precarregat per l'administrador)
- Cal omplir o validar o completar (com a mínim) tots els camps obligatoris de la pantalla (els que porten l’asterisc al costat):
- Dades generals del proveïdor:
- NIF (obligatori): valor alfanumèric que ha de ser únic de cada proveïdor.
- NIF estranger: el mateix cas que el NIF anterior. Ompli-lo només en cas d’un proveïdor estranger.
- Data d’alta: data d’alta el proveïdor. És un valor que genera el programa automàticament.
- Actiu (obligatori): valor sí/no. Determina si el proveïdor està actiu o no. Per defecte apareix el valor actiu.
- Data estat (obligatori): data de l’últim canvi d’estat (actiu → inactiu o a l'inrevés).
- Retenció IRPF (obligatori): valor sí/no. Marqueu sí en cas que el proveïdor tingui retenció d’IRPF. En cas contrari marqueu no.
- Tipus retenció (obligatori si Retenció IRPF = SI): seleccionar % d’IRPF que tingui el proveïdor.
- Nom (obligatori)
- Nom comercial
- Dades de localització del proveïdor:
- Tipus via (obligatori)
- Nom via (obligatori)
- Número (obligatori)
- Bloc
- Planta
- Porta
- Escala
- Resta de dades de l’adreça: dades complementàries de l’adreça
- Codi postal (obligatori)
- País (obligatori)
- Província (obligatori)
- Municipi (obligatori)
- Persona Contacte
- Telèfon
- Fax
- Correu electrònic
- Web
- Comptes bancaris: hi ha espai per a 2 blocs de comptes bancaris. En cada un dells hi ha els camps següents:
- IBAN compte: camp de 24 caràcters, format per caràcters i números.
- Entitat compte: camp numèric de 4 dígits.
- Oficina compte: camp numèric de 4 dígits.
- DC compte: camp numèric de 2 dígits.
- Número de compte: camp numèric de 10 dígits.
- Observacions: dades complementaries del compte del proveïdor.
2.1.2.4. Modificar dades d’un proveïdor
Les dades d’un proveïdor es poden modificar per actualitzar informació de contacte, comptes bancaris, etc., i igualment per canviar l’estat actiu/inactiu, així com deshabilitar un proveïdor.
Si un proveïdor està actiu permet crear factures i reserves. Quan està inactiu es deshabilita automàticament l’opció d’utilitzar el proveïdor per generar una factura o reserva.
Per modificar la informació d’un proveïdor existent, cal seguir el següent procediment:
Des de la pantalla de Llista de proveïdors, premeu el botó d’acció corresponent a la fila del proveïdor que es vol modificar (Imatge 14. Modificar un proveïdor).
- Apareix la pantalla amb la informació del proveïdor (Imatge 15. Dades del proveïdor).
- En aquest moment es pot modificar la informació del proveïdor amb nous valors.
2.1.2.5. Desactivar un proveïdor
Els proveïdors actius es poden canviar a un estat inactiu, la qual cosa permet deshabilitar un proveïdor que no sigui d’interès (per error en introduir-lo, perquè ja no existeix, etc.). Per desactivar un proveïdor cal seguir el procediment següent:
Des d’aquesta pantalla es pot canviar el valor del camp “Actiu” (Si/no) (Imatge 17. Desacrtivar un proveïdor). Amb l’opció No, el proveïdor queda desactivat.
2.1.2.6. Reactivar un proveïdor
Es pot reactivar un proveïdor que estava en estat inactiu, de manera que es podrà tornar a utilitzar en operacions de Gestió econòmica.
Per reactivar un proveïdor cal seguir el procediment següent:
El programa mostra la pantalla de dades del proveïdor seleccionat. Des d’aquesta pantalla es pot canviar el valor del camp “Actiu” (Si/no) (Imatge 19. Reactivar un proveïdor). Amb l’opció Si, el proveïdor queda activat.
2.1.3. Gestió d’aportadors
Dins aquesta secció es mostra com es fa la gestió d’aportadors amb l’aplicació.
2.1.3.1. Accés
Per fer la gestió d’aportadors, des de la pàgina principal d’Esfer@ cal anar al mòdul de Gestió econòmica (Imatge 21. Pantalla inicial d'Esfer@).
Una vegada s’hagi accedit al mòdul de Gestió econòmica apareix a sota un nou menú amb la llista dels pressupostos del centre (Imatge 22. Llista de pressupostos).
A continuació cal seleccionar la pestanya Aportadors i ingressos i l’opció d’Aportadors que ja apareix seleccionada per defecte (Imatge 23. Estructura de pestanyes).
Apareix la pantalla amb la llista d’aportadors per aquell centre (Imatge 24. Llista d'aportadors).
2.1.3.2. Llista d’aportadors
Dins d’aquesta pantalla apareix una fila per cada aportador amb la següent informació (en forma de columnes):
- NIF: NIF de l’aportador
- Nom: nom de l’aportador
- Municipi: municipi de l’aportador
- Actiu: estat de l’aportador. Podrà ser actiu o inactiu.
Igualment, a la part esquerra de la fila apareix un quadrat per seleccionar la fila i fer alguna operació (que es comenta més endavant); i a la part dreta apareix la icona per editar la fila corresponent de l’aportador (els definits pel centre).
A la capçalera de les pantalles de detall apareix el nom del camp. A sota de cada columna hi ha un requadre per poder aplicar filtres sobre la informació de detall.
Des d’aquesta pantalla es poden fer les accions d’afegir, modificar o reactivar els aportadors.
Nota: el primer cop que s’accedeix a la llista d’aportadors apareix buida. En aquest cas, el director/usuari, haurà de carregar la llista d’aportadors, un per un, de la manera que es mostra més endavant.
2.1.3.3. Donar d’alta un aportador
Per afegir un nou aportador cal seguir el següent procediment:
- A continuació es mostra el quadre de diàleg per informar les dades de l’aportador que es vol afegir (Imatge 26. Pantalla de nou aportador).
- Cal omplir (com a mínim) tots els camps obligatoris de la pantalla (els que tenen l’asterisc al costat):
- Dades generals de l’aportador:
- NIF (obligatori): valor alfanumèric que ha de ser únic de cada aportador.
- NIF estranger: el mateix cas que el NIF anterior. Omplir-lo només en cas que l’aportador sigui estranger.
- Data d’alta: data en què s’ha donat d’alta l’aportador. Data automàtica.
- Actiu (obligatori): valor sí/no. Determina si l’aportador està actiu o no. Per defecte està actiu.
- Data estat (obligatori): data de l’últim canvi d’estat (actiu → inactiu o a l'inrevés).
- Nom (obligatori)
- Dades de localització de l’aportador:
- Tipus via (obligatori)
- Nom via (obligatori)
- Número (obligatori)
- Bloc
- Planta
- Porta
- Escala
- Resta de dades de l’adreça: dades complementàries de l’adreça.
- Codi postal (obligatori)
- País (obligatori)
- Província (obligatori)
- Municipi (obligatori)
- Persona contacte
- Telèfon
- Fax
- Correu electrònic
- Web
- Observacions
2.1.3.3.1. Donar d’alta un aportador creat per l’administrador
Per afegir un nou aportador creat per l’administrador cal seguir el procediment següent:
- A continuació es mostra el mateix quadre de diàleg de la Imatge 29. Pantalla de nou aportador.
- Es mostra un nou quadre de diàleg on cal seleccionar un aportador de la llista d’aportadors precarregats per l’administrador, com es mostra a la Imatge 31. Llista d'aportadors precarregats per l'administrador.
- Premeu el botó Confirma . Es carrega la informació del nou aportador i el programa torna a la pantalla de la imatge (Imatge 24. Llista d'aportadors).
- Cal omplir o validar o completar (com a mínim) tots els camps obligatoris de la pantalla (els que tenen l’asterisc al costat):
- Dades generals de l’aportador:
- NIF (obligatori): valor alfanumèric que ha de ser únic de cada aportador.
- NIF estranger: el mateix cas que el NIF anterior. Omplir-lo només en cas que l’aportador sigui estranger.
- Data d’alta: data d’alta l’aportador. Data automàtica.
- Actiu (obligatori): valor sí/no. Determina si l’aportador està actiu o no. Per defecte està actiu.
- Data estat (obligatori): data de l’últim canvi d’estat (actiu → inactiu o a l'inrevés).
- Nom (obligatori)
- Dades localització de l’aportador:
- Tipus via (obligatori)
- Nom via (obligatori)
- Número (obligatori)
- Bloc
- Planta
- Porta
- Escala
- Resta de dades de l’adreça: dades complementàries de l’adreça
- Codi postal (obligatori)
- País (obligatori)
- Província (obligatori)
- Municipi (obligatori)
- Persona Contacte
- Telèfon
- Fax
- Correu electrònic
- Web
- Observacions
2.1.3.4. Modificar dades d’un aportador
Les dades d’un aportador es poden modificar per actualitzar informació de contacte, etc., i igualment serveix per poder canviar l’estat actiu/inactiu així com deshabilitar l’aportador.
Si un aportador està actiu, permet crear factures i reserves. Quan està inactiu es deshabilita automàticament l’opció d’utilitzar l’aportador per generar ingressos o ingrés simplificat.
Per modificar la informació d’un aportador existent cal seguir el següent procediment:
Des de la pantalla de Llista d’aportadors, premeu el botó d’acció corresponent a la fila de l’aportador que es vol modificar (Imatge 34. Modificar aportador).
- Apareix la pantalla amb la informació de l’aportador (Imatge 35. Dades de l'aportador).
- En aquest moment es pot modificar informació de l’aportador, amb nous valors.
2.1.3.5. Desactivar un aportador
Els aportadors actius es poden canviar a un estat inactiu, la qual cosa permet deshabilitar un aportador que no sigui d’interès (per error en introduir-lo, perquè ja no existeix, etc.). Per desactivar un aportador cal seguir el procediment següent:
Des d’aquesta pantalla es pot canviar el valor del camp “Actiu” (Si/no) (Imatge 37. Desactivar un aportador). Amb l’opció No, l’aportador queda desactivat.
2.1.3.6. Reactivar un aportador
Es pot tornar a reactivar un aportador que estava en estat inactiu, de manera que es podrà tornar a utilitzar en operacions de Gestió econòmica.
Per reactivar un aportador cal seguir el següent procediment:
El programa mostra la pantalla de dades de l’aportador seleccionat. Des d’aquesta pantalla es pot canviar el valor del camp “Actiu” (Si/no) (Imatge 39. Reactivar un aportador). Amb l’opció Si, l’aportador quedarà activat.