Registre de correspondència
Què és
El Registre de correspondència és una funcionalitat que permet registrar els documents, comunicacions i informacions que rep o tramet el centre docent.
Com s'hi accedeix
S'accedeix a través del menú de Gestió administrativa.
Quines operacions s'hi poden fer
- Exercicis: consultar els exercicis existents, crear exercicis nous i canviar l'estat d'un exercici.
- Contactes: consultar els contactes, crear-ne de nous, modificar les dades d'un contacte i donar de baixa un contacte, si escau.
- Temes: consultar els temes, crear-ne de nous, modificar un tema i donar de baixa un tema, si escau.
- Registres d'entrada: consultar els registres d'entrada, registre d'un moviment d'entrada, i editar-lo o anul·lar-lo, si escau.
- Registres de sortida: consultar els registres de sortida, registre d'un moviment de sortida, i editar-lo o anul·lar-lo, si escau.
- Extracció dels moviments: extracció en format excel dels registres d'entrada o sortida.
Exercicis
Aquesta opció de menú presenta la llista dels anys existents al registre i també l'estat de cadascun dels anys definits.
Per crear un nou exercici cal clicar al botó
, i definir-lo a la finestra corresponent:
L'exercici que s'hagi creat es mostrarà a la llista d'exercicis:
Contactes
Aquesta opció permet crear la llista de contactes, és a dir, de remitents i destinataris de la correspondència.
Per crear un nou contacte cal clicar al botó
, i definir-lo a la finestra corresponent:
La creació d'un contacte nou requereix emplenar la informació següent:
- Codi: el que vulgui l'usuari.
- Nom: el nom del contacte que es mostrarà a la graella.
- Tipus: els contactes poden ser de tres tipus: remitents, destinataris o remitents i destinataris.
Opcionalment també es poden emplenar els camps:
- Entitat/Organització a la qual pertany el contacte.
- Municipi on està localitzat el contacte.
El contacte que s'hagi creat es mostrarà a la llista de contactes:
Els contactes creats no es poden eliminar, però sí que es poden donar de baixa; d'aquesta manera ja no es podran utilitzar.
Per fer-ho cal seleccionar el contacte o contactes que es desitgi i prémer el botó
.
El botó
amaga els contactes donats de baixa.
Aquest botó alterna amb
, que els farà visibles novament.
Temes
Aquesta opció permet crear els temes que es necessiten per registrar la correspondència.
Per crear un tema nou cal clicar al botó
, i definir-lo a la finestra corresponent:
El tema que s'hagi creat es mostrarà a la llista de temes:
Els temes creats no es poden esborrar, però si n'hi ha que ja no són necessaris es poden donar de baixa.
Cal seleccionar el tema o temes que es desitgi i prémer el botó
.
Registres d'entrada
Aquesta opció permet enregistrar entrades de documents.
Els documents, un cop enregistrats, es mostren en una graella ordenada per número d'assentament de forma decreixent.
Aquesta graella mostra una mínima informació de cada document. Al final de cada registre hi ha la icona 
, que permet accedir al detall del registre.
Per enregistrar un nou document d'entrada s'ha de clicar al botó
.
A continuació, a la finestra modal, s'han d'emplenar les dades del document:
La informació del document que cal enregistrar és la següent:
- Dades del moviment
- Número: l'emplena el sistema automàticament.
- Tipus: l'emplena el sistema automàticament.
- Data: correspon a la data de recepció del document.
- Dades del document
- Data: la data del document.
- Tema: s'ha de seleccionar entre els temes creats.
- Documents adjunts: Sí / No.
- Assumpte: breu descripció del contingut del document.
- Observacions: les que l'usuari cregui oportunes.
- Dades del remitent (hi ha un camp de cerca)
- Nom
- Entitat / Organisme
- Municipi
- Següent
- Acció: cal triar entre "No s'ha de fer res", "S'espera resposta" o "S'ha rebut resposta".
- Data: la posa el sistema automàticament.
- Dades de distribució interna
- Destinataris: si s'ha de traspassar les dades a algú.
- Data: data en què es traspassa.
Per acabar s'ha de clicar al botó 
.
El nou registre es mostrarà a la llista de documents d'entrada.
Els registres de documents no es poden esborrar, però és possible anul·lar-los. Per fer-ho cal seleccionar el registre i prémer el botó 
.
El botó 
mostrarà a la pantalla els registres anul·lats. Aquest botó alterna amb l'opció 
, que amaga els registres anul·lats.
Registres de sortida
Aquesta opció del menú permet enregistrar els documents de sortida.
El funcionament és anàleg al de registre d'entrada.
Extracció dels moviments
L'aplicació té l'opció d'obtenir, en format excel, la relació de registres d'entrada o sortida.