Petició de documentació

Què és

Aquesta funcionalitat permet que quan el centre B (centre destí) es gestiona amb Esfer@, pugui efectuar la petició de documentació al centre A (centre proveïdor):

  • De forma telemàtica quan el centre A (centre proveïdor), és també un centre Esfer@.
  • De forma manual, quan el centre A (centre proveïdor) és un centre no Esfer@.

Aquesta funcionalitat actualment només està operativa entre cursos del mateix ensenyament. No deixa traspassar informació entre, per exemple, Ed. Infantil i Primària, i Primària i l’ESO.

Com s’hi accedeix

Accediu a la Petició de documentació:

Imatge 1 - Accés al menú Petició de documentació

El programa mostra tres apartats:

  • Formulari de cerca
  • Alumnes que no tenen formalitzada la petició de documentació
  • Alumnes amb petició


Quines operacions es poden fer

Actuacions prèvies

Abans d'iniciar el procés del traspàs de custòdia, el centre de destí ha de consultar les dades de procedència a la pestanya Dades d'accés i finalització de l'apartat Àmbit acadèmic de la fitxa de l'alumne/a, després d'haver-lo matriculat:

  • Si l’alumne/a ja té creat un expedient per a l'ensenyament en algun altre centre Esfer@, l’apartat Expedient electrònic mostra els camps Centre que custodia l’expedient i Data d’inici de l’ensenyament (a l’arxiu) ja emplenats.
  • Si l’alumne/a procedeix d’un centre no Esfer@, cal emplenar els camps següents de les dades de procedència:
    • És de fora de Catalunya?: desplegable amb els valors Sí/No
    • Municipi: indicar el municipi del centre d'origen
    • Codi i nom del centre de procedència: escollir, del desplegable, les dades corresponents
    • Data de la primera matrícula al centre: per defecte s'emplena amb la data de la matrícula al centre, però en cas de donar error, cal modificar-la perquè mostri el mateix valor que el camp Data d'inici de l'ensenyament.

Per formalitzar les dades cal prémer el botó [Desa].

Imatge 2 - Completar les dades del centre de procedència

Si el centre d'origen es gestiona amb Esfera, abans calia arxivar l'expedient l'alumne/a després d'haver-lo donat de baixa. Ara l'arxivament es fa automàticament en donar de baixa la matrícula.




Cercar alumnes

Per seleccionar l'alumne/a de qui es vol gestionar l'expedient cal, en el formulari de cerca, emplenar els camps de Cerca, tenint en compte que: * Centre que custodia l’expedient: en el cas de l’alumne/a que ja té un Expedient electrònic en un altre centre Esfer@ (centre origen) * Centre de procedència: mostra la relació de centres dels alumnes que prèviament s’ha informat a l'aplicació, i correspon a alumnes que no tenen Expedient electrònic creat, tal com s'explica a l'apartat Actuacions prèvies.

El desplegables Centre que custodia l’expedient i Centre de procedència, són excloents entre ells, només cal seleccionar-ne un.


Imatge 3 - Cerca dels alumnes



Formalitzar la petició de documentació

En aquesta secció es poden marcar els alumnes als quals s'ha de demanar la custòdia de l’expedient electrònic.

En el cas d'alumnes dels quals el centre de procedència es gestiona amb Esfer@



1. Cercar l'alumne/a:

  • Seleccionar l’Ensenyament i el Nivell actual on està matriculat l'alumne/a.
  • Seleccionar el nom del centre en el camp Centre que custodia l’expedient. El camp Centre de procedència, queda desactivat automàticament.
  • Al camp Ensenyament del qual es demana la documentació, escollir la mateixa opció seleccionada en el primer camp.



2. Seleccionar l'alumne/a i prémer el botó [Nova petició]. La petició estarà creada i en estat Pendent de signatura.

Imatge 4 - Selecció dels alumnes


3. Signar la petició de documentació:

  • Seleccionar la petició
  • Prémer el botó [Més accions]
  • Punxar l'opció Signa petició. La petició de documentació quedarà "Pendent de resposta".

Aquesta acció l'ha de fer el Director del centre.



En cas que el centre proveïdor no es gestioni amb Esfer@



1. Cercar l’alumne/a informant els camps obligatoris:

  • Seleccionar l'Ensenyament i el Nivell on està matriculat actualment l'alumne/a.
  • Seleccionar el nom del centre en el camp Centre de procedència (prèviament informat a la Fitxa de l'alumne/a). El camp Centre que custodia l'expedient, queda desactivat automàticament.
  • En el camp Ensenyament del qual es demana la documentació, escollir la mateixa opció seleccionada en el primer camp.

En aquest cas, l'aplicació únicament activa l'opció de gestió manual.



2. Seleccionar l'alumne/a

3. Prémer el botó [Gestió manual], que s’ha activat automàticament

Imatge 5 - Selecció opció Gestió manual


4. Acceptar l'avís

Imatge 6 - Arxivament automàtic de l’Expedient


Imatge 7 - Pendent de la Gestió Manual


5. Seguidament l'aplicació realitza l'arxivament de l'expedient de l'alumne/a i, un cop executat, cal continuar el procés completant les dades de l'escolarització anterior a l'opció del menú Gestió manual.



Iniciar la gestió manual

Abans d'iniciar aquest procediment, cal revisar que la data d'inici a l'ensenyament sigui correcte, a la pestanya Dades d'accés i finalització.


1. Premeu el botó [Gestió manual]
Imatge 8 - Selecció opció Gestió manual


2. Accepteu l'avís

Seguidament el programa realitza l'arxivament de l'expedient de l'alumne i, un cop executat, cal continuar el procés completant les dades de l'escolarització anterior a l'opció del menú Gestió manual.



Signar la petició de documentació

Aquesta funcionalitat s'activa només quan el centre proveïdor es gestiona també amb Esfera


La signatura de la petició l'ha de fer la Direcció del centre. Es tracta únicament de seleccionar la petició, prémer el botó [Més accions] i clicar a l'opció Signa petició. La petició de documentació quedarà Pendent de resposta.

Imatge 9 - Signar la petició de documentació


Imatge 10 - Petició pendent de resposta