Custòdia de l'expedient a Esfer@

Cada alumne té un únic expedient per a un ensenyament. L'expedient recull la informació acadèmica de l'alumne de l'ensenyament corresponent. El centre on inicia l'ensenyament custodia l'expedient de l'alumne i l'anirà completant amb els resultats acadèmics de cada nivell fins a finalitzar l'ensenyament. Llavors l'expedient quedarà tancat.

Quan un centre ha matriculat un alumne que ja havia iniciat l'ensenyament en un altre centre (o bé havia estat anteriorment matriculat en un altre centre), i que per tant ja té expedient, ha de sol·licitar l'expedient al centre del que procedeix. Però no tots els centres de procedència o destinació estan gestionats amb Esfer@, per tant es poden donar diverses situacions, en cadascuna de les quals la forma d'actuació serà diferent:

  1. L'alumne es trasllada d'un centre a un altre ambdós gestionats amb Esfer@.
  2. L'alumne es trasllada d'un centre Esfer@ a un centre NO Esfer@.
  3. L'alumne es trasllada d'un centre NO Esfer@ a un centre Esfer@.

En cada cas la forma d'actuació serà diferent.


Traspàs de custòdia entre centres Esfer@

Quan un alumne es trasllada d'un centre a un altre i ambdós estan gestionats amb Esfer@ parlem de Traspàs de custòdia de l'expedient. En aquest cas tot el procediment es realitza directament a l'aplicació.

Intervenen dos centres:

  • Centre del que ha marxat l'alumne: centre proveïdor, el que té la custòdia de l'expedient (en endavant Centre A).
  • Centre on s'ha matriculat l'alumne: centre peticionari, el que sol·licita la custòdia de l'expedient (en endavant Centre B).

Cadascun dels centres ha de fer la seva gestió en aquest procediment.

Bàsicament el procés consta de quatre passos:

  1. El centre B comprova que a la FDA, Dades d’accés i finalització de l’Àmbit acadèmic, hi consta el nom del centre que té la custòdia.
  2. El centre B formalitza i signa (direcció) la petició de documentació al centre A.
  3. El centre A fa la resposta a la petició de documentació i la signa (direcció) al centre B.
  4. El centre B rep la tramesa .

Per tant, el procés l'ha d'iniciar el centre B, el centre que demana la custòdia de l'expedient.


Traspàs de documentació d'un centre Esfer@ a un centre NO Esfer@

Si l'alumne es trasllada del centre a un centre NO Esfer@, el centre proveïdor elaborarà la documentació que la normativa determini que hagi de ser tramesa, aquesta documentació haurà de ser enviada en format electrònic. S'haurà de fer servir eCentres. Si el format original és en paper, cal fer una Digitalització segura a eCentres. En el cas que sigui necessari tenir una constància fefaent de l'enviament, s'haurà d'usar la funcionalitat de Comunicacions/Notificacions electròniques, també disponible dins d'eCentres.


Traspàs de documentació d'un centre NO Esfer@ a un centre Esfer@

En aquest cas el centre de destinació ha de realitzar els passos següents a l’aplicació:

  1. Iniciar la petició de documentació i formalitzar-la com a Gestió manual. Comprovar que s’ha arxivat correctament l’expedient.
  2. Carregar en format PDF el document rebut en paper.
  3. El director/a ha de signar la conformitat de les dades entrades.