Petició de la custòdia (de l'expedient de l'alumne/a)
Què és
Cada alumne té un únic expedient per a un ensenyament. L'expedient recull la informació acadèmica de l'alumne de l'ensenyament corresponent. El centre on inicia l'ensenyament custodia l'expedient de l'alumne i l'anirà completant amb els resultats acadèmics de cada nivell fins a finalitzar l'ensenyament. Llavors l'expedient quedarà tancat.
Quan un centre ha matriculat un alumne que ja havia iniciat l'ensenyament en un altre centre (o bé havia estat anteriorment matriculat en un altre centre), i que per tant ja té expedient, ha de sol·licitar l'expedient al centre del que procedeix. Però no tots els centres de procedència o destinació estan gestionats amb Esfer@, per tant es poden donar diverses situacions, en cadascuna de les quals la forma d'actuació serà diferent:
Com s'hi accedeix
S'accedeix a través de l'opció del menú Petició de documentació del mòdul Gestió administrativa.
Quines operacions es poden fer
Les operacions que es poden fer depenen de l'eina de gestió dels centres que intervenen en el trasllat de l'alumne.
No tots els centres de procedència o destinació estan gestionats amb Esfer@, per tant es poden donar diverses situacions:
- L'alumne es trasllada d'un centre a un altre ambdós gestionats amb Esfer@.
- L'alumne es trasllada d'un centre Esfer@ a un centre NO Esfer@.
- L'alumne es trasllada d'un centre NO Esfer@ a un centre Esfer@.
En cada cas la forma d'actuació serà diferent.
Traspàs de custòdia entre centres Esfer@
Quan un alumne es trasllada d'un centre a un altre i ambdós estan gestionats amb Esfer@ parlem de Traspàs de custòdia de l'expedient. En aquest cas tot el procediment es realitza directament a l'aplicació.
Intervenen dos centres:
- Centre del que ha marxat l'alumne: centre proveïdor, el que té la custòdia de l'expedient (en endavant Centre A).
- Centre on s'ha matriculat l'alumne: centre peticionari, el que sol·licita la custòdia de l'expedient (en endavant Centre B).
Cadascun dels centres ha de fer la seva gestió en aquest procediment.
Bàsicament el procés consta de quatre passos:
- El centre B comprova que a la FDA, **Dades d’accés i finalització** de l’Àmbit acadèmic, hi consta el nom del centre que té la custòdia.
- El centre B formalitza i **signa** (direcció) la petició de documentació al centre A.
- El centre A fa la **resposta** a la petició de documentació i la **signa** (direcció) al centre B.
- El centre B **rep la tramesa** .
Per tant, el procés l'ha d'iniciar el centre B, el centre que demana la custòdia de l'expedient.
Actuacions prèvies
Abans d'iniciar el procés del traspàs de custòdia són imprescindibles dues accions:
- El centre A ha d'arxivar l'expedient l'alumne, després d'haver-lo donat de baixa.
- El centre B ha de completar les dades de procedència a la fitxa de l'alumne, després d'haver-lo matriculat.
Centre B: Fer una petició de documentació
El centre B efectua la petició de documentació al centre A.
Accediu a la Petició de documentació:
El programa mostra tres apartats:
- Formulari de cerca
- Alumnes que no tenen formalitzada la petició de documentació
- Alumnes amb petició
En el formulari de cerca, empleneu els camps de Cerca: Observareu que en el camp Centre de procedència, el desplegable us mostrarà la relació de centres dels alumnes nous que prèviament hàgiu informat al programa.
A la secció Alumnes que no tenen formalitzada la petició de documentació marcar els alumnes als quals s'ha de demanar la custòdia i prémer el botó [Nova petició]
La petició estarà creada en estat Pendent de signatura. La signatura de la petició l'ha de fer un membre de l'equip directiu. Es tracta únicament de seleccionar la petició, prémer el botó [Més accions] i clicar a l'opció Signa petició.
La petició de documentació quedarà Pendent de resposta.
Centre A: Respondre una petició de documentació
El centre A rep una petició de documentació.
Accediu al menú Resposta de peticions de documentació:
El programa mostra un formulari de cerca, en el desplegable Centre peticionari es mostra la relació de centres que ens han fet petició de documentació. És imprescindible triar el centre peticionari (el que ha emès la petició) i l'ensenyament del qual es demana la custòdia:
Opcionalment podeu consultar el detall de la petició clicant la icona de detall.
Seleccionant la petició s'activen les opcions del botó [Més accions]. Aquestes opcions són:
- Signa la tramesa
- Tanca per error
- Traspassa la documentació
Signa la tramesa
Si la petició és correcta, s'ha de clicar aquesta opció.
La petició quedarà Pendent de signar:
Traspassa la documentació
Heu de fer aquesta segona acció per fer efectiu el traspàs de la documentació, per la qual cosa, s'ha de seleccionar la petició signada, prémer de nou el botó [Més accions] i clicar l'opció Traspassa la documentació.
El traspàs estarà pendent de l'acceptació del centre peticionari (Centre B).
Tanca per error
Si la petició és errònia (d'un alumne que no estava al centre, per exemple), cal seleccionar aquesta opció. En aquest cas es finalitza el procés. El centre que havia fet la petició podrà iniciar una altra si és el cas.
El centre peticionari veurà que la seva petició ha estat tancada:
Rebre la documentació
Quan el centre proveïdor (centre A) ha fet la tramesa de la documentació, el centre B ha de comprovar que és correcta, i acceptar-la o rebutjar-la en cas contrari.
Cal anar a Recepció de documentació de l'opció del menú Petició de documentació del mòdul Gestió administrativa:
Cercar la petició de la qual s'ha rebut la custòdia:
Veure de quin o quins alumnes s'ha rebut la informació i comprovar la informació rebuda a Dades d'accés i finalització a l'opció del menú de l'àmbit acadèmic del mòdul fitxa de l'alumne/a.
Si es mostra la informació de tots els cursos anteriors correctament, s'ha d'acceptar la documentació.
Accedir novament al menú Recepció de documentació, cercar la tramesa, seleccionar-la
Prémer el botó [Més accions] i clicar l'opció Resposta acceptada.
Els resultats de les avaluacions finals de cursos anteriors quedaran incorporats a la fitxa de l'alumne i el centre peticionari (centre B) ja tindrà la custòdia de l'expedient, per la qual cosa podrà generar la documentació acadèmica de l'alumne (expedient i historial) quan ho necessiti.
Si al revisar la informació rebuda de l'alumne s'observa que està incompleta o que les dades no corresponen a l'alumne sol·licitat, s'ha de rebutjar la documentació.
En aquest cas, després de cercar la tramesa, seleccionar-la, s'ha de prémer el botó [Més accions] i clicar l'opció Resposta no adient.
Amb aquesta acció la petició ha quedat tancada. El centre peticionari (centre B) haurà d'iniciar una nova petició.
Traspàs de documentació d'un centre Esfer@ a un centre NO Esfer@
Si l'alumne es trasllada del centre a un centre NO Esfer@, caldrà elaborar la documentació que determina la normativa en paper per a trametre-la al centre de destinació de l'alumne.
Traspàs de documentació d'un centre NO Esfer@ a un centre Esfer@
Si s'ha matriculat al centre un alumne procedent d'un centre NO Esfer@, en rebre la documentació caldrà completar l'expedient de l'alumne.
En aquest cas el centre de destinació ha de realitzar els passos següents a l’aplicació:
- Iniciar la petició de documentació i formalitzar-la com a Gestió manual. Comprovar que s’ha arxivat correctament l’expedient.
- Carregar en format PDF el document rebut en paper.
- El director/a ha de **signar la conformitat** de les dades entrades.