Mòdul 3 - Pràctica 4

Les agendes de la intranet són útils per a l'organització del temps en l'àmbit personal i col·lectiu. La intranet no té limitacions pel que fa al nombre d'agendes i pot tenir-ne tantes com sigui necessari.

Tot usuari/ària de la intranet disposa d'una agenda personal on pot anotar tot allò que cregui oportú. A més, pot tenir accés a diverses agendes compartides. També pot ser l'administrador/a d'alguna o algunes de les agendes. Tot això es treballa en aquesta pràctica.

Com veureu, les agendes admeten moltes opcions i possibilitats.

Tot usuari/ària de la intranet disposa d'una agenda personal on només ell/a hi té accés. L'usuari/ària pot enviar, editar i esborrar anotacions de la seva agenda personal.

A més de l'agenda personal, l'usuari/ària pot tenir accés a diverses agendes compartides des d'on, en funció dels privilegis que se li hagin atorgat, podrà gestionar les anotacions o només visualitzar-les. A les agendes compartides, com és d'esperar, també hi tenen accés altres persones.

La informació que es dóna a continuació es fonamenta en la versió en curs de la intranet, i és la que feu servir durant les pràctiques. En intranets més antigues, no actualitzades, pot ser que la disposició dels elements canviï, però en essència el funcionament del mòdul és igual. Tot el que s'explica és igualment vàlid, malgrat que la disposició dels elements pugui canviar una mica.

A les agendes s'hi poden distingir diferents parts:

• 1 - Opcions del mòdul d'agendes
• 2 - Informació general de l'agenda seleccionada
• 3 - Zona de navegació pel calendari i selecció de l'agenda visible
• 4 - Taula d'anotacions
• 5 - Llista d'agendes i accés a la subscripció

A la part superior de l'àrea de treball hi trobareu el menú horitzontal d'opcions. Aquest menú és dinàmic i canvia segons les possibilitats que tinguem a l'agenda en què ens trobem en tot moment.

Les opcions de l'agenda us permetran poder portar a terme accions bàsiques, com ara:

• Entrar anotacions noves. Disponible a l'agenda personal i a les agendes compartides de les quals s'és responsable.
• Entrar tasques noves. Només disponible a l'agenda personal.
• Mostra en forma de llista/Mostra en forma de calendari. Permet canviar la forma de visualitzar les agendes. Disponible a totes les agendes a les quals té accés l'usuari/ària.
• Mostra el calendari escolar.
• Esborra les anotacions anteriors a una data determinada. Disponible a l'agenda personal i a les agendes compartides de les quals s'és responsable.
• Subscriu automàticament a aquesta agenda a tothom qui hi té accés. Disponible a les agendes compartides de les qual s'és responsable.

Aquestes accions s'expliquen amb detall més endavant, en aquesta mateixa pràctica.

Dóna informació sobre el nombre d'anotacions que conté l'agenda i la quota d'ús.

Aquesta franja de color us indica la quantitat de quota que heu fet servir de l'agenda personal. Una vegada hagueu superat aquesta quota, el sistema us permetrà afegir anotacions noves, però us avisarà contínuament d'aquest fet i us recomanarà que esborreu anotacions antigues.

En la capçalera de la taula d'anotacions hi ha el selector de mesos que us permetrà navegar pel calendari. També hi ha el selector d'agendes que us permet escollir l'agenda que voleu visualitzar. Per defecte, l'agenda que es visualitza és la personal que, com ben aviat veureu, també pot mostrar anotacions contingudes en agendes compartides.

S'hi mostren, de forma mensual, les anotacions de l'agenda seleccionada o activa. Per a cadascuna de les anotacions teniu disponibles un conjunt d'icones que us permetran portar a terme diferents accions.

La taula d'anotacions té dos modes de visualització possibles: en forma de llista i en forma de calendari. El mode de visualització es pot escollir des de les opcions del mòdul. El format de visualització triat per a una agenda queda emmagatzemat, i és el que es carregarà la propera vegada que l'usuari/ària entri a aquella agenda.

En les imatges que teniu tot seguit podeu veure els dos tipus de visualització possibles.

Mode de visualització en forma de calendari

Mode de visualització en forma de llista

Just a sota de la taula d'anotacions hi trobareu la llista d'agendes disponibles. En cadascuna de les agendes de la llista, excepte la personal, és possible marcar una casella de selecció, la qual cosa és equivalent a subscriure's a l'agenda. Estar subscrit a una agenda implica rebre la informació de les anotacions que conté directament a l'agenda personal.

Els noms de les agendes són un enllaç que les selecciona. És a dir, fer clic sobre el nom d'una agenda és equivalent a triar-la en el selector d'agendes disponibles.

⇒ Accediu a la intranet del curs i navegueu per les agendes disponibles.

⇒ Canvieu el mode de visualització de les agendes i, per a cadascuna d'elles, trieu el mètode que us resulti més còmode.

⇒ Escolliu una agenda que tingui anotacions i navegueu pel calendari tot canviant el mes de visualització. Observeu que quan no us trobeu en el mes actual us surt l'enllaç Avui que us hi porta directament.

En tot moment podeu entrar anotacions noves a l'agenda personal i a les agendes de les qual sou responsables. Per entrar anotacions noves a una agenda heu d'accedir-hi i fer clic a l'enllaç Insereix una anotació nova a l'agenda. També podeu fer clic a la icona amb un símbol "+" que hi ha en els diferents dies de la taula d'anotacions

A l'agenda personal també hi podeu entrar anotacions en forma de tasca. Aquesta mena d'anotacions són pràcticament iguals que les altres, però es mostren d'una manera una mica diferent.

⇒ Aneu a l'agenda personal de la intranet de pràctiques i observeu les opcions que es mostren en el formulari de creació d'una anotació nova.

⇒ Entreu-hi una anotació nova per a una data i hora concretes.

⇒ Entreu-hi una anotació nova que es repeteixi cada dimecres a les 17 h durant els propers 4 mesos.

⇒ Observeu que a mesura que heu entrat anotacions noves a l'agenda s'ha modificat el nombre total d'anotacions i la quota que es mostra amb la franja de color.

⇒ Entreu anotacions noves a l'agenda de tasques i observeu les diferències que tenen aquestes anotacions amb relació a les altres. Fixeu-vos que aquestes anotacions introdueixen el concepte de nivell de prioritat que permet donar més o menys importància a les tasques dins d'un interval que va des del 0 al 5.

Si teniu accés a agendes compartides us podeu estalviar d'entrar-hi per veure si hi ha novetats. Això us serà possible si us subscriviu a aquestes agendes. Com s'ha comentat abans, per subscriure-us a una agenda compartida és suficient marcar el quadre de selecció que hi ha a la llista situada a la part inferior de la zona d'anotacions.

Una vegada us hagueu subscrit a una agenda rebreu còpia, a la vostra agenda personal, de les anotacions que s'hi entrin i dels canvis que es puguin produir sobre les anotacions d'aquesta agenda compartida.

Al mateix temps, quan accediu a la intranet, dins del bloc de novetats, rebreu informació sobre les anotacions noves que us han entrat a l'agenda personal provinents d'agendes compartides a les quals esteu subscrits/es.

Les anotacions noves les reconeixereu perquè el color de la data és diferents al de les notes visitades.

Les anotacions que hagin estat esborrades de l'agenda compartida les reconeixereu per una etiqueta especial.

Les anotacions modificades les reconeixereu per una etiqueta especial i, també, perquè rebreu una anotació nova amb la modificació que s'hagi portat a terme.

En tot moment podeu eliminar la subscripció a una agenda compartida si desmarqueu el quadre de selecció.

Tingueu present que els responsables d'una agenda poden forçar la subscripció a totes les persones que hi tenen accés. En cas que sigueu subscrits a una agenda compartida, rebreu una notificació d'aquest fet la propera vegada que entreu a l'agenda personal.

⇒ Entreu a la intranet de pràctiques i modifiqueu l'estat de subscripció de les agendes a les qual tingueu accés.

⇒ Observeu les anotacions que teniu a l'agenda personal i mireu si n'hi ha de modificades o esborrades.

⇒ Esborreu de la vostra agenda personal les anotacions que hagin estat esborrades o modificades en les agendes compartides.

Ser administrador/a d'una agenda compartida implica poder fer certes accions sobre aquestes agendes que la resta d'usuaris no poden portar a terme. Les accions més interessants, que pensem que cal comentar, són:

• La inserció d'anotacions noves a les agendes i la gestió d'aquestes anotacions: edició, esborrat, ocultació…
• La subscripció automàtica a les agendes a tothom qui hi té accés

L'entrada d'anotacions en les agendes compartides és molt similar a la de les agendes personals, amb la particularitat que es genera una còpia de l'anotació a tots els usuaris que hi estan subscrits. Per tant, a l'hora d'entrar anotacions noves, cal anar amb molt de compte de no cometre errors que podrien afectar molta gent. Atenció: la còpia automàtica no es genera si s'ha marcat l'opció Mostra incialment oculta.

En aquest cas, la còpia de l'anotació es portarà a terme quan aquesta passi d'oculta a mostrar-se.

És possible que els responsables d'una agenda es vulguin assegurar que tothom qui hi té accés rebi còpies de les entrades que s'hi portin a terme. Això és possible des de l'opció Subscripció automàtica a tothom.

Són possibles dos nivells de permisos per als usuaris que són responsables d'una agenda. En el nivell superior, els usuaris responsables poden esborrar i modificar totes les anotacions de l'agenda sense limitacions. En canvi, en un nivell de responsabilitat inferior, els usuaris només poden esborrar i modificar les anotacions que ells mateixos han creat.

Cadascuna de les anotacions que hi ha a l'agenda mostra un conjunt d'icones que permeten portar a terme certes accions. Les icones de les anotacions que són comunes a les agendes personals i les compartides són:

	Quan se situa el ratolí a sobre d'aquesta icona es mostra informació addicional de l'anotació que no es visualitza a dins del calendari per raons d'espai.
	Permet editar el contingut de l'anotació. A les agendes compartides només tenen accés a aquesta opció els responsables de l'agenda.
	Permet esborrar anotacions. A les agendes compartides només tenen accés a aquesta opció els responsables de l'agenda.
	Evita que l'anotació s'esborri de forma automàtica quan tingui l'antiguitat que s'hagi establert en la configuració.
	Elimina la protecció d'esborrat automàtic de l'anotació. A les agendes compartides només tenen accés a aquesta opció els responsables de l'agenda. Eliminar la protecció d'esborrat d'una anotació que hagi superat l'antiguitat, és equivalent a esborrar-la.

⇒ Entreu a la intranet de formació i proveu totes i cadascuna de les accions que s'han explicat. Si us és necessari, entreu anotacions noves abans de fer-ho.

Les accions pròpies de l'agenda personal són:

	Fa que el fons de l'anotació es mostri de color gris. Es pot utilitzar per marcar les anotacions a les quals no és necessari prestar més atenció.
	Fa justament el contrari que l'opció anterior. Torna el color original de les anotacions que han estat marcades com a completades.

Les accions pròpies de les anotacions de les agendes compartides són:

	Fa que l'anotació deixi de ser visible als usuaris. Només tenen accés a aquesta opció els responsables de l'agenda.
	Fa el contrari que l'acció anterior i mostra les anotacions que s'han amagat als usuaris. Només tenen accés a aquesta opció els responsables de l'agenda. Atenció: quan una anotació passa d'amagada a visible se'n genera una còpia a les agendes personals de tots els usuaris que estan subscrits a l'agenda compartida on s'ha portat a terme l'acció.
	Permet enviar una còpia de l'anotació a l'agenda personal.

⇒ Entreu a una agenda compartida i envieu-vos una còpia d'una anotació a l'agenda personal.

Hi ha un parell de blocs associats a les agendes: el bloc calendari i el bloc d'anotacions properes. Aquests blocs permeten disposar de la informació de les agendes a la pàgina d'inici de la intranet.

El bloc de calendari mostra el mes actual i, si es posa el ratolí a sobre d'un dia, desplega un quadre amb la informació de les anotacions per a aquell dia.

El bloc d'anotacions properes informa de les anotacions que teniu a l'agenda personal per als propers dies.

Les aplicacions de les agendes, dins de l'àmbit de l'organització de centre, són moltes. Tot seguit teniu una llista d'idees de possibles agendes compartides.

Pot ser útil per organitzar les reunions que té el professorat del centre. Aquestes agendes acostumen a ser accessibles només al professorat.

Aquí tot el professorat pot anotar les sortides que fa amb l'alumnat i altres activitats que puguin alterar el desenvolupament normal de les activitats acadèmiques.

Són les agendes de l'alumnat dins de l'àmbit de l'aula. Poden ser útils perquè el propi alumnat, per mitjà d'un parell de representats, hi anoti els deures, exàmens, sortides i altres esdeveniments que afecten la dinàmica de l'aula. També poden ser útils a aquells/es alumnes que, per raons de salut o altres motius, no poden assistir a classe durant uns dies, ja que els pot ajudar a seguir l'activitat acadèmica des de casa.

Pot ser útil per anunciar i programar les activitats extraescolars del centre i, si es creu oportú, fer-les públiques a tothom que visiti la intranet.

Aquesta agenda pot ajudar a organitzar els exàmens que es posen a l'alumnat i evitar-ne la concentració durant els mateixos dies.