Formularis per a infinites aplicacions

Les necessitats comunicatives i de gestió de cada centre són singulars. No es pot establir un patró per a la gestió que sigui vàlid per a totes les escoles i/o instituts.

La intranet disposa d'una funcionalitat potent que es pot utilitzar per a infinites aplicacions. A aquesta funcionalitat se l'ha anomenada Formularis. De formularis n'hi pot haver per a tots els gustos i, si en trobeu a faltar, un administrador/a de la intranet pot crear-ne de nous fàcilment.

Aquest mòdul permet disposar de formularis a la carta. Es poden establir els camps que han de contenir els formularis, les persones que han de poder enviar-hi informació en forma d'anotacions, les persones que han de poder gestionar la informació rebuda i altres aspectes relacionats amb el seu funcionament.

Els usuaris de la intranet poden interactuar amb els formularis de tres formes diferents: enviant-hi anotacions, mitjançant la lectura de les anotacions enviades per altres persones i com a gestors d'anotacions. Als gestors d'anotacions també els anomenarem responsables dels formularis.

Amb relació a la privadesa de les dades, els formularis poden ser de tres tipus diferents:

  • Privats: la informació enviada només serà accessible a les persones responsables d'aquests formularis. Són útils quan la informació només té interès per a la persona que fa l'enviament i per a la persona que la rep. Són ideals per enviar-hi anotacions el contingut de les quals no s'ha de compartir.
  • Públics: la informació enviada és accessible a totes les persones que tenen accés a aquests formularis.
  • Públics amb validació: la informació enviada també és accessible a totes les persones que hi tenen accés, però necessiten una validació prèvia per part de les persones responsables dels formularis.

Amb relació a la forma de funcionar, els formularis poder actuar de quatre maneres diferents:

  • De múltiples respostes. Els usuaris d'aquests formularis poden enviar tantes anotacions com creguin necessàries.
  • De resposta única. Són formularis en què cada usuari/ària de la intranet només podrà enviar una anotació.
  • Anònims. Els responsables d'aquests formularis no podran veure els remitents de les anotacions.
  • De múltiples anotacions i anònims.
  • Anònims i de resposta única.

Per entendre millor el funcionament dels formularis i la seva aplicació en la gestió dels centres, llegiu els exemples que hi ha a la pàgina Exemples pràctics de formularis.

Accés als formularis

Normalment accedireu als formularis des de l'enllaç Formularis del bloc Menú, o bé, d'una manera més directa, des del blocs de formularis. En aquest bloc surt informació relacionada amb els formularis als quals té accés l'usuari/ària, ja sigui per enviar-hi anotacions i/o com a responsable.

Formulari per demanar un formulari a l'administrador/a

Accediu a la intranet de pràctiques amb el perfil de professorat i busqueu el bloc de formularis.

Feu clic a la icona amb un llapis que hi ha a la dreta del títol del formulari Vull un formulari i demaneu al formador/a que us creï un formulari nou del qual en sereu responsables i on la resta d'alumnat del curs hi podrà enviar anotacions. Aquest formulari ha de ser útil per tractar-hi algun aspecte relacionat amb la gestió d'un centre docent. Heu de decidir i explicar la finalitat del formulari i quines característiques de funcionament ha de tenir.

A la llista de formularis del bloc us poden sortir fins a tres tipus d'icones diferents:

Dóna accés a l'enviament d'anotacions.
Dóna accés a la gestió de les anotacions.
Dóna accés a la lectura de les anotacions enviades.

En tot moment us serà possible accedir a la informació de les anotacions que heu enviat. Això us permetrà verificar que han arribat correctament i si han estat vistes per alguna de les persones responsables dels formularis. Podeu accedir a la informació de les anotacions que heu enviat des de l'enllaç Notes enviades del bloc de formularis o des de l'enllaç amb un ull a la llista de formularis als quals teniu accés.

Anotacions enviades als formularis

Anotacions enviades als formularis

Comproveu que l'anotació que acabeu d'enviar ha arribat correctament. El més probable és que el formador/a encara no l'hagi vist. Podeu saber si aquesta anotació ha estat consultada des de la informació que teniu al costat del text Estat de la nota.

Consulta de l'estat de l'anotació enviada als formularis

Des de la pròpia anotació podeu rebre una resposta de les persones responsables. L'opció de resposta fa possible una interacció entre les persones responsables i les remitents.

En un període d'un o dos dies el formador/a us crearà el formulari que li heu demanat. Quan el tingueu disponible, feu el que queda d'aquesta pràctica. Mentrestant, podeu avançar feina de la pràctica següent.

Gestió de les anotacions per part dels responsables

A la part anterior de la pràctica heu vist com s'envia una anotació a un formulari. En aquesta segona part veureu com es poden gestionar les anotacions per part de les persones responsables i descobrireu el potencial que té aquesta funcionalitat.

Accediu a la intranet de pràctiques i comproveu si sou responsables del formulari que en l'apartat anterior de la pràctica heu demanat al vostre formador/a. Si és així, podeu continuar; si no és així, caldrà que us espereu una mica més.

Si sou responsables d'un formulari, tindreu la capacitat de gestionar les anotacions que s'hi hagin enviat.

Accediu a la intranet de pràctiques com a alumnat, busqueu el bloc dels formularis i envieu una anotació al formulari del qual sou responsables i que abans heu demanat al formador/a. Feu el mateix amb tres dels formularis demanats pels vostres companys i/o companyes de l'aula. Feu un esforç per imaginar que us trobeu en una situació real i intenteu que el contingut de les anotacions sembli el màxim de verídic possible segons la informació que se us demani.

Dins de l'apartat de gestió de les anotacions d'un formulari, hi ha un quadre amb la informació introduïda per a cadascuna d'elles.

Vista ampliada de les anotacions

Des d'aquest quadre podreu fer les accions següents:

  • Validació de les anotacions, en cas que es tracti d'anotacions que requereixin validació. Des d'aquesta opció podreu validar les anotacions que hàgiu rebut. Aquesta opció no es veu a la imatge anterior, ja que l'anotació està validada.
  • Edició de les notes privades del responsable i la resposta als remitents. Les notes privades dels responsables us poden ser útils per portar un control de les anotacions. Aquest camp vindria a ser com un bloc de notes per a les persones responsables. La resposta al remitent, com ja s'ha comentat abans, és visible per a les persones que han enviat les anotacions. En cas que les respostes siguin públiques, la qual cosa es pot haver definit en el moment de crear el formulari, les respostes també les veuran les persones que tinguin accés de lectura a les notes del formulari. En el moment de modificar les respostes als remitents, podeu decidir enviar un missatge privat a la persona remitent amb còpia del contingut introduït en aquest camp.

Resposta al remitent

  • Esborrat d'anotacions. Permet eliminar de forma definitiva anotacions.
  • Marcatge de les anotacions com a completades. Canvia les anotacions de color i els posa el qualificatiu de completades. Això és útil quan cal donar una importància inferior a una anotació. Denota que la informació que conté aquella anotació ha deixat de tenir importància o que la possible acció associada a aquella anotació ha estat portada a terme.
  • Marca. Permet donar una importància més alta a una anotació per ressaltar-la. En aquest cas es mostra una bandera associada a aquesta anotació. En al bloc d'elements marcats, que s'ha comentat en el primer mòdul, també apareixerà un enllaç a les anotacions marcades amb una bandera.

Anotació marcada amb una bandera

  • Respon amb un missatge privat. Obre el formulari de correu intern de la intranet i permet enviar un missatge privat directament al remitent de l'anotació.

Enviament d'un missatge privat des d'una funció

Les anotacions prenen colors diferents segons el seu estat. Al final de tot de la llista de les anotacions hi ha una llegenda dels colors que n'identifica l'estat. Aquests colors podrien ser diferents als mostrats a la imatge de sota, ja que es poden configurar des de la intranet.

Llegenda de colors de les anotacions

Aneu al formulari del qual sou responsable i proveu totes i cadascuna de les opcions que s'han explicat.

Exportació de les anotacions a un fitxer en format CSV

Heu vist que els formularis permeten fer una gestió de les anotacions més o menys adequat. No obstant, en algunes ocasions pot ser bo portar a terme la gestió de la informació amb l'ajut d'eines més potents. Amb l'exportació de les anotacions a un format CSV això serà possible, ja que podreu obrir-les i tractar-les des d'un full de càlcul com el Calc de l'OpenOffice o l'Excel de Microsoft.

Per crear un fitxer CSV amb la informació de les anotacions cal fer clic a l'enllaç Exporta a CSV del menú d'opcions dels formularis i seleccionar la informació que voleu que contingui el fitxer.

Tria de les opcions presents en el fitxer CSV

Aneu al formulari del qual sou responsable i assegureu-vos que hi teniu entrades algunes anotacions.

Feu clic a l'enllaç Exporta a CSV i trieu la informació que voleu que contingui el fitxer d'exportació.

Accés a l'exportació

Obriu el fitxer amb el programa Calc de l'OpenOffice o l'Excel.

Amb les dades en format CSV no hi ha pràcticament limitacions pel que fa al tractament de la informació, ja que teniu a la vostra disposició eines molt potents que us ho fan possible.