Mòdul 3 - Pràctica 3

En un centre docent sovint es generen petites notícies i informacions que cal fer arribar a la resta de membres de la comunitat educativa. Entre el professorat és habitual que aquestes informacions es facin arribar per mitjà de fulls impresos posats a les taquilles, normalment situades a la sala del professorat. El tauler pot suplir, en gran mesura, l'ús de les taquilles aportant un conjunt important d'avantatges:

• Enviament immediat en el moment en què s'escriu la informació, sense necessitat de fer-ne còpies i portar-les a les taquilles.
• Possibilitat de consultar les informacions i enviar-les des de qualsevol ordinador amb connexió a Internet.
• Reducció de la despesa en paper i fotocòpies.
• Possibilitat d'adjuntar documents electrònics, com documents de text, imatges, sons…
• Possibilitat de poder enviar informacions d'una forma àgil i segura a tots els membres de la comunitat educativa: professorat, alumnat, famílies…

En aquesta pràctica veureu com s'administra i utilitza el mòdul del tauler de notes.

Tots els usuaris de la intranet tenen accés al tauler de notes, però només poden veure les notes a les que se'ls hi ha donat accés.

⇒ Entreu a la intranet amb l'usuari/ària admin

⇒ En el bloc Menú principal feu clic a l'enllaç Tauler.

El tauler mostra les informacions, anomenades notes, en una taula ordenades per data i hora d'enviament. Inicialment veureu la taula buida. A la imatge següent es mostra com es veu el tauler amb dues notes d'exemple:

Com es pot observar a la imatge, cadascuna de les notes té associada un conjunt d'icones que permeten portar a terme diverses accions.

	Serveix per validar notes. Només surt a les notes que estan pendents de validació i només la veuen els usuaris que tenen la capacitat de poder-les validar.
	Permet editar notes. Només apareix si l'usuari/ària té els drets per dur a terme aquesta acció.
	Permet esborrar notes. Només apareix si l'usuari/ària té els drets per dur a terme aquesta acció.
	Fa possible deixar de veure notes sense esborrar-les. Tingueu present que si oculteu una nota no podreu recuperar-ne la visualització.
	Dóna accés a la llista de persones que han visualitzat la nota. El fet de que una persona estigui en aquesta llista no implica, necessàriament, que hagi llegit la nota, sinó que ha entrat al tauler quan la nota ja hi era i se li ha mostrat per pantalla.
	Fa possible marcar notes per poder-hi accedir fàcilment des del bloc de novetats i marcats.
	Elimina la marca de les notes. Només apareix en aquelles notes que han estat marcades.
	Permet forçar la caducitat de les notes i emmagatzemar-les. Aquesta icona només la veuen els usuaris que poden administrar les notes del tauler.
	Permet enviar comentaris a les notes a les quals s'ha especificat que admeten comentaris.

El Tauler, degut a la facilitat d'ús que presenta, pot esdevenir un espai de comunicació important amb un ús destacat. Això pot provocar que les notes s'acumulin i s'emmagatzemi una quantitat d'informació gran. Per fer més fàcil la cerca de notes és possible classificar-les en temes i, posteriorment, es permetrà filtrar les notes segons aquests temes.

Amb la finalitat de facilitar la cerca i el filtre d'informació, el tauler incorpora dos blocs: el Titulars i el Temes del tauler.

El bloc Titulars apareix a la columna de la dreta a la pàgina inicial de la intranet i mostra els titulars que acompanyen les notes i que han estat escrits en el moment de ser creades.

Els titulars de les notes tenen un període de vigència. Durant aquest període els titulars apareixen en aquest bloc, i s'hi pot fer clic per accedir a la nota corresponent o, també, es pot accedir a una categoria sencera de notes.

El bloc Temes del tauler conté una llista amb els temes definits en el tauler i permet accedir directament al conjunt de notes d'aquests temes.

L'apartat d'administració d'aquest mòdul serveix per configurar les diverses opcions del tauler de notes per als diferents grups d'usuaris de la intranet. S'hi poden crear temes de notes, decidir quins grups de la intranet poden ser triats com a destinataris de les notes, quin grup d'usuaris pot validar les notes enviades, etc.

⇒ Entreu a la intranet amb l'usuari/ària admin.

⇒ Accediu a l'administració del tauler, aneu al menú horitzontal de la capçalera, a l'opció Administració → Mòduls IW → Tauler.

S'obrirà una finestra amb informació de la configuració actual del tauler i des d'on es poden fer els canvis necessaris.

A la part superior de la pantalla d'administració del tauler trobareu la taula de temes, on apareix una línia per a cada tema. A la columna Opcions trobareu les icones per editar-los i esborrar-los. Davall la taula trobareu un enllaç a la creació de temes nous.

⇒ Creeu un tema nou clicant a l'enllaç Crea un tema nou.

⇒ Indiqueu un nom i una descripció pel tema i el grup que podrà veure les notes d'aquest tema. Feu clic a Crea el tema per acabar.

Davall la taula de temes trobareu la taula de destinataris i de nivell de permisos dels usuaris a l'hora d'enviar les notes.

La columna Es pot triar fa referència a si es poden enviar notes a aquest grup (en el cas de poder triar els destinataris) i la columna Marcat per defecte serveix per indicar si, en accedir al formulari de creació de notes noves, aquest grup apareix inicialment seleccionat com a destinatari.

Heu de tenir en compte que cal que sempre hi hagi com a mínim un grup seleccionat a l'opció Es pot triar.

⇒ Decidiu quins grups de la intranet es podran triar a l'hora de fer l'enviament d'una nota al tauler i marqueu les caselles que els corresponen.

⇒ Decidiu, també, quins d'aquests grups estaran marcats de manera predeterminada en el formulari d'enviament d'una nota nova i marqueu-ne les caselles.

La columna Permisos serveix per definir quines accions podran dur a terme els diferents grups en accedir al tauler.

Els permisos del tauler tenen una estructura de capes, on cada nivell inclou tots els inferiors.

La columna Requereix verificació serveix per a que les notes no s'enviïn fins que un/a responsable les hagi llegides i validades.

⇒ Decidiu quin serà el nivell de permisos per a cadascun dels grups de la intranet, pel que fa a enviar, editar i esborrar notes. Procureu que hi hagi diversos nivells de permisos per als diferents grups.

A sota la taula de destinataris i permisos apareixen diverses opcions de caràcter general del mòdul, com ara la carpeta on es desaran els adjunts de les notes (si n'hi ha), el grup de persones que poden validar les notes, la caducitat i els colors de les notes. Si ho considereu convenient, podeu canviar alguna d'aquestes opcions.

⇒ Feu clic al botó Modifica la configuració per fer efectius els canvis.

Fins ara només heu definit com s'ha de comportar el tauler però encara no l'heu fet servir pel que realment té interès: l'enviament de notes informatives.

⇒ Feu clic a l'opció Tauler del bloc Menú principal.

⇒ Feu clic a l'enllaç Afegeix una nota nova.

⇒ Ompliu el formulari de creació d'una nota nova. Pareu atenció a tots els camps.

Els camps del formulari de creació d'una nota nova són:

• Contingut de la nota: és l'espai on es posa la informació que es vol transmetre per mitjà de la nota que s'està creant. També permet triar el tema a on quedarà classificada la nota.
• Data de publicació: apareix la data corresponent al moment en que s'envia la nota. Aquest camp no es pot editar.
• Data de caducitat: quan s'arribi a la data posada en aquest camp, la nota s'esborrarà automàticament. La data que surt per defecte en aquest camp depèn de la configuració del tauler.

• Titular: informació breu del contingut de la nota que apareix en el bloc Titulars, que pot estar present a la pantalla d'inici, i des del qual es pot accedir directament al contingut de les notes.
• Des de: data en què apareixerà el titular en el bloc Titulars.
• Fins a: data en que desapareixerà el titular del bloc Titulars.

• Enllaç on trobar més informació: opcionalment, permet afegir un URL a la nota com a informació addicional.
• Text de l'enllaç: text que es mostrarà a la nota que estarà enllaçat amb l'URL indicat en el camp anterior. Habitualment és una descripció molt breu de la pàgina enllaçada.
• Adjunta un fitxer informatiu: opcionalment, permet adjuntar un fitxer a la nota.
• Text de l'enllaç amb el fitxer: text que es mostrarà a la nota que estarà enllaçat amb el fitxer. Habitualment és una descripció molt breu del contingut del fitxer.
• Destinataris: permet decidir quins grups d'usuaris rebran la nota.
• Admet comentaris: si es marca aquesta casella, es podran enviar comentaris a la nota.

⇒ Envieu la nota fent clic al botó Envia.

⇒ Accediu a la intranet amb diferents perfils: professorat, alumnat, administració… i envieu alguna nota al tauler per tal de comprovar com veuen el tauler els membres de cada grup. Observeu, en cada cas, el que succeeix segons quins siguin els permisos dels grups on estan ubicats aquests usuaris. En fer els enviaments, classifiqueu les notes en temes. Feu que alguna o algunes de les notes admetin comentaris i envieu-ne algun.

⇒ Navegueu pel tauler tot filtrant les notes per tema.

Fàcilment, el tauler pot esdevenir un concorregut espai de comunicació entre els usuaris de la intranet. Per aquest motiu, és important insistir en la necessitat de classificar correctament les notes del tauler.

Si un usuari/ària té accés a una nota i no té accés al tema on aquesta nota està classificada, la podrà veure igualment. En aquest cas, la nota només serà visible quan es triï la opció de visualitzar totes les notes del tauler.