Autocrat

Autocrat és un complement per a full de càlcul que ens permet combinar documents. En el full de càlcul hi tindrem una llista. A part, en un Google docs, crearem un document que ens farà de plantilla.

Finalment, el complement ens crearà un document per cada una de les files del full de càlcul, substituint determinats camps de la plantilla pels valors del full de càlcul.

Amb un exemple s'entendrà millor. Suposem que acabem d'avaluar un projecte i volem fer un informe per a cada alumne.

1. Creació del full de càlcul

Caldrà pensar les dades que volem que apareguin en l'informe. El següent full podria ser una opció.

Hi apareixen els alumnes, les tasques avaluades, l'assoliment global i els comentaris finals.

2. Creació de la plantilla de l'informe

Cal crear un document en Google docs i fer l'informe. En el lloc on calgui inserir algun camp del full de càlcul, només hem de posar el camp entre els signes « ».

3. Complement Autocrat

Cal tornar al full de càlcul i utilitzar el menú Complements / Autocrat / Launch. Si encara no s'ha instal·lat el complement, no apareixerà i caldrà instal·lar-lo.

Un cop arrencat, començarem fent una nou treball.

Ens demanarà un nom pel treball (ja que el mateix full de càlcul podria servir per fer diverses combinacions de documents).

Després, ens demanarà quina és la plantilla de l'informa. Caldrà seleccionar el document que hem creat anteriorment.

Abans de passar a la següent pantalla, caldrà esperar uns segons, fins que aparegui la plantilla com a carregada.

Caldrà triar la pestanya del full de càlcul on hi ha ls dades que es volen combinar i assegurar-se que s'han relacionat bé els camps de la plantilla (document) amb els camps del full de càlcul (capçalera de la taula).

A continuació, cal seleccionar el nom que tindrà l'arxiu resultant (o els arxius resultants). Es poden utilitzar etiquetes com en la plantilla. Per tant, seguint amb l'exemple, si volem que els arxius generats tinguin per nom el nom de l'alumne, podríem indicar el següent nom per a l'arxiu:

Informe de l'alumne «Alumne»

En la mateixa pantalla, podem triat si es crearà un sol arxiu, on els informes estaran en diferents pàgines, o si es crearà un arxiu per a cada informe. També podem triar el format, document de Google o PDF.

Finalment, cal triar la carpeta del nostre Drive on es col·locaran els arxius creats.

L'Autocrat ofereix opcions més avançades, com col·locar cada arxiu en una carpeta diferent, compartir els documents amb usuaris concrets i enviar-los per correu, etc. Però per conèixer el funcionament bàsic del complement, no són necessàries. Per tant, es pot fer clic al botó SAVE.

Per general els informes, només cal fer clic al botó play.

En pantalla apareixerà el procés, quants arxius ha processat i el total. En el full de càlcul, l'Autocrat afegirà 4 columnes on indicarà quan s'ha creat el document i l'enllaçarà.

Si un cop creats els documents detectem errors i els hem de tornar a crear, cal esborrar aquestes columnes, ja que si no l'Autocrat no crearà els documents, encara que fem clic al botó play.