Creació de grups dins de Google groups

És molt recomanable activar l'opció que només l'administrador pugui crear grups, configurant Google Groups for Business.

Per crear grups, l'administrador té dos camins diferents.

  • A través de la pàgina de Google groups (sempre que el servei Google Grups per a Empreses estigui habilitat per l'usuari administrador - podem fer servir grups de Google i tenir el servei de Google Grups per a Empreses desactivat).
  • A través de la consola.

Ja que tota la configuració es fa a través de la consola, és més lògic fer-ho d'aquesta manera.

A continuació es presenta el procés per crear grups explicat amb text i amb imatges. Abans, mostrem un vídeotutorial que explica el mateix procés.



Creació d'un grup

Accedim a la consola i entrem a l'apartat Grupos.

O bé, des del menú lateral despleguem l'opció Directori i seleccionem l'entrada Grups:

En la pàgina de grup només cal prémer la pestanya de Crear grup.

Ja només caldrà donar un nom per al grup i indicar el principi de l'adreça electrònica (el final sempre serà el nostre domini).

És molt important marcar el grup com a Restringit (Restricted). Sinó usuaris que no siguin del grup podrien llegir-ne els missatges.

També recomanem marcar l'opció que només puguin unir-se al grup els usuaris convidats (per l'administrador o el gestor d'usuaris del grup).

Afegir membres a un grup

Un cop creat el grup, apareix la pantalla de configuració. Allà tenim l'opció de gestionar els membres del grup.

Només caldrà introduir les adreces dels usuaris (o grups) clicant Afegir membres.

Un cop afegits, es podrà triar si són membres, propietaris o gestors.

Podem assignar a una altra persona el rol de gestor per tal que sigui aquesta persona l'encarregada de mantenir al dia l'alta i baixa d'usuaris a un grup des de Google Groups (no podrà fer-ho des de la consola però Google té el servei de Google Groups per Empreses que permet interactuar amb els grups sense tenir accés a la consola1))

Google grups també té l'opció de carregar massivament els membres a través d'un fitxer CSV (això permet afegir múltiples usuaris a múltiples grups simultàniament en un sol fitxer CSV!).

Configurar permisos d'un grup

El grup que hem definit és un grup on tots els membres poden enviar correus al grup i tots poden veure els membres. Un grup típic.

Si es vol que el grup tingui altres característiques, com per exemple que només els propietaris hi puguin escriure, caldrà configurar els permisos. Per fer-ho, en la pantalla de configuració del grup triem una de les dues opcions que et permet arribar: Configuració d'accés.

Un cop a dins, passem el ratolí per la part dreta i aparèixer la icona del llapis, clicant sobre aquesta podrem editar els diferents paràmetres, finalment caldrà guardar.

Aquesta opció pot ser interessant per a un grup d'informació de famílies. L'equip directiu hi pot enviar informació, però les famílies no poden enviar-hi res, només ho poden rebre.

1) com a norma general no ens interessarà que els alumnes tinguin accés al servei de Google Grups per a Empreses, el podem desactivar per la unitat organitzativa dels alumnes així segur que no hi accedeixen - els grups seguirant funcionant sense cap problema!