Utilització dels calendaris per a reserva d'espais i recursos

Una de les opcions que ofereixen els calendaris de Google és la de reservar aules o recursos. És molt habitual que en un centre hi ha un carro de portàtils, una càmera de vídeo o simplement aules que es puguin reservar.

Des de la consola podem definir els recursos i llavors qualsevol professor podrà reservar-los i consultar-ne les reserves des del Calendari. Per tant, podrà consultar i fer les reserves des de qualsevol lloc i a qualsevol hora.

Per gestionar-los cal que accedim a la consola d'administració, i des del menú lateral naveguem fins a Aplicacions > Google Workspace > Calendari:

Després cal que cliquem a l'opció Recursos:

Des de 2017 Google proposa estructurar millor els recursos. Per fer-ho hem de tenir definits edificis amb les seves plantes (encara que només en tinguem un). D'aquesta manera es poden assignar als recursos a quin edifici i planta es troben per facilitar-ne la informació que es mostra al calendari.

Si no tenim definits edificis a la consola, quan creem un recurs ens apareix el següent avís:

Així doncs, si volem seguir les recomanacions de Google, definirem el(s) nostre(s) edifici(s). Per fer-ho, des de Aplicacions > Google Workspace > Calendari > Recursos (o directament des de Directori > Edificis i recursos > Gestionar recursos), clicarem a Afegir edifici:

Tornarem a seleccionar l'opció Afegir edifici:

Omplim les dades que ens demana (nom de l'edifici, Plantes i, opcionalment, l'adreça):

Si tenim més edificis repetim l'operació. Finalment tindrem el llistat d'edificis, podem procedir a la definició de recursos desplegant el menú superior i escollint l'opció Recursos:

Des de Aplicacions > Google Workspace > Calendari > Recursos (o directament des de Directori > Edificis i recursos > Gestionar recursos), clicant el botó groc que conté el signe (+), podem afegir recursos.

A la pantalla d'afegir recurs, introduïm:

• Categoria: sala de reunions o bé altre recurs
• Edifici i planta (de la configuració dels edificis que haurem fet prèviament)
• Nom del recurs
• Capacitat (obligatori si és una sala)

Com hem comentat, cada recurs que creem com a administradors té associat, automàticament, un calendari. El problema és que aquest calendari està disponible amb permisos de visualització per tot el domini! Haurem de canviar el permisos per tal que només els docents puguin veure i fer reserves en aquests calendaris dels recursos.

Per canviar els permisos doncs, com a administradors, el cercarem al calendari. Per fer-ho cal anar a la pàgina principal del calendari de Google i clicar al botó + a les opcions d'Altres calendaris.

Després cal que escollim l'opció Navega pels recursos:

Apareixerà la llista de recursos i podrem seleccionar el que vulguem:

Un cop seleccionat, ens apareixerà el missatge que s'està afegint el calendari del recurs al nostre Google Calendar:

Ara al menú de l'esquerra (menú de configuració de Google Calendar) veurem un nou calendari amb el nom del recurs, hi cliquem a sobre:

Si baixem per la pantalla de configuració del calendari trobarem l'apartat Permisos d'accés per als esdeveniments i ens assegurarem de desmarcar les dues opcions.

A més, al següent apartat Comparteix amb persones o grups concrets compartirem el calendari amb les persones que n'hagin de fer ús¹⁾

Ja tenim creat el recurs i configurat el calendari perquè els docents puguin fer-ne ús per les reserves. Però, com es fa una reserva?

Per reservar un recurs (aula, carro de portàtils, càmera de vídeo…), un professor només ha d'anar al seu calendari i crear un esdeveniment el dia i hora que vulgui fer la reserva. En les opcions de l'esdeveniment, podrà clicar l'opció Sales:

Li apareixerà una llista amb els recursos disponibles (els que ja estiguin reservats aquell dia i hora surten com a no disponibles i no es poden seleccionar).

Si un professor es troba que un recurs que vol reservar no està disponible pot saber qui l'ha reservat.

Per fer-ho només s'ha d'afegir el calendari del recurs (tal com hem fet com administradors) i buscar el dia i hora l'entrada de calendari que ha bloquejat el recurs, editant-lo surt el compte de correu de la persona que l'ha reservat: