Utilització dels calendaris per a reserva d'espais i recursos

Una de les opcions que ofereixen els calendaris de Google és la de reservar aules o recursos. És molt habitual que en un centre hi ha un carro de portàtils, una càmera de vídeo o simplement aules que es puguin reservar. Des de la consola es poden definir tots aquests recursos i qualsevol professor podrà reservar-los i consultar les reserves des del Calendari. Per tant, podrà consultar i fer les reserves des de qualsevol lloc i a qualsevol hora.

Cal accedir a la consola d'aministració, triar Aplicacions, Google Workspace i Calendaris.

Caldrà triar l'opció Recursos.

Amb el botó groc que conté el signe +, podem afegir recursos.

Indicant el nom del recurs serà suficient, tot i que es poden afegir més detalls.

Cada recurs que crea l'administrador porta associat un calendari. Per cercar-lo només cal anar a la pàgina principal del calendari i fer clic al botó + de la capsa Altres calendaris…. Després cal triar l'opció Cerca Recursos.

Apareixerà la llista de recursos i l'administrador pot afegir el calendari que necessiti.

Un cop afegit, pot entrar a les seves propietats i canviar la compartició. Cal assegurar-se que no és públic ni està disponible per als usuaris del domini. Només s'ha de compartir amb els grups que han de poder fer les reserves, amb permís de Veure tota la informació de l'esdeveniment.

En el cas d'aules o despatxos, és habitual que ja tinguin un horari d'ocupació fixat per a tot el curs. La manera més senzilla de fer aquesta reserva inicial és que l'administrador, un cop s'ha afegit el calendari, creï aquests esdeveniments directament al calendari del recurs.

Per reservar un recurs (aula, carro de portàtils, càmera de vídeo…), un professor només ha d'anar al seu calendari i crear un esdeveniment el dia i hora que vulgui fer la reserva. En les opcions avançades de l'esdeveniment, podrà triar l'opció Sales.

Li apareixerà una llista on només estan els recursos disponibles. Si algú ja ho ha reservat, no apareixerà en la llista.

Només haurà de triar el recurs i desar l'esdeveniment.

Si un professor es troba que un recurs no està disponible i vol saber qui l'ha reservat, té l'opció de cercar el calendari del recurs.

Igual que hem vist que l'administrador podia afegir el calendai d'un recurs, un professor també ho pot fer (si en té permisos).