Google Documents
En aquest apartat trobareu informació sobre la creació i gestió dels documents de Google Drive:
A Google Documents s'accedeix des del menú d'aplicacions de l'entorn de Google:
Accés a Google Documents
Com tota la resta de serveis de La meva Xtec, Google Documents és fàcil, senzill i ràpid d'utilitzar i el que es prioritza és l'eficàcia.
Aspecte general de la pàgina principal de Documents XTEC
- Cerca de documents. Permet cercar per paraules clau, per tipus i per propietats o compartició amb altres comptes. Hi ha també un enllaç que duu directament al llistat de tots els documents destacats.
- Configuració. A part de mostrar els detalls de l'activitat del Drive, des d'aquí es pot configurar la càrrega, gestionar les aplicacions i canviar el tipus de visualització.
Menú de configuració
- Creació i càrrega de documents. Amb l'opció "Crea un document nou" (icona a peu de pàgina) podreu crear nous documents.
Creació de nou document
- Llistat de documents. En aquest espai tindreu la relació de documents creats, pujats i els que altres usuaris/àries comparteixen amb vosaltres. Aquells documents que han tingut modificacions des de la darrera vegada que els vàreu obrir apareixen en negreta. En seleccionar un document apareix un seguit d'icones per a realitzar diferents accions: veure els detalls descriptius del document (vista en miniatura, descripció si en té, col·leccions a les quals pertany i comptes amb els quals està compartit), imprimir-lo, ubicar-lo a diferents col·leccions, compartit-lo, esborrar-lo i altres.
Per accedir al menú principal, haurem de posar-nos sobre de la icona de la part superior:
Menú principal
A partir d'aquest desplegable, l'usuari podrà accedir també a Fulls de càlcul, Presentacions i a tots els arxius i carpetes de Drive.
Crear documents
Des de l'opció Crea es proposa la creació de diferents tipus de documents i la possibilitat de crear col·leccions per tal d'organitzar-los. Tan sols s'ha d'obrir el desplegable i triar el tipus de document que es vol crear:
- Document de text
- Presentació
- Fulls de càlcul
- Formulari
- Dibuix
- Col·lecció (carpeta)
Documents. Google Drive
Per afegir l'App Galeria de plantilles del Drive:
- Feu clic en el botó "Nou" (nou document del Drive)
- Es despleguen totes les opcions, feu clic en "Més" i en "+ Connecta més aplicacions"
- En el camp de cerca de Connexió d'aplicacions a Drive escriviu "Drive Template"
- Per finalitzar feu clic en el botó "+Connecta" (de la part superior dreta)
Pujar documents
Hi ha dues maneres per pujar arxius i carpetes a Google Drive.
Arrossega i deixa anar. Si teniu les últimes versions de Google Chrome o Mozilla Firefox, podreu penjar els vostres arxius i carpetes directament a l'escriptori de Google Drive.
Arrossegar documents
Penja. Si el vostre navegador no us permet aquesta opció, haureu d'usar l'opció NOU i penjar els fitxers i carpetes corresponents.
Crear i pujar Documents
Des d'aquí també es podrà accedir a la creació de Documents, Fulls de càlcul, Presentacions, Formularis o Sites, entre d'altres.
Google Drive permet previsualitzar i visualitzar diferents formats d'arxius de text, imatge, vídeo, web o ofimàtics, entre d'altres.
La visualització dels arxius permet revisar l'historial, administrar permisos, descarregar, previsualitzar el contingut o afegir comentaris. Google Drive també et permet tenir una previsualització d'alguns d'aquests formats
Aquí en posem alguns dels exemples més destacats. A l'espai de suport de Google, hi trobareu el llistat exhaustiu (més informació)
- Imatge (.JPEG, .PNG, .GIF, .TIFF, .BMP, .PSD)
- Vídeo (WebM, .MPEG4, .3GPP, .MOV, .AVI, .MPEGPS, .WMV, .FLV)
- Text (.TXT)
- Codi (.CSS, .HTML, .PHP, .C, .CPP, .H, .HPP, .JS)
- Microsoft Office (.DOC, .DOCX, .XLS, .XLSX, .PPT, .PPTX)
- També admet .PDF; la funció OCR (Optical Character Recognition) reconeix el text i el transforma en editable (més informació).
Compartir, col·laborar i publicar documents
Els documents creats amb Documents, Fulls de càlcul o Presentacions poden tenir diferents graus de visibilitat a la xarxa. En principi tots són privats però podeu:
- Compartir amb altres usuaris i usuàries de manera que també puguin accedir al document.
- Col·laborar, si doneu permís no només per veure el document sinó també per editar-lo.
- Afegir comentaris al document.
- Enviar el document com arxiu adjunt a un missatge de correu electrònic.
- Publicar com a pàgina web i fer el document visible a la xarxa.
- Restringir la visibilitat només a persones del domini XTEC: en aquest cas, per veure el document caldrà que hi estiguin identificades a La meva XTEC.
Un document es pot compartir amb persones concretes o obtenir un enllaç per tal de poder enviar la URL.
Quan es comparteix un document amb altres persones, el programa demana si es vol enviar un missatge de correu electrònic en el qual es pot adjuntar el document.
També es pot decidir que les persones a qui es convida a col·laborar en l'edició del document puguin convidar d'altres persones o no i donar de baixa col·laboradors en qualsevol moment, sempre i quan es sigui el propietari o es tingui el permís per fer-ho.
Procés de compartició de documents
Com canviar la configuració de la compartició
Una opció interessant quan es treballa de manera col·laborativa és la dels comentaris, que mostren en text escrit, el nom de l'usuari o usuària que l'ha escrit i la data. Els comentaris es poden recuperar des de l'opció Comentaris. Aquests es poden respondre, eliminar i marcar com a resolts. I podeu rebre Notificacions sobre els comentaris per correu electrònic.
Crear comentaris
Gestionar comentaris
Documents XTEC és una molt bona aplicació per a l'edició col·laborativa de documents, però cal trobar estratègies de treball. A les fases a les quals considereu necessari deixar constància de l'autoria de les aportacions, cada persona pot escriure en colors diferents o bé treballar amb comentaris.
El xat i la possibilitat d'edició simultània en temps real faciliten el seguiment, ja que, mentre s'està editant, es marca sobre el document la posició de cada persona, tot destacant allò que va escrivint. També es pot consultar l'historial d'edició del document, per revisar les contribucions que ha fet cada persona (Fitxer | Consulta l'historial de revisions).
Incrustar documents
Per obtenir el codi de l'iframe necessari per incrustar el document en un web heu de publicar el document, feu Fitxer | Publica al web … i accediu a la pantalla següent:
Publicar un document
En el moment en el que heu publicat el document podeu obtenir el codi de l'iframe que heu de copiar en la pàgina web on el voleu incrustar.
Aquí teniu un exemple d'url:
Codi iframe
Una vegada publicat el document podeu fer que es deixi de publicar fent clic en el botó deixa de publicar (Fitxer | Publicar al web …) en el moment que vulgueu.
Feu clic en "Insereix", podreu veure el codi de l'iframe:
Incrustar formulari
Descarregar documents
L'usuari també té la possibilitat de descarregar els documents que estan en línia per a la seva edició local.
Passos per descarregar un document
Desactivar la descàrrega de documents compartits