Incorporació de l'alumnat al nou curs

Per preparar el curs vinent hem d'afegir els nous alumnes al nostre Moodle. Hem de pensar que ja tenim alumnes inscrits, que han desat informació al lloc, com ara fotografia, descripció, i les feines que han estat fent als diferents cursos.

Caldrà doncs seguir alguna de les estratègies següents.

Partir de zero amb la matriculació d'alumnes

Aquesta és l'opció més senzilla de totes, però presenta alguns inconvenients.

  1. Anem al menú Administració→Usuaris→Comptes→Accions amb usuaris en bloc
  2. Per tal de triar només els alumnes, cliquem al botó Mostra característiques avançades, per tal de definir un filtre específic.
  3. Posem Estudiant com a rol del curs, i fem clic a Afegeix filtre.
    Filtre
  4. Marquem Tots els filtrats i cliquem Afegeix els marcats a Seleccionats.
  5. Finalment en el desplegable Amb els usuaris seleccionats triem Suprimeix.

Moodle no elimina mai els usuaris de la seva base de dades, el que fa és marca-li un camp com esborrat, això fa que no perdem mai la seva feina dins dels cursos, ja que d'una altra manera es perdrien tots els seus missatges als fòrums (i les respostes de persones que encara són dins de Moodle)

Ara ja tenim a tots els estudiants esborrats. Llavors els podrem donar d'alta amb qualssevol dels mètodes que hem vist a Incorporació de l'alumnat.

Si seguiu aquest mètode, els vostres alumnes perdran tota la informació que tenien el curs anterior, com ara la fotografia, descripció, i també la contrasenya de manera que cada curs caldrà donar-los una nova contrasenya.

Afegir només els nous alumnes

Aquest mètode és igual a l'anterior, però no ens preocupem d'esborrar tots els alumnes, simplement creem el nostre CSV per pujar-lo al moodle, però aquest cop posarem en Tipus de càrrega: Afegeix només usuaris nous, omet els ja existents.

Amb això estarem afegint només els nous usuaris, els altres conservem totes les dades dels existents. Obtenim el resum de la importació:

Amb aquest mètode, no eliminem els alumnes que ja no són al centre. A més, cal portar un control estricte de les noves incorporacions, per tal de donar les contrasenyes als nous alumnes. Amb aquest mètode tampoc modificarem el seu camp nivell per tal d'actualitzar el nivell d'estudis que estan cursant actualment.

Per tal de tenir controlats els nous usuaris, podem copiar el contingut de la pàgina resum del Moodle a un full d'OpenCalc, de manera que podrem filtrar pel camp Estat, i obtenir només els nous usuaris.

Afegir els nous alumnes i actualitzar els existents

Aquest mètode, encara que és el més laboriós, és la solució òptima, ja que afegeix els nous estudiants, als antics actualitzem el camp nivell d'estudis però conservem l'antiga contrasenya. Per tal de fer aquest mètode farem els passos següents:

  1. Cal crear un altre cop el CSV a partir de SAGA com si volguéssim pujar de nou a tot l'alumnat, tal i com s'indica a Incorporació de l'alumnat.
  2. Llavors en un mateix llibre de OpenCalc, posarem dos fulls en un posarem les matriculacions del curs anterior (atenció a les noves incorporacions que hem anat afegint manualment a aquest fitxer), i en un altre full posarem l'exportació de SAGA convenientment modificada d'aquest curs. És evident que tindrem moltes repeticios entre els dos fulls.
  3. Farem servir la funció CONSULTAV() de OpenCalc (BUSCARV() en versions antigues), per tal de buscar si l'usuari existeix en l'anterior llista, i en aquest cas, agafar el valor de la seva contrasenya. La sintaxi d'aquesta funció és:

    La funció CONSULTAV()

    CONSULTAV(valor_a_buscar;rang_de_valors;num_columna_a_retornar;cerca_aproximada)

    Al nostre cas posarem CONSULTAV(A2;'curs anterior'.$A$2:$B$15;2;0) és a dir, volem buscar el valor de username, entre els valors del curs passat, i que ens retorni la segona columna password, i que la cerca sigui exacta (0=FALS).

  4. A més, per controlar els nous usuaris, farem servir les funcions SI() i ESERROR(), per tal que ens doni una nova contrasenya. Recordeu replicar la formula a totes les cel·les que calguin.
  5. Finalment eliminem l'antiga columna password i exportem el nou full a CSV i importem a moodle.

Exemple de cerca de les antigues contrasenyes - moodle_2_anys.ods

En aquest exemple es pot veure com hem utilitzat les anteriors funcions per tal d'aprofitar la contrasenya dels usuaris ja registrats. La funció final és:

=SI(ESERROR(CONSULTAV(A2;'2009-10'.$A$2:$B$15;2;0));B2;CONSULTAV(A2;'2009-10'.$A$2:$B$15;2;0))

Si a més volem eliminar els usuaris que ja no són al nostre centre, farem una cerca amb la funció CONSULTAV() del curs anterior cap al nou curs, per tal de trobar aquells alumnes que ja no apareixen a la nova llista. Llavors amb aquests usuaris crearem una nova columna delete que posarem amb valor 1, i els pujarem també en un CSV al Moodle.

Exemple de fitxer per esborrar els antics usuaris - per_eliminar.ods

En aquest exemple hem fet servir la funció:

=SI(ESERROR(CONSULTAV(A2;'2010-11'.A2:A13;1;0));1;0) en la columna delete

Aquest mètode es pot simplificar fent un bon ús de la funció Eliminar repeticions que incorporen d'altres fulls de càlcul. Però llavors no tindríem controlades les llistes definitives, ni controlaríem quin de les dues repeticions eliminem.

A les darreres versions de moodle, hi ha l'opció d'actualitzar els usuaris ja existents i MANTENIR la antiga contrasenya, de manera que ens podem estalviar la comparació amb les contrasenyes anteriors. És a dir, creem el fitxer tal qual amb una nova contrasenya, però al pujar-lo al moodle aquest mantindrà l'antiga.