Mòdul 2 - Tema 4

Catalogar consisteix a descriure, indexar i classificar de la forma més acurada possible un document per tal de reconèixer-lo i poder-lo recuperar d’una forma correcta i ràpida. Dit d’una altra manera és la tècnica que permet descriure un document i introduir-ne les dades al catàleg utilitzant els registres documentals.

Com ja s’ha comentat a la pràctica 2 d’aquest mòdul, el registre documental dóna la informació necessària per identificar el document en el conjunt del fons, per conèixer quins són els seus continguts temàtics, i per localitzar el document.

La catalogació és la fase més important de la cadena documental. Una catalogació acurada ajudarà els usuaris de la biblioteca escolar a trobar fàcilment aquell document que li ha d’aportar la informació que necessita per a realitzar una activitat. Una mala catalogació només facilitarà que l’usuari es perdi en el soroll informatiu que provoca una mala gestió documental.

La primera feina que té qui assessora les persones responsables d’una biblioteca escolar és incidir en la importància d’aquest procés: per tant cal conèixer-lo.

En aquesta pràctica no s’explicarà com fer-ho, perquè ja hi ha una documentació i una formació bàsica.

Prenent com a punt de partida que es coneix el funcionament de l’epèrgam i la manera de catalogar-hi, en aquesta pràctica només s’incidirà en aquells aspectes essencials que la persona assessora en biblioteques escolars ha de tenir en compte per fer un bon acompanyament al centre educatiu per tal de facilitar-li el procés de catalogació.

És de caràcter tècnic i facilita que la persona que cataloga dins del centre no treballi en debades i perdi informació.

Per començar a catalogar un recurs, cal clicar sobre l'opció Afegeix del menú lateral esquerre del mòdul de Catalogació. Es visualitzarà una fitxa amb tots els camps en blanc, exceptuant el de Registre on apareixerà automàticament el número de registre consecutiu al de l'última fitxa entrada.

Els camps que s’usen per catalogar el registre documental amb l’epèrgam són de dos tipus

• Les dades bibliogràfiques: Registre, ISBN, CDU, Format, Títol, Autor, Editorial, Col·lecció, Lloc d’edició, País, Data, Llengua, Matèria, Descriptors, Nivell, Resum, URL, Imatge.
• Les dades físiques: Mides, Volums, Pàgines, Procedència, Característiques, Camp lliure i els ítems referits als Exemplars (número d’exemplars, Signatura, Situació i Estat).

A l'hora de catalogar cal omplir aquells camps que facilitin la identificació i l’accés ràpid a un registre documental del catàleg de la biblioteca i permetin recuperar-lo. En la catalogació amb l’epèrgam es recomana que, com a mínim, es complimentin els camps marcats de color verd a la il·lustració següent.

El camp ISBN permet cercar el registre del recurs que es vol afegir al catàleg en altres biblioteques epèrgam, i incorporar-ne les dades de forma automàtica.

La cerca es pot fer de dues maneres: cerca per ISBN (sobre el Catàleg de literatura infantil i juvenil de la XTEC i sobre les biblioteques de la Diputació de Barcelona) i cerca per ISBN a altres catàlegs (sobre els catàlegs actius de la resta de biblioteques epèrgam -inclòs el de literatura infantil i juvenil de la XTEC-).

Els camps CDU, Format, Autor, Editorial, País, Llengua, Descriptors i Nivell estan controlats per una llista d'autoritats. Per a la seva compleció cal utilitzar els termes inclosos en una llista a la qual s’accedeix clicant al botó (lupa) que hi ha al costat del camp. Aquests camps poden ser modificats i ampliats. Per això és important tenir en compte algunes consideracions sobre com completar-los:

En cas de dubte, en entrar el nom d’un autor cal tenir en compte aquestes orientacions:

• Per designar l'autoria d'un document cal consultar el lloc adequat, la font principal d'informació.
• Davant del dubte i donat que hi ha moltes excepcions, s’ha de consultar el catàleg de la biblioteca pública o Llista d'encapçalaments de noms i títols de la Biblioteca de Catalunya (LENOTI) (conté els registres d'autoritat de nom, nom-títol i títol emprats per a la catalogació dels documents).
• Entrar sempre el responsable de l’obra. Si no hi apareix i se’n coneix l’autoria també es farà l’entrada.
• Només es deixarà aquest camp buit si no se’n coneix l’autor de l’obra, ni es té manera d’identificar-lo.
• Els Autors que al cognom hi porten un article o una preposició al davant: el, la, de…, com per exemple de J.B. de Panafieu, s’han d’entrar com PANAFIEU, J. B. de i no pas DE PANAFIEU, J.B.

Només cal posar el nom de l’editorial, sense mencionar la paraula editorial, excepte en els casos que formi part del nom. Exemple: Edicions 62 o Ediciones B.

Escriure el nom de l’editorial tal i com apareix al llibre i sense el nom de la ciutat. En cas de duplicitat de llengües s’utilitzarà la llengua del catàleg.

Si interessa fer constar el número d’edició respecte de l’edició inicial, es farà constar al camp Característiques: s'hi indicarà el número de l’edició precedint la paraula edició de forma abreujada (2a ed.).

Si és una primera edició no cal fer-ne menció.

Pel que fa al material inèdit (documents produïts des de la mateixa escola: dossiers, revistes escolars, aplecs de treballs…) es deixarà el camp editorial buit. S’anotarà la informació de referència al camp Característiques.

El nom del país s'ha de consignar en la llengua d'ús del catàleg.

Si el document és escrit en més d’una llengua (diccionaris bilingües i edicions bilingües), també s’afegirà la segona llengua.

Per a la catalogació d’enregistraments sonors i enregistraments audiovisuals al camp llengua s’anotaran les llengües en què l’usuari pot escoltar i seguir el document.

La resta de camps són de text lliure, és a dir, que no hi ha limitacions per introduir-ne el contingut sempre que es descriguin correctament les característiques del document que s’hi sol·liciten.

El títol s’ha d’introduir en el mateix ordre, tal i com està escrit a la portada del llibre (el títol original). S'ha de respectar la seva redacció, l'ordre i l'ortografia. Exemples: Anna Bruixa o El mar explicat a petits i grans.

En escriure el títol és preferible restringir l’ús de majúscules a la lletra inicial i als casos que convingui (noms propis, etcètera). Exemple: El zoo d’en Pitus. Altres aspectes a tenir en compte sobre el camp títol:

• Els llibres que tenen un títol on s'inclou l'autor s'han de consignar de la manera com apareix. Exemple: Els contes d'Andersen.
• Si un llibre inclou més d'un títol es transcriuen en l'ordre que apareixen separats per un espai, un punt i coma (;) i un altre espai. Exemple: La fierecilla domada ; Rinconcete y Cortadillo.
• Si el document conté un subtítol, aquest s’ha de transcriure a continuació del títol separat per un espai, dos punts (:) i un altre espai. Exemple: Mar enllà : l'expansió mediterrània (segles XIII-XV).
• Algunes obres tenen dos títols. És el cas d'algunes obres bilingües. S'escriuen en l'ordre que apareixen en el llibre i el segon títol se separa del primer per un espai, el signe igual ( = ) i un altre espai. Exemple: El ric i el pobre = El rico y el pobre.

El nom de la col·lecció s’ha d’introduir tal i com està escrit i, al darrere, separat per un punt i coma (;) i espai, el número de la col·lecció. Exemple: Els grumets de mar enllà; 21.

Si el document pertany a una subcol·lecció o a una sèrie dins una col·lecció s’ha d’escriure: [Nom col·lecció]. [Nom subcol·lecció o sèrie]; [núm]. Exemple: Els Grumets. Sèrie blava; 175.

Es tracta de la ciutat on ha estat publicat el document. Es transcriu en la forma i en la llengua d'ús del catàleg. Exemple: Barcelona - Vitòria - Milà - Nova York.

Posar l’any de publicació de l’edició del document que es registra, en el seu defecte, en cas que no hi consti de manera evident, s'anotaran per ordre:

• La data de copyright ©
• La data del Dipòsit legal que indica la data en què va ser imprès el document.

Als documents que tenen més d'una data, s'hi anotarà la primera data que hi consta.

La redacció ha de permetre saber, a la persona que consulta el catàleg, si el document en qüestió és idoni per a les seves necessitats.

El resum hauria de respondre a les preguntes següents:

• De què tracta?
• Quina és la intenció de l'autor en escriure'l?

El resum no cal que sigui massa extens. Cal que aporti la informació justa i necessària.

Quan es cataloga un document sonor amb cançons, al camp resum fóra convenient anotar el títol de les cançons que en formen part. Si és un document sonor que inclou diferents contes també fóra convenient anotar el títol dels contes que l'integren.

En el cas d'un vídeo o un DVD que inclou diversos reportatges, com que en el camp títol s'ha escrit el títol genèric, al camp resum s'anoten els títols dels diferents capítols.

Els descriptors formen un vocabulari ordenat alfabèticament de conceptes que permeten descriure el contingut d’un document utilitzant les paraules del llenguatge natural. L’epèrgam utilitza un llistat per facilitar el control dels descriptors i aconseguir el màxim de coherència al catàleg. Aquest llistat consta de tres nivells, el Nivell 1 i el Nivell 2 inclouen descriptors, el Nivell 3 està a disposició del centre en cas que ho cregui oportú.

Unes normes d’ús:

• Preferentment utilitzar els termes ja introduïts al catàleg.
• Cal determinar els temes del document de manera significativa i excloure aquells dels que no tracta encara que es mencionin.
• Evitar la multiplicitat de descriptors d’un sol document. És preferible utilitzar termes més genèrics abans de termes específics.
• Utilitzar sempre el mateix terme per referir-se a un concepte i que siguin d’ús dins el llenguatge normalitzat.
• Cal tenir en compte les necessitats dels usuaris del catàleg i procurar evitar descriptors que sabem per avançat que no seran utilitzats.
• Utilitzar només una única llengua.
• Utilitzar els termes en singular.
• Utilitzar els noms i evitar l’ús de verbs i d’adjectius.
• Cal saber el tema de què tracta el document i excloure aquells descriptors que no facin referència a la temàtica.
• Evitar usar molts descriptors, és millor usar els més genèrics abans que molts d’específics.
• Usar el mateix terme per definir temàtiques iguals en llibres diferents.

La Classificació Decimal Universal és un dels sistemes de classificació que permeten representar el contingut d'un document utilitzant un codi alfanumèric. La seva funció és agrupar el documents al prestatge per temes i facilitar l'accés directe i la seva recuperació.

Tot i que inicialment la CDU va dividir el saber universal en 10 grups o classes, actualment hi ha la tendència a simplificar-los, unint la classe 4 amb la classe 8. A les biblioteques públiques de Catalunya hi conviuen les dues versions de la CDU.

Les obres de ficció es cataloguen de manera diferent segons siguin:

La signatura topogràfica es construeix de forma automàtica amb el valor de la CDU més les 3 primeres lletres del cognom de l'autor (per això és imprescindible introduir els autors pel cognom). Quan d'un document no es coneix l'autoria, a la signatura caldrà fer-hi constar les tres primeres lletres de la primera paraula amb contingut del títol (s’exclouen els determinants, les preposicions, etcètera). Les xifres de la CDU i les tres primeres lletres del cognom de l’autor o del títol del llibre se separen per un espai. L’aplicatiu construeix la signatura amb les lletres tal com estan introduïdes en el camp Autor, és a dir, la primera en majúscula i la segona i tercera lletres en minúscules (si els cognoms dels autors s'han introduït en majúscules, les lletres de la signatura apareixeran en majúscules).