Mòdul 2 - Tema 2

La cadena documental és el conjunt d’operacions i tècniques que s’apliquen a la col·lecció o fons documental d’un servei d’informació i documentació i que comprenen les fases d’entrada, anàlisi / tractament i difusió.

Les fases de la cadena documental estan diferenciades pels objectius que es pretenen assolir i les accions que es realitzen a cadascuna d’elles.

L’entrada de documents inclou tres subfases: la selecció, l’adquisició i la recepció.

La selecció és el procés en el qual es decideix quins documents s’afegeixen o eliminen de la col·lecció o del fons. L’entrada de documents en un centre educatiu suposa que en primer lloc hi hagi una recollida dels documents existents al centre, per tal de conèixer els materials que hi ha i l’estat en què es troben, i, a continuació l'esporgada per tal de seleccionar aquells, dels que disposa ja el centre, que són adients per formar part de la biblioteca escolar.

La selecció és potser una de les baules de la cadena documental més important car aquest procés ha de tenir en compte quins seran els usuaris, a qui s’adrecen els documents seleccionats i quines seran les necessitats i els interessos del centre.

Cal que els centres tinguin, per una banda, definits uns criteris de selecció i, per l’altra, les recomanacions que facin les entitats especialitzades en llibres infantils i juvenils i els experts en literatura infantil i juvenil:

• Instruments de selecció: fires i salons especialitzats en literatura infantil i juvenil, catàlegs de les editorials, revistes especialitzades, bibliografies, bases de dades, premis…
• Procediments per a la selecció de fons: les valoracions dels comitès de lectura, peticions dels usuaris…
• Criteris de selecció i de valoració dels documents: cal conèixer els criteris que ofereixen especialistes per escollir els llibres per a una determinada edat.

La biblioteca escolar ha de tenir una política d'adquisicions en la qual s’haurien de reconèixer:

• els documents que el centre ha de tenir,
• els responsables de la tria i del manteniment,
• el pressupost que hi ha destinat a l’adquisició de documents i com es distribueix,
• quines són les prioritats.

La política d’adquisicions ha d’atendre les necessitats de la biblioteca i les demandes del claustre de professors.

L'adquisició es pot fer de diferents maneres:

• Compra: s'ha de comprar d'acord amb la política d’adquisicions, pot ser puntual o mitjançant subscripció.
• Donacions: es poden rebre per part d’institucions o d’altres biblioteques. També es poden rebre per part de famílies. Sempre s’ha de deixar ben clar quins són els documents que la biblioteca acceptarà d'acord amb els criteris de selecció ja establerts i les seleccions bibliogràfiques elaborades pel mateix centre.
• Intercanvi de publicacions amb altres biblioteques i institucions.

La recepció és l’últim procés de la fase d’entrada i consta de tasques de caire administratiu, el registre i la preparació del material.

Les tasques de caràcter administratiu consisteixen en:

• La revisió del material conforme compleix els criteris d’adquisició de documents i, en el cas de donacions, l’estat dels mateixos.
• La impressió del segell a la portada dels documents adquirits o donats. El segell permet identificar la pertinença del document al centre educatiu.

El número de registre és un número correlatiu que s’assigna al document i que permet identificar-lo dins el conjunt del catàleg del centre. En el cas d’usar un programa de catalogació com l’epèrgam, el registre s’assigna de manera automàtica.

La preparació del material inclou accions com:

• Folrar per protegir els llibres i conservar-los millor.

• Etiquetar per al préstec, ja sigui de manera manual (la bosseta amb la fitxa blava que s’enganxa a la part interior de contracoberta en els llibres) o bé mitjançant la utilització d’etiquetes amb codis de barres que s’enganxen en diferents parts segons la tipologia de documents:
  • en un llibre, a la portada,
  • a les publicacions periòdiques, a la coberta,
  • als discos, cassets, vídeos, CD o DVD, a la caràtula,
  • també cal incloure l'etiqueta als materials gràfics: mapes, fotografia, làmines…

La catalogació dels documents o l'anàlisi documental té com a principal objectiu la identificació del document per a poder-lo localitzar i fer-ne el control quan està en circulació. L’ús de programes informàtics i aplicatius on-line com l’epèrgam faciliten aquesta feina.

Els documents tenen una sèrie d’atributs formals (autor, títol, edició, extensió, etc.) i atributs de contingut (la matèria, el resum…). L’analista ha de buidar aquests atributs d’acord amb unes normes descriptives i elabora un altre producte, la referència documental, que inclou totes les dades identificatives i les descriptives del document.

L’objectiu de l’anàlisi formal (que també rep el nom de catalogació o descripció bibliogràfica) és descriure els atributs estructurals dels documents; per fer-ho s’utilitzen les dades que aporta el mateix document, d'aquesta manera s’estableixen els punts d'accés o encapçalaments bibliogràfics: autor, títol, editorial, col·lecció, ISBN…

Els punts d’accés són noms, codis o termes que serveixen per localitzar i cercar el document. Els més comuns són el de l’autoria i el títol, tanmateix en entorns automatitzats com el de les biblioteques escolars que utilitzen l’epèrgam qualsevol element pot ser emprat per recuperar el document (lloc, any d’edició, ISBN…).

Per descriure un document s'utilitzen unes normes de descripció per tal d'aplicar sempre els mateixos criteris, la utilització de normes estandarditzades també ens permet l'intercanvi de dades entre les diferents biblioteques.

Les normes que s'utilitzen són les Regles angloamericanes de catalogació: traducció de les Anglo-American cataloging rules, second edition, 1988 revision. Barcelona: Biblioteca de Catalunya; Vic: EUMO, 1996. Aquest document indica com s'han de triar de forma correcta els punts d’accés de cada document per fer la seva introducció al catàleg.

L’objectiu de l’anàlisi del contingut és identificar i representar amb la màxima precisió la matèria del document, amb la finalitat de facilitar-ne la recuperació. Aquesta part de l’anàlisi documental estableix els punts d’accés per matèries o pel contingut del document.

L'anàlisi de contingut conté tres operacions:

• Classificació: l’anàlisi del contingut es representa en un llenguatge documental alfanumèric amb l'objectiu d'ordenar físicament el document. Les biblioteques escolars utilitzen la Classificació Decimal Universal, adaptada a les biblioteques escolars d'infantil, primària i secundària per Mercè Abeyà, Montserrat Gabarró, Anna Gasol i Alba Rebordosa.
• Indexació: el contingut del document es representa en un llenguatge documental d'indexació amb l'objectiu de recuperar-lo amb la utilització del catàleg. És el cas dels descriptors o del Llistat d'Encapçalaments de Matèries.
• Resum: permet representar de forma abreujada els continguts del document.

L'objectiu d'un catàleg és permetre la recuperació de la informació del fons documental, el resultat de la cerca serà diferent segons com s’hagin introduït les dades.

El processament tècnic s’ocupa d’ordenar i de conservar els documents en condicions òptimes.

Aquesta fase, alguns especialistes la consideren una subfase més àmplia que integraria l’anàlisi documental i el tractament. Una volta està enllestida la referència documental, és a dir s’ha fet la descripció bibliogràfica (catalogat), el document està preparat per ser ordenat.

En el cas de les biblioteques escolars, el document està preparat per ser col·locat a les prestatgeries. A l’hora d’ordenar-les s’han de tenir en compte les zones o espais de la biblioteca, l’organització dels fons segons el seu ús i la manera com s’han senyalitzat.

Pel que fa a les zones o espais i a les seccions de la biblioteca, ja se n’ha fet esment a la posada en marxa de la biblioteca escolar.

Un aspecte essencial per a l’ordenació del fons és la signatura topogràfica que parteix de la senyalització dels espais o zones

Es tracta d’un sistema de classificació que facilita als usuaris l’accés als documents. L’ordenació del fons de la biblioteca escolar pren com a referència la Classificació Decimal Universal (CDU), que conforma, juntament amb les tres primeres lletres de l'accés principal (generalment l’autoria, o en cas que no n’hi hagi perquè sigui una obra col·lectiva, les tres primeres lletres del títol), la signatura topogràfica del document.

La signatura topogràfica identifica cadascun dels materials als espais i a les prestatgeries de la biblioteca.

L'objectiu final dels processos descrits fins al moment és la recuperació de la informació dipositada al fons de la biblioteca escolar per part de l’usuariat i, a la vegada, fer que aquest procés esdevingui d'aprenentatge per l'alumnat del centre.

La recuperació de la informació i la difusió del fons significa que han d’estar disponibles uns mitjans per a la cerca d’informació i dels documents de la biblioteca. Per poder dur a terme alguna d’aquestes accions, el responsable de la biblioteca s'ha de servir d’estratègies de difusió i de marquèting per tal de motivar l’usuariat. En aquesta fase de la cadena documental els responsables de la biblioteca escolar han de dissenyar aquells serveis, materials i activitats que donin resposta als principis inclosos en el projecte educatiu del centre.

El principal instrument de cerca que es posa a l’abast dels usuaris és el catàleg informatitzat que permet fer cerques a partir dels punts d’entrada o encapçalaments bibliogràfics. Tanmateix hi ha altres maneres de facilitar la cerca i que hom pot tenir en compte, és el cas de les fonts bibliogràfiques (inventaris, guies de lectura, bases de dades de sumaris o bé butlletins de noves adquisicions) i dels recursos d’informació en xarxa (cercadors, directoris, portals)

Els serveis de difusió més destacats són:

• L’accés al fons que pot ser directe i indirecte a través del catàleg.
• Els serveis de referència que són els serveis que es donen per orientar i ajudar l’usuariat en la consulta del fons, en la cerca, localització, la selecció i identificació de les fonts d’informació i la informació final. Es tracta d’un servei personalitzat.
• El préstec. En aquest cas cal incloure-hi el préstec interbibliotecari..
• La formació d’usuaris, bàsica per dotar d’autonomia l’usuariat en l’accés al fons de la biblioteca.

La connectivitat als centres educatius i l’ús d’eines informàtiques i de la web social faciliten la cooperació entre els responsables de les biblioteques escolars en les diferents fases de la cadena documental.

En la selecció, la cooperació permet evitar duplicar esforços en la localització de novetats, compartir els recursos electrònics en xarxa més adients per a la gestió i determinats fons que són molt específics.

Es poden fer compres conjuntes per tal de millorar les condicions econòmiques. És una bona opció per a biblioteques, que com les escolars, solen tenir un pressupost migrat.

En aquestes fases destaca la catalogació compartida, la qual es pot fer dues maneres:

• Catalogació centralitzada: procés pel qual la catalogació la fa una biblioteca que posteriorment distribueix les referències documentals a la resta de biblioteques de la xarxa. Aquest tipus de catalogació implica que hi ha d’haver una autoritat central que assumeixi la responsabilitat de la catalogació. Aquest sistema és l’utilitzat per la xarxa de biblioteques públiques.
• Catalogació cooperativa: procés pel qual les referències documentals són aportades per diferents biblioteques que creen un catàleg col·lectiu. En aquest tipus de catalogació cal que hi hagi un equip que corregeixi les desigualtats en la descripció. Aquest sistema és l’utilitzat per la xarxa de centres de recursos pedagògics per elaborar el catàleg de les seves biblioteques.

En aquesta fase cal destacar dos aspectes pel que fa a la cooperació:

• Els instruments de cerca com els catàlegs col·lectius i els repositoris institucionals que multipliquen de manera exponencial l’accés a la documentació.
• Els serveis de difusió, com el préstec interbibliotecari o d’altres, permeten arribar a un major nombre d’usuaris.