Exemple 3

Enregistrar un document d'entrada



Accediu a Gestió > Correspondència > Entrada i cliqueu el botó [Nou]

A la pantalla següent es mostren els camps necessaris per a desar la informació relativa al document que s'enregistra. La informació es presenta agrupada en diferents apartats.

Dades del nou registre

Aquest apartat conté les dades del registre:

  • ASSENTAMENT: El programa assigna automàticament el número de l'assentament en el moment de desar-lo. El número d'assentament té el format 20xx/yy, on els primers 4 dígits corresponen a l'exercici actual i yy al número d'ordre corresponent.
  • DATA: És la data en què s'efectua el registre.
  • TIPUS: Aquest camp s'emplena automàticament.



Registre de Correspondència
Dades del nou registre



Dades del document

  • DATA: Correspon a la data del document.
  • TEMA: Cal seleccionar un tema de la llista si s'han creat anteriorment.
  • DOCUMENTS ADJUNTS: S'ha de marcar aquesta casella si l'escrit comptava amb documents adjunts.
  • ASSUMPTE: Breu descripció de l'assumpte del document.
  • OBSERVACIONS: Es poden escriure aquelles observacions necessàries. No és un camp obligatori.



Registre de Correspondència
Dades del document



Dades del remitent

Si el remitent ha estat enregistrat com a contacte de remitents, només cal introduir el Codi, o bé cercar-lo dins la llista del camp Remitent existent i la resta de dades s'emplenaran automàticament.

Si el remitent no està introduït a la llista de contactes, es poden emplenar els camps en el moment d'enregistrar el document. Aquestes dates no s'inclouran dins del registre general de Remitents.

Registre de Correspondència
Dades del remitent



Següent

En aquesta secció cal especificar si s'ha de fer alguna acció amb respecte a aquest document:

Registre de Correspondència
Següent



Les accions possibles són:

  • No s'ha de fer res: és l'opció que es presenta per defecte.
  • Pendent de resposta: si és selecciona aquesta opció, a la casella del costat hi figurarà la data en què s'ha marcat pendent de resposta.
  • Resposta enviada : si és selecciona aquesta opció, a la casella del costat hi figurarà la data en què s'ha marcat resposta enviada.



Distribució

Aquest darrer apartat permet enregistrar, si és necessari, la distribució que se'n faci del document, és a dir, a qui se n'hi facilita una còpia i la data en què s'efectua.

Registre de Correspondència
Distribució



Cal acabar clicant el botó [Desa] . Això ens retornarà a la pantalla inicial d'Entrada:

Registre de Correspondència
Registre d'entrada