Modificar opcions avançades d'informes


Els informes són el principal perifèric de sortida que ofereix Microsoft Access 2010, en aquesta pràctica farem una visió de les opcions que ens presenten i un estudi de les seves característiques principals.


Anatomia d’un informe.

Quan es crea un informe nou el programa estableix automàticament tres seccions:

  • Secció Encapçalament de pàgina: s’imprimeix en la zona superior de cada pàgina de l’informe. Acostuma a incloure el títol de l’informe.
  • Secció Detall: és la secció principal de l’informe. Presenta les dades detallades de la taula o consulta sobre la qual s’ha fet l’informe.
  • Secció Peu de pàgina: apareix en la part inferior de la pàgina i ens dóna informació com la data i el número de pàgina.

Cada informe pot tenir exclusivament un únic encapçalament de pàgina i un únic peu de pàgina.

A més de les tres seccions automàtiques anteriors, un informe pot presentar les seccions següents:

  • Secció encapçalament de l’informe: s’imprimeix un cop a l’inici de l’informe, és únic i pot incloure gràfic o efectes per millorar l’aspecte de presentació.
  • Secció peu de l’informe: s’imprimeix un sol cop al final de l’informe, és únic i permet presentar totals o informació de resum.
  • Secció encapçalaments de grup: apareix abans del detall de grup, permet fer agrupacions per categories o conjunts de registres que estiguin relacionats (curs, ciutat, categoria, nivell, ….).
  • Secció Peus de grup: es presenta després del detall de grup i ofereix resums o totals dels registres agrupats en les categories establertes.


En la base de dades de treball biblioteca_m5.accbd, anem a la finestra d'elements de la base de dades i en Informes, obrim l’informe Alumnes, en vista Disseny.

Tenim la imatge següent:



Les seccions automàtiques són les remarcades en vermell i les opcionals que apareixen en el disseny d’aquest informe estan remarcades en blau. En agrupar els alumnes per curs s’ha creat un Encapçalament de grup (curs) i un Encapçalament d’informe amb el títol, Alumnes.


Crear un informe en vista Disseny.

El programa Access des de la finestra "Informes" ens permet crear nous informes amb l’assistent que ofereix diverses opcions que cobreixen la major part de les necessitats corrents de treball.

Seguint amb la base de l’exemple anterior fem clic en la icona de nou informe i se’ns obre el quadre de l’assistent amb les seves opcions:



Per aprofundir en el maneig del programa practicarem com crear un informe nou en vista Disseny, triem com origen de les dades les taules Llibres i Autors.

S’obre la finestra de Disseny de l’informe, tenim diversos elements, les finestres Disseny, Organitzar, Format i Configurar, que ens ajuden en la tasca de disseny de l’informe.

També disposem altres elements per al desenvolupament i adaptació de l’informe.



  • La barra Disseny de l’informe proporciona eines per desar, vista prèvia, i imprimir l’informe, i tallar, copiar i enganxar objectes de l’informe.
  • La barra Format inclou eines que ens ajudaran a personalitzar l’aspecte de l’informe, podent canviar la font, mida, alineat, color, ombra i altres atributs físics de l’Informe.


Seguim amb la pràctica de creació d’informe amb l’origen de dades Llibresi Autors, que hem posat com exemple. Anirem per etapes aquest procés i estudiarem les opcions i controls de què disposem.

Agregar camps a l’informe.

Sobre el disseny de l’informe es poden anar situant els camps que volem que hi apareguin arrossegant-los des de la finestra Llista de camps, amb el ratolí i deixant-los anar a la secció que volem de l’informe.

Es poden seleccionar més d’un camp a la vegada com es feia en els formularis o emprant la tecla Control per seleccionar camps no contigus o la tecla Mayús per seleccionar camps contigus.



En la imatge podem veure com s’arrossega tant el camp com la seva etiqueta dels camps seleccionats Títol, Autor, i Any Edició, a la secció Detall. També amb l’eina Ordenar i agrupar seleccionem els criteris d’ordre dels camps inserits en l’informe.




Aquest fet pot resultar desaconsellat en alguns formats d’informe (tipus tabular), per la qual cosa convé tallar les etiquetes i enganxar-les a la secció Encapçalat de l’informe.



Aquesta és una de les raons que justifiquen la utilització dels assistents de creació d’informes que automatitzen aquests procediments.

Seleccionar i desplaçar objectes de l’informe.

Per seleccionar objectes d’un informe fem clic damunt d’ells, apareixen els punters de selecció al voltant de l’objecte i el podem desplaçar o canviar-ne atributs. Hi ha l’opció de seleccionar i desplaçar-ne més d’un al mateix temps si premem la tecla Mayús mentre seleccionem i arrosseguem els objectes on els volem col•locar.

Després els deixem anar en la secció on volem que estiguin situats.

Quan desplacem objecte i etiqueta van com un conjunt. De vegades volem que estiguin separats, com en el nostre exemple, aleshores cal anar amb el cursor a la cantonada superior esquerra de l’objecte (el punter es converteix en una mà amb un dit assenyalant cap amunt) , això permet manejar per separat objecte i etiqueta. A partir d’allí podem desplaçar per separat objecte i etiqueta.

En la figura veiem els camps desplaçats per situar-los en línies i les etiquetes en la secció d’encapçalament de pàgina (tallades i enganxades) com havíem assenyalat en l’apartat anterior.



Alinear objectes i ajustar a la quadrícula.

Per alinear uns objectes amb altres, en el nostre exemple els camps i les seves etiquetes respectivament, cal seleccionar-los i anar a Eines de disseny de l'informe> Organitzar on podem escollir entre les opcions que apareixen en la cinta de menú.



Amb l’opció Ajustar a la quadrícula seleccionada, tots els objectes que movem o canviem de mida, s’ajusten a les línies de la quadrícula de l’informe. Aquesta opció es pot mantenir temporalment desactivada prement Control mentre es modifica un objecte.



En la imatge anterior dins el menú Organitzar hi ha les opcions Mida, Espai Horitzontal i Espai vertical que ens permeten Augmentar o Disminuir aquests atributs dels objectes que seleccionem.


Afegir Seccions a l’informe.

Fent clic amb el botó secundari del ratolí sobre el cos de l’informe en vista Disseny, s’obre el menú contextual en el qual seleccionem Encapçalament i peu d’informe per afegir aquestes seccions.

Per aquest menú podem accedir a altres opcions i fer aparèixer quadres i barres d’eines.

L’efecte el podem observar en la imatge següent.



Inserir imatges i títols a l’informe.


En l’encapçalament d’informe volem inserir una imatge per donar-hi un millor aspecte de presentació, seleccionem la icona Imatge de la barra d’eines i marquem la ubicació que volem per la imatge en la secció d’Encapçalat de pàgina,



S’obre el quadre per inserir imatge i triem el fitxer que volem presentar.

També volem inserir el títol de l’informe que estem creant. Per fer-ho, anem a la icona Etiqueta del quadre d’eines la marquem i en la secció Encapçalament d’Informe on volem que aparegui el títol despleguem el quadre per al text.

Escrivim en el quadre el títol Llibres per any d'edició, com tenim en la imatge,

Podem combinar mides de lletres i colors en títols i subtítols, canviar les etiquetes per fer-les més explicatives amb les opcions de la barra Format com ja hem vist en altres seccions del curs .

També es poden afegir elements de dibuix com línies i desplaçar les barres de separació de secció per ajustar la mida de la separació entre registres consecutius.

En la vista Disseny podem anar comprovant el resultat.

Podem inserir el número de pàgina fent Inserir > Números de pàgina de la barra d’eines del programa, i en el quadre d’opcions triem com es vol presentar i la seva ubicació,



Anem a vista preliminar i veiem el resultat de sortida. Un cop el tenim com definitivament es desitja, el desarem amb el nom Llibres_any.



Controls de l’informe.

Els informes contenen normalment etiquetes, quadres de text, línies, rectangles, controls d’imatge i marc d’objectes dependents o independents.

La resta de controls (com els quadres combinats o els quadres de llista) s’empren en informes que emulen formularis d’entrada de dades.

És important seleccionar els controls adients per al treball a realitzar. Revisarem els més importants i farem un repàs de les seves funcions i usos.

Etiquetes.

Serveixen per mostrar informació als usuaris, normalment s’utilitzen com a encapçalament d’informe, encapçalament de columna o de grup en un informe. No es poden vincular directament amb les dades.

Seleccionem l’eina Etiqueta en el quadre d’eines, fem clic i arrosseguem per situar l’etiqueta en l’informe.



Quadres de text.

Els quadres de text s’utilitzen per mostrar la informació del camp o el resultat d’una expressió. Es poden presentar en qualsevol de les seccions d’un informe i poden incloure qualsevol tipus d’expressió compatible amb el programa.

Per afegir un quadre de text a un informe, en seleccionem l’eina al quadre d'eines, fem clic i l’arrosseguem fins situar-lo en el lloc triat. També es pot fer des de la llista de camps si la propietat Mostrar Control del camp sigui un quadre de text.

En l'exemple inserim la data en l'informe per a conèixer quan s'ha realitzat.




Línies.

Es poden dibuixar línies per separar visualment els objectes en l’informe, en la part inferior d’un secció o sota subtotals o recomptes.

Per afegir línies es pot fer des de la seva icona en el quadre d’eines fer clic, i col•locar la línia en la secció desitjada de l’informe.



Rectangles.

Els rectangles es poden utilitzar per agrupar elements que formen un conjunt lògic en un informe o per destacar certs controls de l’informe. Es poden dibuixar rectangles al voltant de títols i subtítols o de totals o recomptes que vulguem destacar.

Per afegir un rectangle seleccionem la icona Rectangle de la barra d’eines, fem clic i arrosseguem el rectangle fins el lloc on el volem col•locar en l’informe.



De vegades el rectangle, oculta objecte que hem situat anteriorment a l’informe. Aquest fet es pot solucionar triant Organitzar > Enviar al fons i els elements anteriors queden dins el rectangle però no s’oculten, com veiem en la imatge següent:



Control Imatge.

Aquesta és la millor opció per mostrar imatges estàtiques com logotips o dibuixos en un informe. Un marc d’objecte independent pot modificar-se després de incloure’l en un informe, però no podem obrir l’aplicació de l’objecte i modificar una imatge un cop inserida en l’informe.

En la creació en vista Disseny de l’informe Llibres_any ja hem fet una inserció d’imatge, però tenim una nova opció que és la de inserir un logotip, que podem activar des de la cinta d'eines Disseny. En el nostre exemple podem veure'n el resultat.



Marcs d’objectes independents i dependents.

Ens permeten afegir objectes que tenim desat en altres arxius o aplicacions o de nova creació.

Per afegir-ne algun anem a les icones corresponents del quadre d’eines, fem clic i arrosseguem fins el lloc on volem situar el marc.

Podem seleccionar l’origen de l’objecte, el tipus i examinar en les unitats disponibles per localitzar-lo.



A aquest tipus d’objectes se’ls pot afegir hipervincles o relacions amb altres elements, en el nostre cas tenim un logotip d’un disc que ens permetrà descarregar el document.

Finalment una vista de l’informe amb les opcions que hem anat afegint,



El podem tornar a desar amb el nom Llibres_any_nou.