Crear un formulari menú

Els formularis poden tenir dues funcions bàsiques:

  • Presentar les dades d'una taula o d'una consulta.
  • Actuar com formularis menú.


En aquest segon cas, no es relacionen amb cap taula prèvia i en ells es disposa una sèrie de botons i altres elements la funció dels quals facilitar l'accés cap als diferents objectes (altres formularis, informes, consultes, taules, etc.) de la base de dades.


En el nostre exemple, farem un formulari al qual anomenarem Bibliogest, que tindrà per funció anar a diferents formularis que ja tenim creats a la base de dades o a altres objectes: executar consultes, mostrar contingut de taules, imprimir informes, etc.


Si a més a més, aquest formulari s'obre automàticament cada cop que entrem al fitxer de base de dades (veure el mòdul 4 en el que es parla de la macro autoexec), deixaríem una base de dades força completada.


Per començar, recuperem el formulari Bibliogest creat en el pràctica 3 d’aquest mòdul amb inserció d’imatges i no lligat a cap taula ni consulta prèvia, tal com hem fet en el pràctica anterior. Tenim un títol i una imatge en el formulari que anirem construint per tal que sigui el nostre menú d’inici del programa.


Ara el següent control que hi posarem per facilitar la feina de fer un menú més complet serà el control de Fitxa, que l'accionem des d'aquest botó que engrandim, de tal forma que ocupi la major part de l'espai:



Aquest control ens interessa perquè ens permet aprofitar molt l'espai, amb les fitxes ampliem molt les possibilitats d'incloure botons d'acció.


En el nostre exemple, cadascuna de les fitxes tindrà el nom de l’objecte amb el qual estarà relacionada: Taules, Consultes, Formularis i Informes.

Com que només tenim dues fitxes per defecte, caldrà afegir-ne més. Això ho podem aconseguir mitjançant el botó secundari del ratolí a sobre de les fitxes existent i triar l'opció Inserir pàgina:



Un cop fet això, per canviar les opcions de la fitxa, caldrà anar a les Full de propietats. S'hi pot accedir per dues vies, amb el botó contextual del ratolí (botó dret) i triar l'opció propietats o bé mitjançant aquest botó:

Per un d’aquests camins, obrirem el quadre de propietats de l'objecte, que ens permetrà modificar-ne l'aspecte i el contingut. Per exemple, el nom de les mateixes pestanyes de les fitxes:



També es pot afegir icones que identifiquin els elements que tenim en cada pestanya del formulari, seguint en Full de propietats > Imatge i inserint una icona disponible o cercant ocreant aquella que vulguem:



De moment, el formulari menú ens va quedant així:

Continuem afegint botons a cadascuna de les fitxes per tal que ens obrin taules, consultes, formularis i informes…


En el cas de les opcions per obrir taules, no hi ha l'opció automàtica pel menú de la creació dels botons. Per tant, cal fer-ho creant primer una macro que ens obri la taula determinada i després en les propietats del botó, assignar-li la macro creada, com veurem en el procés següent:


Primer anem a la finestra Macros, en el quadre de definició de la macro, triem en Acció: Obrir Taula, seleccionem el nom de la taula que volem que obri , per exemple Préstecs i la desem amb el nom que li vulguem donar.


Cal definir una macro per a cada acció que vulguem assignar a un botó.



Anem a col•locar els botons d’acció en la fitxa del formulari menú:

  • Fem clic en l’objecte botó d’acció de la barra d’eines i marquem sobre la fitxa el lloc on volem situar-lo.
  • S’obre el quadre següent demanant quina acció volem que faci el botó:



  • Triem la categoria i l’acció: per adreçar-se a una macro, Altres i Executar macro.
  • Relacionem (imatge següent) quina macro ha d’executar-se en clicar el botó.



  • Assignem el text o imatge que volem fer aparèixer en el botó de comandament.



Podem entrar en Propietats del botó (botó dret del ratolí), per modificar-ne aspectes de presentació i format. Ho veurem amb més detalls en el pràctica següent.



Amb la resta de pestanyes (Consultes, Formularis i Informes) es tracta d’anar creant els seus respectius botons de comandament, prèviament creades les macros que els permeten fer les accions que estiguin previstes per a la base de dades de gestió de biblioteca.


Un cop finalitzat el procés tindrem un formulari menú similar al següent:



Es pot observar que hem afegit un comandament per sortir del programa (tancar l’aplicació Access), amb un botó amb imatge relacionat amb una macro (sortir i desar-ho tot) i una etiqueta explicativa de text.


Les imatges següents ens donen una idea dels elements que hem inclòs en el formulari menú en les diferents pestanyes:


Consultes:



Formularis:



Informes:



En aquesta darrera pestanya, tenim els dos primers botons que donen l’ordre d’imprimir els informes corresponents, i el darrer que envia per correu electrònic el fitxer de la taula Alumnes. (Obre el correu electrònic i es pot enviar i afegir-hi un text o nota).


Aquest és un formulari menú bastant complet, que encara es pot millorar amb detalls de disseny i acció que facilitin el treball.


El desem amb el nom Bibliogest i ens servirà com a part del treball del mòdul.