Preparar els fitxers de dades

En el programa Microsoft Access 2010 disposem de dues utilitats que permeten preparar els fitxes de dades per a la seva conservació i posterior recuperació o utilització:

   * Còpia de seguretat d’una base de dades.
   * Compactació i reparació d’una base de dades.

Com fer una Còpia de seguretat d’una base de dades.

1. Obrim la base de dades de la qual volem fer la còpia de seguretat.En el nostre cas utilitzem el fitxer: biblioteca_m1.rar

2. Seleccionem en la barra superior Arxiu (1) > Guardar & Publicar (2) > Realitzar còpia de seguretat de la base de dades (3). Tenim la figura següent:



3. Automaticament apareix el nom del nou arxiu i la carpeta on desar la còpia de seguretat de la base de dades. Per defecte el programa crea la base amb el mateix nom seguit de la data de realització de la còpia de seguretat i es desa en la mateixa carpeta de treball actual:



4. Tanquem fent clic a "Desar" i es crea la còpia de seguretat assenyalada.

Com el procediment de creació de còpies de seguretat senzillament genera una còpia de la base de dades oberta amb el nom i la ubicació que hem donat, la restauració consisteix en desplaçar i assignar de nou el nom original al fitxer copiat.

Procediment de Compactar i reparar una base de dades:

1. Obrim la base de dades de la qual volem fer la còpia de seguretat.En el nostre cas utilitzem el fitxer biblioteca_m1.accdb.

2. Seleccionem en la barra superior Eines > Compactar i reparar base de dades.



Aquest procediment ens permet millorar el rendiment de la base de dades, en recuperar l’espai ocupat per dades i objectes que han estat eliminats en el decurs del treball amb la base de dades i que el programa conserva fins que es dóna aquest tipus d’ordre.

També es reorganitza la disposició de les dades en les taules de forma que els registres es situen en el disc de forma contigua, estalviant espai i facilitant-ne l’accés, així com la reordenació de camps numèrics del tipus Autonumèric, de forma automàtica.

Quan compactem la base de dades, el motor de la base actualitza les estadístiques de les taules i el pla de cada consulta per reflectir l’estat de les taules de la base.

Ho podem fer anant a Arxiu > Informació i s'obre la finestra següent:



Una opció del programa és Compactar cada cop que es tanqui la base de dades:

Seleccionem Arxiu > Opcions > Base de dades actual> Compactar en tancar . Ho marquem com es veu en la figura:



Aquesta instrucció inicia el procediment de compactació de la base de dades cada cop que es tanca la mateixa. El primer cop que ho intentem ens apareix aquest missatge informatiu.



Aquest procés afecta sols aquelles bases que tenen activada aquesta opció i sempre que es tingui accés i permisos complets sobre la base de dades, en cas contrari l’usuari obté un missatge d’error.