Simplificar accions repetitives


Microsoft Access 2010, permet amb l’ús de Macros dur a terme la major part de les accions que podem fer amb les barres d’eines o amb el teclat.

Les Macros són un mètode senzill per realitzar una o vàries tasques bàsiques com obrir i tancar formularis, mostrar o ocultar barres d’eines, executar informes, o altres accions repetitives en el treball amb els fitxers de bases de dades.

També serveixen per crear mètodes abreviats de teclat i per executar tasques automàticament cada cop que s´iniciï la base de dades.

Podem obrir per realitzar les pràctiques el fitxer: biblioteca_m1.rar.

Creació d’una macro

Per definir una macro, indicarem una acció o conjunt d’accions que automatitzaran un procés. Quan executem una Macro, el procés se realitzarà automàticament sense necessitat, en principi, d’interacció per part nostra.

Podem definir una Macro que obri un formulari quan l’usuari faci clic en un botó, o una Macro que obri una consulta per incrementar un percentatge els valors d’uns preus o quotes.

Per crear una Macro, hem d’obrir la pestanya Crear en la cinta superior de la base de dades, i anar al conjunt d'icones de Macros



Un cop tenim aquesta finestra iniciem la creació de la macro, fent clic en la icona de Macro.



S’obre la Full de disseny de Macro. En aquesta finestra, definim les accions que volem que s’executin, del llistat desplegable que tenim a disposició.



Depenent de l'acció triada s'afegiran al full de disseny diferents elements i finestres d'opcions.



Podem afegir tantes accions com vulguem, tot col.locant-les en l’ordre que volem que s’executin.

En l’exemple la macro dissenyada farà les accions següents:

  • AbrirTabla: ens obrirà la taula Llibres (ho hem d'introduir a l'apartat Nom Taula).
  • Bip: Emetrà un so de tipus bip.
  • IrAControl: Aquesta acció situarà el control del cursor a un dels camps, concretament al camp Títol ( hem de seleccionar el Nom el Control).
  • BuscarRegistro: aquesta acció el que ens farà és fer una cerca dins del camp (o columna de dades de Títol) d'una paraula o paraules, per exemple, que cerqui la paraula “Enciclopedia”.

A més a més, podem detallar que la recerca la faci completa de tot el camp o simplement que aquesta paraula estigui continguda en el camp.

Un cop tenim els elements de la macro tal com es desitgen, la desem amb el nom Macro1, ens crearà una icona amb aquest nom en la secció Macros de la finestra d'objectes de la base de dades.



La podem executar i veure’n el resultat:



Es poden utilitzar en qualsevol moment els botons Insertar o Eliminar files, per inserir accions entre dues existents en el disseny de la macro o eliminar alguna acció no desitjada.

S’ha de tenir cura amb l’ordre en el qual s’estableixen les accions, pensem que tenim dues accions (entre altres) que obren i tanquen un formulari. El formulari ha d’estar obert abans d’executar l’ordre de tancar el formulari, por la qual cosa l’acció d’obertura ha d’anar abans de la de tancament.

Per canviar l’ordre en el qual es troben les accions, se´n poden seleccionar algunes i arrossegar-les amb el ratolí per col•locar-les en un altra posició.

Quan la Macro està acabada, ja podem desar-la, executar-la i tancar-la.

Després es pot iniciar-la des d’un control "Botó de comandament", o executar-la des de la finestra d'elements de la base de dades fent doble clic sobre la seva icona.

Macro Autoexec

Si desem una Macro amb el nom Autoexec, cada cop que s’inicia la base de dades, s’executarà automàticament. MIcrosoft Access 2010, en arrencar busca una macro amb aquest nom, si la troba és la primera acció que realitza.

Aquesta opció és molt emprada quan es volen fer comprovacions o iniciar processos abans que l’usuari comenci a treballar amb la base de dades.


Presentem un exemple d’aquest tipus de macro, que ens permeti obrir un Formulari menú, (en el pràctica 6 en crearem un per a la base de treball), és a dir, un espai des del qual es poden realitzar les accions més importants de la base de dades.


Com en l’exemple anterior des de la pestanya Crear, triem Macro i s’obre el quadre en el qual podem assignar les Accions a realitzar, en la imatge següent tenim el seu aspecte:



Triem l’acció Obrir Formulari i seleccionem el nom del formulari a obrir, Formulari Menú.



Desem la macro amb el nom Autoexec i observem en la finestra la seva icona.

El seu efecte serà que en obrir la base de dades (cal tenir creat el Formulari Menú), aquest Formulari que permet realitzar accions sobre els elements de la base de dades s’obre automàticament.

En cas contrari apareix un missatge informant-nos que no s’ha pogut executar la macro.



Observem que les dues macros creades estan en la llista d'objectes de la base de dades en la secció Macros,



A partir d’aquests exemples, se'n poden fer molts més , ara només es tracta d'investigar entre les opcions d'accions.

Per últim, cal dir que aquestes macros també es poden assignar a botons dins d'un formulari, podem crear un botó i assignar-li l'acció que prèviament hem gravat amb una macro. (Ho veurem en el mòdul 6).