Emprar la combinació per correspondència

Microsoft Access 2010 permet combinar dades d’una base amb diferents tipus de documents externs.

En realitat quan parlem de "Combinació de correspondència" ens estem referint a la unió de dades entre una taula (o d'altres objectes) d'Access i un document base de Word, de tal forma que si volem enviar un mateix text personalitzat (Word) a un llistat de persones (taula d'Access) ho puguem fer de forma còmoda, ràpida i segura amb aquesta combinació de dades.

1. Obrim la base de dades biblioteca_m3.accdb, i en ella anem al botó de la combinació de la correspondència o la combinació amb Word:

El primer pas que ens demana és utilitzar la mateixa taula o crear una de nova i utilitzar aquesta per a fer la combinació:

2. S’obre l’assistent per combinar correspondència amb Word. Ens permet triar entre dues opcions:

  • Vincular les dades a un document existent, prèviament redactat o plantilla ja disponible.
  • Crear un document nou i vincular-hi les dades.

En aquest exemple, triarem la primera opció i treballarem amb els dos documents.

En el nostre exemple, ja hem creat un document en format word, que es pot descarregar des d'aquest enllaç i que té per nom carta_per_combinar.docx

Tots els següents passos els farem des del programa Microsoft Word al qual ens redirigeix automàticament el programa.

3. Word s’obre i presenta el seu propi assistent a la part dreta de la pantalla que anirà guiant en el procés:

Com podem observar a la part inferior de la imatge, estem situats en el pas 3 sobre 6 totals. En aquest pas podem triar un origen diferents de les dades i fins i tot editar les dades per fer-ne alguna mena de filtrat. Així, si activem l'opció de Editar el llistat dels destinataris, obtindrem aquesta finestra en la qual ens permet excloure registres de la combinació, fer-ne filtrats, etc:

A partir d'aquí, passem al següent pas, al 4. En ell ens permet acabar d'escriure la carta, personalitzar-la, i canviar els camps que apareixien amb xxxxx pel seu contingut real que no serà altre que els camps combinats corresponents en cada cas.

Així a partir del botó Inserir camp combinat, anirem substituint tots els camps amb els quals volem personalitzar la carta: Nom, curs, Adreça, població, etc. fins que la carta ens queda en una situació semblant a:

En aquests cas, amb els botons que inclou aquesta barra específica es pot ombrejar els camps combinats, que ens anirà bé pel procés de creació de la carta i que no es veuran mai en el resultat final de la combinació. També amb l'altre botó podem canviar els camps combinats pel seu contingut, una mena de mostra preliminar de com quedarà la combinació final, i saltar entre un registre i el següent:

I aquesta és la mostra preliminar que ens presenta el programa en aquest punt:

A partir d'aquí, ja tenim la carta completada i passem al darrer pas, amb el botó de següent corresponent i ens permetrà triar quin tipus de combinació volem fer:

  • Imprimir directament: va a impressora i ja no es desa.
  • Editar cartes individuals: ens genera un document nou amb tants fulls com registres tinguéssim a la taula d'origen de les dades.

Si triem la segona opció, ens permet fer una delimitació dels registres a incloure:

I un cop triada l'opció desitjada, obtenim un document nou de Word amb aquestes dades i aspecte:

Com podem veure, té un nom per defecte que és Cartes1.docx i que conté un total de 25 pàgines, una per cada registre de la nostra taula Alumnes original.

Amb les altres opcions de combinació de correspondència podem preparar sobres, etiquetes, cartes personalitzades, etc. que podem modificar i dissenyar segons les nostres necessitats.