fitxer que conté les dades a importar

Importar dades de programari d’informació numèrica.

En el nostre cas farem un exemple d’importació de dades des d’un fitxer en format Microsoft Excel, però veurem que hi ha opció de fer-ho des d’altres formats de programes de full de càlcul que tenen compatibilitat amb Microsoft Access 2010.

Seguirem el procés d’importació d’una taula des d’un fitxer format Excel a la base de dades d'exemple sobre la que estem treballant que tenim accessible en aquest enllaç:biblioteca_m3.rar.

Treballarem sobre aquest fitxer en format Microsoft Excel per fer la importació: material.xlsx

Quan importem dades del full de càlcul és molt important abans fer-hi una petita acció que ens ajudarà molt en el procés: donar nom al rang de dades (grup de cel.les que contenen la informació). Per fer-ho, cal seleccionar aquest grup de cel.les i a la part superior esquerra de la barra de fórmules, escriure el nom que desitgem, en l'exemple, "rangdades". Això farà que aquest rang, tingui un nom aprofitable per a moltes accions posteriors.

Iniciem el procés de la importació.

1. Descomprimim la base de dades: biblioteca_m3.accdb

2. Anem a la barra d'eines del programa Dades Externes i triem el botó d'Excel, tal com es pot veure a la imatge següent:

També es pot fer amb un clic amb el botó dret del ratolí sobre la finestra de taules i en el menú que apareix anar a Importar:

A l'anterior pantalla podem observar de forma resumida uns quants format compatibles per fer la importació de dades.

3. S’obre el quadre de diàleg següent on hem de seleccionar el fitxer on es troba el full de càlcul que volem importar:

Amb el botó d'Examinar ens permet cercar i triar el fitxer que conté les dades a importar:

4. Seleccionem el fitxer material.xlsx i fem Importar. Automàticament s'obrirà l'assistent on podem triar entre Mostrar full de treball o Mostrar rangs amb nom ( en tenir més d’un full el fitxer d’origen ). Si triem l'opció dels rangs amb nom és més exacta la importació doncs d'aquesta forma triem amb exactitud les dades que volem incloure en la importació:

Fem clic en Següent

5. Seguim amb l’assistent, marcant si convé, Primera fila conté títols de columna, escollim importar a Nova Taula, seleccionem que Access doni índex al camp i fixem si no volem importar algun dels camps:

6. Arribem a la pantalla final de l’assistent i ens permet posar el nom de la taula importada.

7. El procés finalitza correctament i ens apareix el missatge següent que ens demana si volem desar aquesta importació per a una altra ocasió poder-ne fer ús més ràpidament:

I així obtenim una taula importada en la nostra base de dades:

Cal tenir present que si en el full que volem importar hi ha files o columnes buides, o cel.les combinades (unides entre sí) no es podrà realitzar la importació correctament, per això és molt important, treballar-lo abans.