Entendre el concepte d’importar i exportar taules

Microsoft Access 2010 permet treballar amb dades pròpies i/o dades procedents d’altres aplicacions. En aquest pràctica i en les següents tractarem el tema de la gestió de fonts de dades externes en diferents formats.

Quan accedim a fonts de dades externes tenim dues opcions: importar i vincular.

  • La importació suposa que les dades s'incorporin en la base de dades de destinació de forma completa i independent del seu origen.
  • En el cas de la vinculació, les dades mantenen un lligam amb el lloc d'origen i si fem canvis en l'origen, aquests repercutiran també en la destinació de la importació.

Tornem a obrir la base de dades d'exemple de nou i en ella practicarem amb la importació i exportació de taules:

Exemple d’importació

1. Obrim la base de dades.

2. En Access 2010 hi ha tot un menú relatiu a les importacions/exportacions de dades, tal com podem veure a la imatge següent de l'opció Dades externes:

3. Per començar a importar dades des d'una altra base de dades del format Access, comencem accionant aquesta icona:

S’obre un quadre de diàleg en el qual ens permet accedir a la selecció d'una base de dades des d’on importarem la taula, també ens apareix la llista d’objectes que podem importar:

4. Marquem la taula o objecte a importar i fem clic en "Acceptar". Podem observar com la taula INSCRIPCIONS en aquest cas apareix en la llista de Taules de la base inicial, ja tenim una còpia d’aquesta taula incorporada a la nostra base de dades d'exemple:

Taula importada:

Aquest procediment, la importació, s’aconsella quan s’està fent un canvi de sistema d’arxius i es passa a Access o quan es volen emprar les dades externes per treballar amb un volum de consultes i informes prou important.

Un altre factor que també fa aconsellable la importació és la poca modificació "a posteriori" de les dades que apareixen a la taula.

En altres situacions es aconsellable l’opció "Vincular", és a dir, les dades es mantenen en el seu origen i creem una taula amb un vincle a aquest origen de dades des de la qual hi podem accedir.

Aquest procediment s’emprarà en els casos següents:

  • Les dades estan en un servidor de base de dades compatible amb ODBC.
  • S’accedeix de forma regular a les dades i no és possible mantenir-les actualitzades si no es vinculen.
  • Hi ha una aplicació servidora que manté les dades en el seu format original.
  • Es pot accedir i introduir dades des de diversos llocs de treball que comparteixen la informació.

Exemple d’exportació

1. Obrim la base de dades.

2. Anem a l'opció del menú Exportar.

3. La taula que tinguem seleccionada serà la que en farem l'exportació, en aquest exemple "Material". Cerquem el fitxer de base de dades on volem traspassar la informació (en aquest cas a exemple.accdb) i a partir d'aquí fem la còpia de la taula esmentada a l'altra base de dades:

Es pot seleccionar exportar "Definició i dades" o sols "Definició" segons es vulgui exportar estructura i dades o sols l´estructura de la taula: