Indexar camps de dades

Els índex ajuden a Microsoft Access 2010 a trobar i endreçar registres de forma més ràpida.

El programa utilitza els índexs d’una taula tal com s’utilitza l’índex d'un llibre: per trobar dades, cerca la posició de les mateixes en l'índex. Pot crear índexs basats en un camp únic o en camps múltiples.

Els índexs dels camps múltiples permeten diferenciar entre registres en els que el primer camp pot estar repetit, tal com veurem en els exemples posteriors.

Els indexats es fan des de la finestra del disseny de les taules, que és on hi ha les propietats dels camps, entre moltes altres propietats hi trobem al final de tot, la propietat indexat.

Hi ha diferents tipus d’indexats, tal com es pot veure en aquesta imatge:



Per tant, els indexats poden ser amb i sense duplicats:

  • En el cas d'un camp clau d'una taula, el tipus d'índex sempre serà sense duplicats. Així un indexat d'un camp NIF en una taula de persones, no admet duplicats, un codi de llibre en una taula de llibres, etc.
  • Altres casos, ens interessa fer un indexat d'un camp que ens ha de permetre duplicats, per exemple, un camp de cognoms, noms, títols de llibres, temes d'un llibre, etc.

Per estudiar els índexs posarem per exemple la taula alumnes. En aquesta imatge veiem l'índex que té el camp clau de la taula Alumnes, que és Codi_alumne:



Un altre exemple adient d’indexat podria ser en aquesta mateixa taula seria la creació d'un índex amb el camp adreça: adreça. En aquest cas convé fer un indexat que admeti duplicats, doncs no podríem posar un segon alumne que visqués al mateix carrer que cap altre alumne si no ho féssim així:



En el cas que vulguem fer indexats que afectin a més d'un camp a l'hora, per exemple, els cognoms i el nom de l'alumne. Aquest cas farà que en cas que els cognoms es repeteixin, tindrà en compte el nom per ordenar les dades.

Aquests indexats de més d'un camp els cal fer mitjançant el botó que es troba accessible des de la finestra del disseny de les taules. Ara veiem quina és aquesta finestra que ens surt en fer clic en aquest botó:



En ella es poden veure els indexats ja creats amb anterioritat dins d'aquesta taula, concretament el del camp clau i l'altre que acabem de fer, el que afecta al camp adreça.

Ara el que es demana és que es faci un altre indexat al qual li posarem de nom "persona" i que afectarà en primer lloc al camp cognoms i en segon lloc al camp nom. Mentre que a la primera columna no hi posem un altre nom, l’índex serà el mateix, tal com es pot observar en aquesta imatge: