Copiar i moure dades entre taules


El programa ens permet passar la informació entre diferents taules. Hi ha diferents mètodes per fer-ho i s'utilitzaran en funció del tipus d’acció que vulguem fer.

Un dels procediments que podem fer és duplicar una taula.

Per fer-ho, des de la finestra principal del programa Microsoft Access 2010, fem clic sobre el botó secundari del ratolí a sobre de la taula que volem duplicar (en el nostre exemple Material) i després amb les accions de copiar i enganxar obtindrem una còpia literal de la taula.



Una altra possibilitat que ens ofereix aquesta mateixa acció és copiar només l'estructura de la taula, sense les seves dades.

També com es veu en el quadre es poden annexar dades a una taula que ja tenim creada.

Quan el que volem és passar una sèrie de dades com per exemple, copiar un o més d'un registre d'una taula a una altra, ho podem fer també mitjançant l'ús del copiar i enganxar.

Es tracta d'anar a la taula original, i seleccionant els registres des de l'esquerra del tot (espai de selecció de registres), clic en el botó secundari del ratolí i copiar. Aleshores, anar a la taula de destinació i seleccionant al darrer registre el mateix quadre de l'esquerra de selecció, amb l'opció de botó secundari del ratolí i enganxar ja tenim el registre o registres incorporats a la taula de destinació.



Tenim altres formes de copiar informació d'una taula a una altra i fins i tot d'altres fitxers diferents, tant en el mateix format accdb, provinent d'altres programes com per exemple fulls de càlcul Microsoft Excel o fins i tot, de taules fetes en Microsoft Word o d'altres programes; és l'anomenada vinculació i la importació de dades.

En aquesta versió del programa, tenim un apartat sencer dedicat a aquesta qüestió:

Com podem apreciar a l'anterior imatge, hi ha dos grans apartats, un grup d'opcions situades a l'esquerra (Importació) i un altre situat a la dreta (Exportació):

En aquest menú es poden veure els formats principals i a més a més, hi ha un desplegable que ens mostra més opcions, tal com es pot apreciar en la següent captura de pantalla:


Per poder obtenir uns resultats adequats hi ha un assistent que ens va guiant al llarg del procés i així podrem convertir formats diferents a un format propi de base de dades estructurat en files i columnes, és a dir, en registres i camps.

En aquest exemple, es demana convertir a Access les dades del fitxer format .xlsx que podem descarregar en aquest enllaç, que té per nom material_2.xlsx que conté una taula amb dades relatives a material d'un centre: material_2.xlsx

El contingut del mateix el podem veure en aquesta imatge:

Amb aquestes dades farem dues accions:

• Importar les dades creant una altra taula a la qual donarem per nom material_importada.

S'inicia el procés a partir del botó de

I seguint els passos que ens va donant l'assistent fins arribar al darrer:

I el resultat final, serà una nova taula amb aquest contingut:

• Una segona acció serà importar les mateixes dades però a una taula existent, que és la taula material, la qual prèviament ens hem d'assegurar que té la mateixa estructura (els noms dels camps són iguals, per tant, no hi haurà problemes per importar les dades).

En el procés de l'assistent d'importació de dades, només hem de canviar en aquest pas entre una de les tres opcions que ofereix que són: Importar, Annexar o Vincular.

Aquestes accions ens donaran per resultat el tenir una taula nova a la base de dades amb nom material_importada, i per una altra banda a la taula material ens hi haurà afegit 9 registres nous: