Petició de la custòdia (de l'expedient de l'alumne/a)

Què és

Cada alumne té un únic expedient per a un ensenyament. L'expedient recull la informació acadèmica de l'alumne de l'ensenyament corresponent. El centre on inicia l'ensenyament custodia l'expedient de l'alumne i l'anirà completant amb els resultats acadèmics de cada nivell fins a finalitzar l'ensenyament. Llavors l'expedient quedarà tancat.

Quan un centre ha matriculat un alumne que ja havia iniciat l'ensenyament en un altre centre, per tant ja té expedient, ha de sol·licitar l'expedient al centre del que procedeix.


Com s'hi accedeix

S'accedeix a través de l'opció del menú Petició de documentació del mòdul Gestió administrativa.

Imatge 1 - Accés al menú Petició de documentació


Quines operacions es poden fer

Les operacions que es poden fer depenen de l'eina de gestió dels centres que intervenen en el trasllat de l'alumne.

No tots els centres de procedència o destinació estan gestionats amb Esfer@, per tant es poden donar diverses situacions:

  1. L'alumne es trasllada d'un centre a un altre ambdós gestionats amb Esfer@.
  2. L'alumne es trasllada d'un centre Esfer@ a un centre NO Esfer@.
  3. L'alumne es trasllada d'un centre NO Esfer@ a un centre Esfer@.

En cada cas la forma d'actuació serà diferent.


Traspàs de custòdia entre centres Esfer@

Quan un alumne es trasllada d'un centre a un altre i ambdós estan gestionats amb Esfer@ parlem de Traspàs de custòdia de l'expedient. En aquest cas tot el procediment es realitza directament a l'aplicació.

Intervenen dos centres:

  • Centre del que ha marxat l'alumne: centre proveïdor, el que té la custòdia de l'expedient (en endavant Centre A).
  • Centre on s'ha matriculat l'alumne: centre peticionari, el que sol·licita la custòdia de l'expedient (en endavant Centre B).

Cadascun dels centres ha de fer la seva gestió en aquest procediment.

Bàsicament el procés consta de tres passos:

  1. El centre B efectua la petició de documentació al centre A.
  2. El centre A fa la tramesa de la documentació al centre B.
  3. El centre B accepta la tramesa.

Per tant, el procés l'ha d'iniciar el centre B, el centre que demana la custòdia de l'expedient.

Per a més informació del procés, visualitzeu el vídeo enllaçat.


Actuacions prèvies

Abans d'iniciar el procés del traspàs de custòdia són imprescindibles dues accions:

  1. El centre A ha d'arxivar l'expedient l'alumne, després d'haver-lo donat de baixa.
  2. El centre B ha de completar les dades de procedència a la fitxa de l'alumne, després d'haver-lo matriculat.


Imatge 2 - Completar les dades de procedència


Centre B: Fer una petició de documentació

El centre B efectua la petició de documentació al centre A.
Accediu a la Petició de documentació:

Imatge 3 - Accés al menú Petició de documentació


El programa mostra tres apartats:

  • Formulari de cerca
  • Alumnes que no tenen formalitzada la petició de documentació
  • Alumnes amb petició


En el formulari de cerca, empleneu els camps de Cerca: Observareu que en el camp Centre de procedència, el desplegable us mostrarà la relació de centres dels alumnes nous que prèviament hàgiu informat al programa.

Imatge 4 - Cerca dels alumnes


A la secció Alumnes que no tenen formalitzada la petició de documentació marcar els alumnes als quals s'ha de demanar la custòdia i prémer el botó [Nova petició]

Imatge 5 - Selecció dels alumnes


La petició estarà creada en estat Pendent de signatura. La signatura de la petició l'ha de fer un membre de l'equip directiu. Es tracta únicament de seleccionar la petició, prémer el botó [Més accions] i clicar a l'opció Signa petició.

Imatge 6 - Signar la petició de documentació


La petició de documentació quedarà Pendent de resposta.

Imatge 7 - Petició pendent de resposta

Si el centre A no ha arxivat l'expedient, l'aplicació respondrà amb un missatge informant "No hi ha cap expedient per l'alumne i l'ensenyament".



Centre A: Respondre una petició de documentació

El centre A rep una petició de documentació.
Accediu al menú Resposta de peticions de documentació:

Imatge 8 - Accés a Resposta de peticions de documentació


El programa mostra un formulari de cerca, en el desplegable Centre peticionari es mostra la relació de centres que ens han fet petició de documentació. És imprescindible triar el centre peticionari (el que ha emès la petició) i l'ensenyament del qual es demana la custòdia:

Imatge 9 - Cerca de peticions


Opcionalment podeu consultar el detall de la petició clicant la icona de detall.

Imatge 10 - Detall de la petició


Recordeu que per poder fer el traspàs, cal que la matrícula de l'alumne estigui en estat de baixa i haver arxivat l'expedient.

Seleccionant la petició s'activen les opcions del botó [Més accions]. Aquestes opcions són:

  • Signa la tramesa
  • Tanca per error
  • Traspassa la documentació


Signa la tramesa
Si la petició és correcta, s'ha de clicar aquesta opció.

Imatge 11 - Signa la tramesa


La petició quedarà Pendent de signar:

Imatge 12 - Petició pendent de signar

Traspassa la documentació
Heu de fer aquesta segona acció per fer efectiu el traspàs de la documentació, per la qual cosa, s'ha de seleccionar la petició signada, prémer de nou el botó [Més accions] i clicar l'opció Traspassa la documentació.

Imatge 13 - Traspassa la documentació


El traspàs estarà pendent de l'acceptació del centre peticionari (Centre B).

Imatge 14 - Documentació pendent d'acceptació


Tanca per error
Si la petició és errònia (d'un alumne que no estava al centre, per exemple), cal seleccionar aquesta opció. En aquest cas es finalitza el procés. El centre que havia fet la petició podrà iniciar una altra si és el cas.

Imatge 15 - Tanca per error


El centre peticionari veurà que la seva petició ha estat tancada:

Imatge 16 - Petició Tancada per error



Rebre la documentació

Quan el centre proveïdor (centre A) ha fet la tramesa de la documentació, el centre B ha de comprovar que és correcta, i acceptar-la o rebutjar-la en cas contrari.

Cal anar a Recepció de documentació de l'opció del menú Petició de documentació del mòdul Gestió administrativa:

Imatge 17 - Accés a recepció de documentació


Cercar la petició de la qual s'ha rebut la custòdia:

Imatge 18 - Cerca petició


Veure de quin o quins alumnes s'ha rebut la informació i comprovar la informació rebuda a Dades d'accés i finalització a l'opció del menú de l'àmbit acadèmic del mòdul fitxa de l'alumne/a.

Imatge 19 - Accés a Comprovar els documents amb la informació acadèmica rebuda

Si es mostra la informació de tots els cursos anteriors correctament, s'ha d'acceptar la documentació.

Accedir novament al menú Recepció de documentació, cercar la tramesa, seleccionar-la

Imatge 20 - Cerca petició revisada


Prémer el botó [Més accions] i clicar l'opció Resposta acceptada.

Imatge 21 - Resposta acceptada


Els resultats de les avaluacions finals de cursos anteriors quedaran incorporats a la fitxa de l'alumne i el centre peticionari (centre B) ja tindrà la custòdia de l'expedient, per la qual cosa podrà generar la documentació acadèmica de l'alumne (expedient i historial) quan ho necessiti.

Si al revisar la informació rebuda de l'alumne s'observa que està incompleta o que les dades no corresponen a l'alumne sol·licitat, s'ha de rebutjar la documentació.
En aquest cas, després de cercar la tramesa, seleccionar-la, s'ha de prémer el botó [Més accions] i clicar l'opció Resposta no adient.

Imatge 22 - Resposta no adient


Amb aquesta acció la petició ha quedat tancada. El centre peticionari (centre B) haurà d'iniciar una nova petició.

Imatge 23 - Nova petició d'una amb resposta no adient



Traspàs de documentació d'un centre Esfer@ a un centre NO Esfer@

Si l'alumne es trasllada del centre a un centre NO Esfer@, caldrà elaborar la documentació que determina la normativa en paper per a trametre-la al centre de destinació de l'alumne.


Traspàs de documentació d'un centre NO Esfer@ a un centre Esfer@

Si s'ha matriculat al centre un alumne procedent d'un centre NO Esfer@, en rebre la documentació caldrà completar l'expedient de l'alumne.
Aquesta funcionalitat encara no està activa a l'aplicació.