Apartat 2. Importació d'alumnat a través de SAGA.

SAGA ens permet exportar l'alumnat del centre en un fitxer CSV que servirà per incorporar aquest alumnat al Moodle de centre.

L'opció més recomanada és la de pujar-los a través d'un fitxer CSV, que crearem a partir d'una consulta al sistema SAGA, i tractant el fitxer resultant mitjançant un fitxer OpenCalc amb macros que es facilita durant el procés.

Exportació a un fitxer des de SAGA

Abans de començar cal assegurar-se que teniu permisos per crear consultes dins SAGA. L'administrador/a de SAGA (el director/a del centre sol tenir permisos per assignar-vos la capacitat de crear (no només executar) consultes.

Entreu a la pàgina de SAGA, a continuació aneu a l'enllaç de l'aplicatiu:

SAGA

SAGA

Feu servir l'identificador d'ATRI per entrar al sistema SAGA. Podeu veure com crear la consulta al vídeo següent: De SAGA a Moodle - Consulta SAGA.

Tingueu en compte que és molt possible que apareguin els alumnes repetits, ja sigui per grups de desdoblaments o per optatives.

Exemple d'un fitxer exportat del SAGA: resultatsconsulta.csv.

Preparació del fitxer CSV per pujar a Moodle

El SAGA proporciona un fitxer de text amb els camps separats per ;, i amb els caràcters codificats amb Latin (no UTF-8). Per aquest motiu cal convertir el fitxer CSV de SAGA a un fitxer ods. Per fer-ho, obriu el fitxer resultatsconsulta.csv que ha creat SAGA amb l'OpenCalc i trieu les opcions següents:

Obriu el fitxer amb l'OpenCalc

Obriu el fitxer amb l'OpenCalc

  • Joc de caracters: Europeu occidental
  • Opcions del separador: ;
  • Delimitador de text: "
  • Finalment, marqueu la columna que veieu a la imatge de baix i poseu Amaga en el desplegable.
Importació

Importació

A continuació, reviseu el resultat en el full de càlcul i esborreu aquelles dades que no voleu importar a Moodle (grups d'instrumentals, optatives…) i deseu el fitxer en format ods.

Exemple d'un fitxer desat en ods: resultatsconsulta.ods.

Creació del fitxer CSV a partir del saga2moodle2.ods

Un cop heu creat el fitxer ods amb les dades extretes del SAGA, deseu el fitxer següent al vostre ordinador: saga2moodle2.ods. Abans d'obrir-lo però, cal configurar l'OpenOffice per tal que el fitxer funcioni correctament.

Obriu l'OpenOffice i aneu a Eines | Opcions | OpenOffice.org | Seguretat, feu clic sobre el botó Seguretat de macros… i canvieu la seguretat a Mitjana.

Habilitar Macros

Habilitar macros

Ara sí, obriu el fitxer saga2moodle2.ods que heu desat anteriorment. El sistema us mostrarà un avís de seguretat dient que el document conté macros. Feu clic a Habilita les macros.

Aquest fitxer ja té l'estructura per tal de fer correctament la conversió de SAGA a Moodle. A l'obrir-lo el OpenCalc mostrarà una pantalla d'advertència:

A continuació heu de copiar les dades exportades del SAGA dins les columnes corresponents, automàticament es calcularan les columnes a exportar. El full de càlcul conté les funcions username i password que a partir de les caselles dels noms i cognoms crea un nom d'usuari/ària vàlid per al Moodle. La funció password genera aleatoriament una contrasenya.

Exemple: A partir del nom Joan El Masnou Espot, generen joan.masnou i jm8465 respectivament. Recordeu replicar la fòrmula a totes les cel·les que calguin.

El fitxer saga2moodle2 està dissenyat per fer coincidir el nivell dels usuaris (per exemple BATX 1A) amb les cohorts del Moodle. Per aquest motiu, és important crear una cohort per cadascun dels nivells (BATX 1A, BATX 1B…) que contingui el fitxer abans de fer la importació dels usuaris. D'aquesta forma, les inscripcions als cursos de l'alumnat, entre d'altres, serà molt més ràpida.

Per saber més sobre la creació de cohorts visteu l'apartat 3 d'aquest bloc.

Un cop creeu les cohorts i tingueu les dades generades, copieu el resultat a un altre full. (Atenció, cal fer servir l'opció enganxament especial… i NO copiar les fórmules), i deseu com a fitxer text CSV. El programa demanarà si voleu conservar el format, cal dir . Com a paràmetres heu de posar:

Exportació del fitxer csv

Exportació del fitxer CSV

Al darrer camp delimitador de text cal esborrar el contingut per no posar-ne cap.

Podeu veure el procés explicat al vídeo següent: Preparació del fitxer per pujar al Moodle

Assegureu-vos que el fitxer generat està codificat en UTF-8, en cas contrari podeu trobar problemes amb els caràcters especials. Per fer aqeusta comprovació podeu obrir el fitxer amb un programa de text, com ara el Notepad ++ o el Gedit.

Exemple d'un fitxer preparat per importar a Moodle: moodle.csv

Pujada al Moodle del fitxer CSV

Un cop tingueu generat el fitxer de text separat per comes, com el de l'exemple aneu a , seleccioneu el fitxer, pejeu-lo i finalment feu clic a Carrega usuaris.

  • Seleccionem el fitxer CSV que teniu el disc
  • Trieu com a delimitador CSV: ; (si al desar el CSV heu triat un altre, aquí poseu el que pertoqui)
  • Com a codificació UTF-8
Penja usuaris

Penja usuaris

Trieu els Paràmetres i Valors per defecte per continuar amb la importació.

Previsualització de la càrrega d'usuaris

Previsualització de la càrrega d'usuaris

Paràmetres

  • Tipus de càrrega: Afegeix tots els usuaris, afegeix si escau un comptador al nom d'usuari, aquesta opció ens permetrà que si hi ha dos noms d'usuari/ària iguals, al segon que afegeixi, li posarà un "2" al final del nom d'usuari/ària, i així ho mostrarà en el resum.
  • Nova contrasenya d'usuari: camp requerit en el fitxer.
  • Evita adreces de correu duplicades: No

Valors per defecte

  • Correu electrònic: Per exemple podeu posar username@mail.invalid penseu que cal que tingui l'estructura d'adreça electrònica, però no cal que sigui real.
  • Mostra el correu electrònic: Oculta a tothom la meva adreça de correu electrònic. Per qüestions de privacitat, caldrà triar aquesta opció. La comunicació es pot fer igualment fent servir la missatgeria interna de Moodle, ja que el mateix sistema s'encarrega d'enviar còpia al usuari.
  • Subscripció automàtica al fòrum: NO Aquesta opció podeu triar el que creieu convenient.

Si els correus electrònics dels usuaris no són vàlids, feu servir el correu electrònic següent: username@mail.invalid, d'aquesta manera, el sistema obviarà l'enviament de correu a aquests usuaris i, per tant, es millorarà el rendiment.

Un cop tingueu configurats els paràmetres i els valors per defecte, feu clic a carrega usuaris.

Usuaris repetits

Usuaris repetits

A l'exemple teniu tres alumnes diferents que coincideix el seu nom d'usuari/ària, en el resum el Moodle indicarà quin son els noms d'usuari/ària nous. És important modificar aquests noms d'usuari/ària al fitxer CSV, per tal de tenir una base de dades correcta amb el que existeix al Moodle.

Quan el nombre d'alumnes és elevat, no és fàcil controlar tots els canvis de noms que s'han produït. En aquest cas, podeu copiar el contingut de la pàgina de resum d'importació a un full de càlcul de OpenCalc. D'aquesta manera podeu filtrar pel camp Estat, i obtenir tots els canvis de noms que s'han fet.

Per tal de donar als estudiants els seus noms d'usuari/ària i contrasenya, podeu fer servir el OpenBase per tal de crear un informe amb les dades que heu pujat al moodle. D'aquesta manera es poden donar aquestes dades als tutors/es per tal que les comuniquin a l'alumnat. Podeu partir d'aquest exemple simple de base de dades i afegir-li la taula CSV que heu fet servir per pujar els alumnes, tot fent un copia enganxa sobre la taula creada.

NOTA: La documentació d'aquest apartat és una adaptació pel Moodle 2 de la Pràctica 2 del Mòdul 5 del curs Gestió i administració d'un Moodle de centre (ja que l'original es basa en Moodle 1.9).