Tipus de documents

Conceptualment, a BP-Docs, es poden crear tres tipus de documents:

  • Document simple
  • Document amb fitxer adjunt
  • Document amb enllaços

Document simple

Simplement, heu d’escriure a l’editor, etiquetar i desar el document amb els permisos desitjats.

Ideal per documents i comunicats extensió petita o mitjana (ex. actes de claustre o reunions de departament) Per documents més complexos (taules, moltes imatges, etc) o extensos, és millor les altres dues opcions.

Document amb fitxer adjunt

Podem adjuntar fitxers amb les extensions habituals (.DOC, .DOCX, .ODT, .JPG, .PNG, .XLS, .XLSS, etc). Tot i que no és obligatori, és convenient afegir l’índex del document com a descripció del contingut ja que, el cercador de BP-Docs no busca al contingut dels fitxers adjunts, només al títol i a la descripció. En un document BP-Docs es poden adjuntar varis documents adjunts. L’avantatge d’incloure un document adjunt o més a BP-Docs respecte a pujar els fitxers a la mediateca és que es pot etiquetar el document i associar-lo a un node.

Document amb enllaços

És un document de text on el contingut de la descripció inclou enllaços a documents que estan allotjats a repositoris al núvol (Google Drive, Dropbox, OneDrive, Microsoft365, etc.).

En aquest cas, s’ha de tenir en compte que hi haurà dos tipus de permisos que aplicaran al document:

  • Permisos propis del document (definits al servei del núvol)
  • Permisos del BP-Docs

Això dóna molta flexibilitat. Per editar-ho, únicament heu de fer servir la icona d'enllaç del menú d'edició del document. L’avantatge d’incloure un document ja existent (i enllaçable directament des de el núvol) a BP-Docs és que es pot etiquetar el document i associar-lo a un node.

El valor afegit que aporta BP-Docs és que permet centralitzar els documents de procedències molt diverses en un sol lloc, classificar-los i associar-los ràpidament a grups d’usuaris (nodes).