M0. Tema 2. La cadena documental

La cadena documental és el conjunt d'operacions i tècniques que s'apliquen a la col·lecció o fons documental d'un servei d'informació i documentació i que comprenen les fases d'entrada, anàlisi / tractament i difusió.

Hi ha quatre fases segons els objectius i tasques que engloben:

1. L’entrada de documents

L’entrada de documents inclou tres subfases: la selecció, l’adquisició i la recepció.

1.1.- La selecció

La selecció és el procés en el qual es decideix quins documents s’afegeixen o eliminen de la col·lecció o del fons.

L’entrada de documents en un centre educatiu suposa que en primer lloc hi hagi una recollida dels documents existents al centre, per tal de conèixer els materials que hi ha i l’estat en què es troben, i, a continuació l'esporgada per tal de seleccionar aquells, dels que disposa ja el centre, que són adients per formar part de la biblioteca escolar.

La selecció és potser una de les baules de la cadena documental més important d'aquest procés. Cal tenir determinar: quins seran els usuaris, a qui s’adrecen els documents seleccionats i quines seran les necessitats i els interessos del centre.

Cal que els centres tinguin definits uns criteris de selecció. Per fer aquesta selecció podem consultar:

  • Instruments de selecció: fires i salons especialitzats en literatura infantil i juvenil, catàlegs de les editorials, revistes especialitzades, bibliografies, bases de dades, premis, recomanacions de literatura infantil i juvenil,…
  • Procediments per a la selecció de fons: les valoracions dels comitès de lectura, peticions dels usuaris…
  • Criteris de selecció i de valoració dels documents: cal conèixer els criteris que ofereixen especialistes per escollir els llibres per a una determinada edat.

Per exemple la professora Gemma Lluch de la Universitat de València, en aquest document, dóna 10 consells per a seleccionar lectures a secundària

En l'enllaç següent podeu trobar unes orientacions de les quals es desprenen un seguit de criteris per a la selecció de lectures. orientacions per a l'anàlisi de llibres infantils i juvenils

1.2.- L’adquisició

La biblioteca escolar ha de tenir una política d'adquisicions en la qual s’haurien caldria determinar:

  • El tipus de documents que el centre ha de tenir: diversitat de fons, número de registres, col·leccions,…
  • Quines són les prioritats i necessitats del centre?
  • Els responsables de la tria i del manteniment.
  • El pressupost que hi ha destinat a l’adquisició de documents i com es distribueixen per fer la compra.

La política d’adquisicions cal que sigui el reflex de les necessitats de la biblioteca, les demandes del claustre del professorat i de l'alumnat.

L'adquisició es pot fer de diferents maneres:

  • Compra: s'ha de comprar d'acord amb la política d’adquisicions, pot ser puntual o mitjançant subscripció.
  • Donacions: es poden rebre per part d’institucions o d’altres biblioteques. També es poden rebre per part de famílies. Sempre s’ha de deixar ben clar quins són els documents que la biblioteca acceptarà d'acord amb els criteris de selecció ja establerts i les seleccions bibliogràfiques elaborades pel mateix centre.
  • Intercanvi de publicacions amb altres biblioteques i institucions.

1.3.- La recepció

La recepció és l’últim procés de la fase d’entrada i consta de tasques de caire administratiu, el registre i la preparació del material.

Les tasques de caràcter administratiu consisteixen en:

  • La revisió del material conforme compleix els criteris d’adquisició de documents i, en el cas de donacions, l’estat dels mateixos.
  • La impressió del segell a la portada dels documents adquirits o donats. El segell permet identificar la pertinença del document al centre educatiu.

La portada és la pàgina on apareixen les dades de la coberta, a més de l’autor (en cas que estigui consignat a la coberta), l’il·lustrador, el traductor (en cas que n’hi hagi), la col·lecció… El segell no ha de tapar cap informació. També es recomana posar-lo a la darrera pàgina escrita del llibre i a l’interior (cada 100 pàgines).

El número de registre és un número correlatiu que s’assigna al document i que permet identificar-lo dins el conjunt del catàleg del centre. En el cas d’usar un programa de catalogació com l’epèrgam, el registre s’assigna de manera automàtica.

El registre ha d’estar centralitzat i ha de tenir-lo qualsevol document del centre situat a la biblioteca central, a les biblioteques d’aula, als departaments…

La preparació del material inclou accions com:

  • Folrar per protegir els llibres i conservar-los millor.

Ja que és una acció que precisa d’una dedicació intensa, cal que el centre valori si vol o no folrar tots els llibres i en tot cas quins prioritza. Al mercat hi ha un plàstic especial, no adhesiu, per folrar els llibres.

  • Etiquetar per al préstec, ja sigui de manera manual (la bosseta amb la fitxa blava que s’enganxa a la part interior de contracoberta en els llibres) o bé mitjançant la utilització d’etiquetes amb codis de barres que s’enganxen en diferents parts segons la tipologia de documents:
    • En un llibre, a la portada,
    • A les publicacions periòdiques, a la coberta,
    • Als discos, cassets, vídeos, CD o DVD, a la caràtula,
    • També cal incloure l'etiqueta als materials gràfics: mapes, fotografia, làmines…

En el document Política de desenvolupament de la col·lecció de les biblioteques de Barcelona, el Consorci de Biblioteques de Barcelona mostra quines són les principals estratègies per adequar les col·leccions de les biblioteques que gestiona a les necessitats dels usuaris. És un document que pot donar idees de com orientar els centres en aquest moment de la cadena documental.

2. L’anàlisi documental i la catalogació

La catalogació dels documents o l'anàlisi documental té com a principal objectiu la identificació del document per a poder-lo localitzar i fer-ne el control quan està en circulació. L’ús de programes informàtics i aplicatius on-line com l’epèrgam faciliten aquesta feina.

Els documents tenen una sèrie d’atributs formals (autor, títol, edició, extensió, etc.) i atributs de contingut (la matèria, el resum…). L’analista ha de buidar aquests atributs d’acord amb unes normes descriptives i elabora un altre producte, la referència documental, que inclou totes les dades identificatives i les descriptives del document.

2.1.- L’anàlisi formal

L’objectiu de l’anàlisi formal (que també rep el nom de catalogació o descripció bibliogràfica) és descriure els atributs estructurals dels documents; per fer-ho s’utilitzen les dades que aporta el mateix document, d'aquesta manera s’estableixen els punts d'accés o encapçalaments bibliogràfics: autor, títol, editorial, col·lecció, ISBN…

Els punts d’accés són noms, codis o termes que serveixen per localitzar i cercar el document. Els més comuns són el de l’autoria i el títol, tanmateix en entorns automatitzats com el de les biblioteques escolars que utilitzen l’epèrgam qualsevol element pot ser emprat per recuperar el document (lloc, any d’edició, ISBN…).

Per descriure un document s'utilitzen unes normes de descripció per tal d'aplicar sempre els mateixos criteris, la utilització de normes estandarditzades també ens permet l'intercanvi de dades entre les diferents biblioteques.

Les normes que s'utilitzen són les Regles angloamericanes de catalogació: traducció de les Anglo-American cataloging rules, second edition, 1988 revision. Barcelona: Biblioteca de Catalunya; Vic: EUMO, 1996. Aquest document indica com s'han de triar de forma correcta els punts d’accés de cada document per fer la seva introducció al catàleg.

2.2.- L’anàlisi del contingut

L’objectiu de l’anàlisi del contingut és identificar i representar amb la màxima precisió la matèria del document, amb la finalitat de facilitar-ne la recuperació. Aquesta part de l’anàlisi documental estableix els punts d’accés per matèries o pel contingut del document.

L'anàlisi de contingut conté tres operacions:

  • Classificació: l’anàlisi del contingut es representa en un llenguatge documental alfanumèric amb l'objectiu d'ordenar físicament el document. Les biblioteques escolars utilitzen la Adaptació CDU adaptada a les biblioteques escolars d'infantil, primària i secundària per Mercè Abeyà, Montserrat Gabarró, Anna Gasol i Alba Rebordosa.
  • Indexació: el contingut del document es representa en un llenguatge documental d'indexació amb l'objectiu de recuperar-lo amb la utilització del catàleg. És el cas dels descriptors o del Llistat d'Encapçalaments de Matèries.
  • Resum: permet representar de forma abreujada els continguts del document.

L'objectiu d'un catàleg és permetre la recuperació de la informació del fons documental, el resultat de la cerca serà diferent segons com s’hagin introduït les dades.

3. Ordenació i emmmagatzematge

Aquesta tercera fase es coneguda també com el tractament del processament tècnic i s’ocupa d’ordenar i de conservar els documents en condicions òptimes.

Aquesta fase, alguns especialistes la consideren una subfase més àmplia que integraria l’anàlisi documental i el tractament. Una volta està enllestida la referència documental, és a dir s’ha fet la descripció bibliogràfica (catalogat), el document està preparat per ser ordenat.

A l’hora d’ordenar-les s’han de tenir en compte les zones o espais de la biblioteca, l’organització dels fons segons el seu ús i la manera com s’han senyalitzat. Es tracta d’un sistema de classificació que facilita als usuaris l’accés als documents. L’ordenació del fons de la biblioteca escolar pren com a referència la Classificació Decimal Universal (CDU), que conforma, juntament amb les tres primeres lletres de l'accés principal (generalment l’autoria, o en cas que no n’hi hagi perquè sigui una obra col·lectiva, les tres primeres lletres del títol), la signatura topogràfica del document.

La signatura topogràfica identifica cadascun dels materials als espais i a les prestatgeries de la biblioteca.

La signatura topogràfica s’escriu o s’imprimeix en una etiqueta adhesiva (teixell) i es posa al llom del document verticalment, de baix a dalt, mirant de tapar el mínim d’informació possible. La signatura s’escriu mantenint un espai entre els diferents codis (Format/espai/CDU/espai/autor). A la prestatgeria, els llibres s’ordenen d’acord amb la signatura topogràfica, d’esquerra a dreta i de dalt a baix.

4. La difusió o sortida

L'objectiu final dels processos descrits fins al moment és la recuperació de la informació dipositada al fons de la biblioteca escolar per part de l’usuari i, a la vegada, fer que aquest procés esdevingui d'aprenentatge per l'alumnat del centre.

La recuperació de la informació i la difusió del fons significa que han d’estar disponibles uns mitjans per a la cerca d’informació i dels documents de la biblioteca. Per poder dur a terme alguna d’aquestes accions, el responsable de la biblioteca s'ha de servir d’estratègies de difusió i de marquèting per tal de motivar l’usuariat. En aquesta fase de la cadena documental els responsables de la biblioteca escolar han de dissenyar aquells serveis, materials i activitats que donin resposta als principis inclosos en el projecte educatiu del centre.

4.1.- Els instruments de cerca

El principal instrument de cerca que es posa a l’abast dels usuaris és el catàleg informatitzat que permet fer cerques a partir dels punts d’entrada o encapçalaments bibliogràfics. Tanmateix hi ha altres maneres de facilitar la cerca i que hom pot tenir en compte, és el cas de les fonts bibliogràfiques (inventaris, guies de lectura, bases de dades de sumaris o bé butlletins de noves adquisicions) i dels recursos d’informació en xarxa (cercadors, directoris, portals)

4.2.- Els serveis de difusió

Els serveis de difusió més destacats són:

  • L’accés al fons que pot ser directe i indirecte a través del catàleg.
  • Els serveis de referència que són els serveis que es donen per orientar i ajudar l’usuariat en la consulta del fons, en la cerca, localització, la selecció i identificació de les fonts d’informació i la informació final. Es tracta d’un servei personalitzat.
  • El préstec. En aquest cas cal incloure-hi el préstec interbibliotecari..
  • La formació d’usuaris, bàsica per dotar d’autonomia l’usuariat en l’accés al fons de la biblioteca.