M0. Tema 2. La cadena documental

Hi ha quatre fases segons els objectius i tasques que engloben:
1. L’entrada de documents
L’entrada de documents inclou tres subfases: la selecció, l’adquisició i la recepció.
1.1.- La selecció
Cal que els centres tinguin definits uns criteris de selecció. Per fer aquesta selecció podem consultar:
- Instruments de selecció: fires i salons especialitzats en literatura infantil i juvenil, catàlegs de les editorials, revistes especialitzades, bibliografies, bases de dades, premis, recomanacions de literatura infantil i juvenil,…
- Procediments per a la selecció de fons: les valoracions dels comitès de lectura, peticions dels usuaris…
- Criteris de selecció i de valoració dels documents: cal conèixer els criteris que ofereixen especialistes per escollir els llibres per a una determinada edat.
En l'enllaç següent podeu trobar unes orientacions de les quals es desprenen un seguit de criteris per a la selecció de lectures. orientacions per a l'anàlisi de llibres infantils i juvenils
1.2.- L’adquisició
La biblioteca escolar ha de tenir una política d'adquisicions en la qual s’haurien caldria determinar:
- El tipus de documents que el centre ha de tenir: diversitat de fons, número de registres, col·leccions,…
- Quines són les prioritats i necessitats del centre?
- Els responsables de la tria i del manteniment.
- El pressupost que hi ha destinat a l’adquisició de documents i com es distribueixen per fer la compra.
- Compra: s'ha de comprar d'acord amb la política d’adquisicions, pot ser puntual o mitjançant subscripció.
- Donacions: es poden rebre per part d’institucions o d’altres biblioteques. També es poden rebre per part de famílies. Sempre s’ha de deixar ben clar quins són els documents que la biblioteca acceptarà d'acord amb els criteris de selecció ja establerts i les seleccions bibliogràfiques elaborades pel mateix centre.
- Intercanvi de publicacions amb altres biblioteques i institucions.
1.3.- La recepció
- La revisió del material conforme compleix els criteris d’adquisició de documents i, en el cas de donacions, l’estat dels mateixos.
- La impressió del segell a la portada dels documents adquirits o donats. El segell permet identificar la pertinença del document al centre educatiu.
El número de registre és un número correlatiu que s’assigna al document i que permet identificar-lo dins el conjunt del catàleg del centre. En el cas d’usar un programa de catalogació com l’epèrgam, el registre s’assigna de manera automàtica.
La preparació del material inclou accions com:
- Folrar per protegir els llibres i conservar-los millor.
- Etiquetar per al préstec, ja sigui de manera manual (la bosseta amb la fitxa blava que s’enganxa a la part interior de contracoberta en els llibres) o bé mitjançant la utilització d’etiquetes amb codis de barres que s’enganxen en diferents parts segons la tipologia de documents:
- En un llibre, a la portada,
- A les publicacions periòdiques, a la coberta,
- Als discos, cassets, vídeos, CD o DVD, a la caràtula,
- També cal incloure l'etiqueta als materials gràfics: mapes, fotografia, làmines…
2. L’anàlisi documental i la catalogació
2.1.- L’anàlisi formal
Els punts d’accés són noms, codis o termes que serveixen per localitzar i cercar el document. Els més comuns són el de l’autoria i el títol, tanmateix en entorns automatitzats com el de les biblioteques escolars que utilitzen l’epèrgam qualsevol element pot ser emprat per recuperar el document (lloc, any d’edició, ISBN…).
Per descriure un document s'utilitzen unes normes de descripció per tal d'aplicar sempre els mateixos criteris, la utilització de normes estandarditzades també ens permet l'intercanvi de dades entre les diferents biblioteques.
2.2.- L’anàlisi del contingut
- Classificació: l’anàlisi del contingut es representa en un llenguatge documental alfanumèric amb l'objectiu d'ordenar físicament el document. Les biblioteques escolars utilitzen la Adaptació CDU adaptada a les biblioteques escolars d'infantil, primària i secundària per Mercè Abeyà, Montserrat Gabarró, Anna Gasol i Alba Rebordosa.
- Indexació: el contingut del document es representa en un llenguatge documental d'indexació amb l'objectiu de recuperar-lo amb la utilització del catàleg. És el cas dels descriptors o del Llistat d'Encapçalaments de Matèries.
- Resum: permet representar de forma abreujada els continguts del document.
3. Ordenació i emmmagatzematge
A l’hora d’ordenar-les s’han de tenir en compte les zones o espais de la biblioteca, l’organització dels fons segons el seu ús i la manera com s’han senyalitzat. Es tracta d’un sistema de classificació que facilita als usuaris l’accés als documents. L’ordenació del fons de la biblioteca escolar pren com a referència la Classificació Decimal Universal (CDU), que conforma, juntament amb les tres primeres lletres de l'accés principal (generalment l’autoria, o en cas que no n’hi hagi perquè sigui una obra col·lectiva, les tres primeres lletres del títol), la signatura topogràfica del document.
La signatura topogràfica identifica cadascun dels materials als espais i a les prestatgeries de la biblioteca.
4. La difusió o sortida
4.1.- Els instruments de cerca
El principal instrument de cerca que es posa a l’abast dels usuaris és el catàleg informatitzat que permet fer cerques a partir dels punts d’entrada o encapçalaments bibliogràfics. Tanmateix hi ha altres maneres de facilitar la cerca i que hom pot tenir en compte, és el cas de les fonts bibliogràfiques (inventaris, guies de lectura, bases de dades de sumaris o bé butlletins de noves adquisicions) i dels recursos d’informació en xarxa (cercadors, directoris, portals)
4.2.- Els serveis de difusió
Els serveis de difusió més destacats són:
- L’accés al fons que pot ser directe i indirecte a través del catàleg.
- Els serveis de referència que són els serveis que es donen per orientar i ajudar l’usuariat en la consulta del fons, en la cerca, localització, la selecció i identificació de les fonts d’informació i la informació final. Es tracta d’un servei personalitzat.
- El préstec. En aquest cas cal incloure-hi el préstec interbibliotecari..
- La formació d’usuaris, bàsica per dotar d’autonomia l’usuariat en l’accés al fons de la biblioteca.