Préstec

L'ePèrgam té distribuït en dos apartats (Préstec i Llistes) tota la gestió del préstec.

Els continguts destacats són els següents:

  • Connexió directa amb les bases d'usuaris de l’XTEC (professorat) i de l'aplicació de la matrícula (alumnat) relacionades amb el codi de centre.
  • Funcions per prestar, tornar i prorrogar el préstec.
  • Devolució ràpida i configuració del préstec (préstec simultani i dies de préstec).

Amb aquesta connexió cada començament de curs es fa una actualització automàtica dels usuaris de la biblioteca del centre (docents adscrits i alumnes matriculats). Les incorporacions de matrícula viva s'han d'introduir manualment en l'aplicació.

Descripció del mòdul de préstecs

Al mòdul de Préstec s'hi accedeix clicant a l'opció Préstec de la barra de menús que hi ha a la part de dalt de la pantalla, sota del nom de la biblioteca del centre.

prestec.jpg

El botó de menú Préstec té, a sota del nom, una petita fletxa. Això significa que hi ha un desplegable. Les opcions que apareixen són:

prestec1.jpg

Gestió de préstecs

Dades del lector

Es pot accedir a les dades del lector de dues maneres: per l'identificador i pels cognoms i el nom de les persones usuàries.

Identificador

Per fer-ho a través de l'identificador la persona que gestiona el préstec ha de tenir a mà l'identificador de la persona usuària. Aquest pot ser de tres orígens diferents:

  • El codi d'usuari de l’XTEC per al personal docent.
  • El codi que dóna l'aplicatiu de matrícula a cadascun dels alumnes del centre (comença per MTR).
  • El codi que es genera automàticament quan la persona responsable de la biblioteca escolar entra manualment un nou usuari (comença per EPERGAM).

Una manera ràpida d’obtenir l'identificador és consultar el carnet de l'usuari. Ara bé, la gestió de carnets d'usuari a través de l'ePèrgam ara per ara no és gaire sostenible, perquè els alumnes canvien d'identificador cada curs.

Cognoms i nom

La manera més fàcil de tramitar un préstec és a partir dels cognoms i el nom de la persona usuària. S'escriuen els dos cognoms i el nom i es prem el botó. Les dades de l’usuari s'incorporen ràpidament al formulari del préstec. També es poden fer cerques més àmplies, només pel primer cognom o per les primeres lletres del cognom.

Exemple de com incorporar les dades d'un lector mitjançant una cerca truncada

  • Escriviu les primeres lletres del cognom del lector que vol un llibre en préstec, per exemple MAR, i premeu el botó Cerca lector.
  • Apareix una finestra emergent amb una llista dels lectors que tinguin els mateixos caràcters de la cerca (en aquest cas MAR).
  • Seleccioneu la casella de verificació que hi ha davant de l'usuari correcte i feu un clic a Selecciona. Les dades del lector s'incorporaran al formulari.

Un cop seleccionat el lector, apareixeran les seves dades a l'apartat Dades del lector, i si té recursos prestats apareixeran a la part inferior, a l'apartat Documents prestats, on consten totes les dades sobre el préstec: Registre, Exemplar, Títol i Data retorn. Si feu un clic al títol de les diferents columnes (Registre, Exemplar, Títol i Data retorn) ordenareu el contingut de forma ascendent o descendent.

Si feu un clic al títol de les diferents columnes (Registre, Exemplar, Títol i Data retorn) ordenareu el contingut de forma ascendent o descendent.

Si no té res prestat, aquest apartat apareixerà buit.

Si premeu directament Cerca lector sense omplir cap dels dos camps, accedireu a la llista ordenada alfabèticament de tot l’alumnat/professorat associat a la biblioteca. Es tracta d'una llista llarga.

Amb llistes molt llargues haureu d'acotar la cerca escrivint el nom o el cognom del lector en el quadre de cerca i prement el botó Cerca.

Gestió d'usuaris: com donar-ne d'alta

Si no trobeu el lector a la llista, haureu de procedir a donar-lo d'alta:

  • Cliqueu al botó Nou, situat al marge inferior dret; a la part de baix us apareixerà una nova línia amb el signe #
  • Fent un doble clic sobre aquests coixinets # fareu editable cada columna. Aquests coixinets # fan referència a les columnes NOM, CURS i COMENTARI. Les columnes USUARI i TIPUS s'emplenen automàticament en prémer el botó Accepta, la primera amb l'identificador de l'ePèrgam epergamxxxx i la segona amb ALTA CENTRE. Entrades les dades, cliqueu al botó Accepta i el nou lector quedarà incorporat a la llista d’usuaris.

D’aquesta manera podreu entrar els cognoms, noms; cursos i comentaris dels diferents lectors de la biblioteca. Amb el botó Elimina es dóna de baixa l’usuari. Podeu introduir com a nous lectors l'alumnat nouvingut, les aules, els departaments, les maletes pedagògiques, els pares i mares, les classes, els antics alumnes…

Gestió d'usuaris: modificació de dades

Algunes de les dades es poden modificar tant si l'usuari ha estat donat d'alta pel mateix centre com si ha estat importat a començament de curs. Així, es poden modificar el NOM (si hi ha algun error) i el CURS (si volem precisar a quina aula pertany, ja que per defecte només surt en nivell). També s’hi pot afegir un COMENTARI.

Per editar aquestes dades només cal fer un doble clic amb el cursor del ratolí damunt del camp.

Es recomana que si l'aula té un nom, molt característic en els cursos d'infantil i primària, es faci constar al COMENTARI. En canvi, CURS es pot deixar igual, o com a màxim afegir-hi la lletra de l'aula. Per exemple ESO1 A.

Dades del document

Les dues millors opcions per incorporar les dades del recurs són el Registre i l'ISBN.

  • Escrivint el número de registre del document i prement el botó que hi ha al costat dels camps Títol o Autor s'incorporaran les dades bàsiques.
  • Posant el cursor prèviament a l'interior del camp ISBN i usant el lector de codi de barres, aquest camp s'omple automàticament. Però perquè s'incorporin les dades del recurs cal prémer el botó que hi ha al costat del camps Títol o Autor.

L'opció d'incorporar les dades del recurs a partir dels camps Títol i Autor és molt més lenta. Podeu fer la cerca deixant tots els camps en blanc o bé fer una cerca truncada, prement el botó que hi ha al costat de cada camp.

En fer-ho s'obre una finestra emergent de vocabulari controlat amb tots els recursos que conté la biblioteca, amb els títols ordenats alfabèticament. Per accedir al títol o autor haureu de fer una cerca usant els cercadors que hi ha damunt de cada columna.

Un cop trobat el recurs, cliqueu al títol. Les dades bibliogràfiques s'incorporaran a l'apartat Dades del recurs. Apareixerà també la quantitat d'exemplars dels quals disposa la biblioteca.

Quan ja tingueu el lector i el recurs seleccionats (sempre que el recurs estigui disponible) premeu Presta, en les opcions del menú lateral esquerre. L'apartat Recursos prestats s'omplirà amb les dades corresponents (Registre, Exemplar, Títol, Data retorn*).

Podeu imprimir les dades del préstec fet clicant a Imprimir; us sortirà una nova pantalla amb totes les dades del lector i dels documents prestats.

Retornar o prorrogar un recurs

Per gestionar el retorn o la pròrroga d'un préstec heu d'accedir a l'opció Gestió de préstecs del desplegable del mòdul de préstecs.

Cerqueu el lector sobre el qual voleu actuar. Un cop hagueu accedit a les dades del lector, comprovareu que a la part inferior de l'apartat Documents prestats apareixen tots els documents que té en préstec.

Marqueu la casella de verificació que hi ha al davant de les dades del recurs i després premeu l'opció de menú Retorna o Prorroga.

  • Si premeu l'opció Retorna el recurs desapareixerà de la llista de Recursos prestats.
  • Si premeu l'opció Prorroga a la columna Data retorn la data es canviarà automàticament, segons els dies que la biblioteca hagi determinat amb el menú de Configuració.

Canvi manual de la data de retorn

Sovint les biblioteques escolars fan préstecs a les aules durant un període llarg, que sobrepassa amb escreix els paràmetres assignats en la Configuració del préstec. Amb l'opció Canvia data del menú lateral esquerre es pot modificar manualment la data de termini del préstec.
  • Marqueu el recurs, després premeu Canvia data.
  • Apareix un petit calendari per escollir el dia i el mes de retorn.
  • Una vegada seleccionada la data que us interessa, apareixerà la pantalla de Préstec amb la llista dels documents prestats i amb la data de retorn canviada.

Quant als préstecs llargs i nombrosos que se solen fer a les diferents aules del centre, pot ser útil imprimir la llista de recursos prestats i donar-la a la tutora perquè en faci un control.

Devolució ràpida

Si accediu a l'opció Devolució ràpida s'obrirà una pantalla amb TOTS els recursos de la biblioteca que estan prestats.

La finestra emergent amb la llista de recursos inclou: el número de registre, els exemplars, el títol, l'identificador del lector i el curs.

Recordeu que fent un clic sobre l'encapçalament de les diferents columnes ordenareu els registres de forma ascendent o descendent.

Aquesta finestra inclou dos cercadors: per Registre i per ISBN (prèviament heu de clicar dins d'aquest camp i fer servir el lector òptic de codi de barres).

Seleccioneu el recurs o recursos que us volen tornar i premeu l'opció Retorna del menú. La devolució es farà de forma immediata.

Configuració

Per defecte apareixen els valors següents:

  • Dies de préstec (15)
  • Dies de pròrroga (7)
  • Màxim préstecs simultanis (5)

Es tracta d'uns valors que es poden modificar. Si ho feu, heu de desar el canvis mitjançant l'opció Guarda del menú lateral esquerre.

Una de les primeres coses que un centre ha de tenir en compte són els paràmetres que regiran el préstec. És a dir, s'hauran de prendre decisions sobre la durada del préstec, quants dies es podrà prorrogar i quin serà el nombre màxim de recursos en préstec es podran deixar a un mateix usuari.

Es recomana que el màxim de préstecs simultanis no sigui superior a 5. Quan s'arriba als 5 recursos prestats l'aplicació fa un avís a la persona responsable de la biblioteca. Tot i això, es pot prestar més material.

El control del préstec

Sovint els coordinadors de la biblioteca escolar volen dur un control de la documentació que en un moment determinat està prestada o d'aquells documents amb el termini de préstec vençut. Això es fa des del mòdul de Llistes, mitjançant les opcions relacionades amb el préstec.

llistes.jpg

Préstecs actuals

Aquesta opció permet accedir ràpidament a una llista que conté tots els recursos del catàleg de la biblioteca que, havent-se prestat, no s’han tornat.

Si premeu el títol de la columna podreu ordenar-ne el contingut de forma ascendent o descendent.

Fent un clic al nom de l'usuari/ària accedireu a informació més completa.

Si premeu Imprimeix en les opcions de menú podreu fer una impressió de la llista de recursos prestats.

Préstecs vençuts

Aquesta opció permet accedir ràpidament a una llista amb els recursos amb la data de préstec vençuda i que no han estat tornats.

Si premeu el títol de la columna podreu ordenar-ne el contingut de forma ascendent o descendent.

Si premeu Imprimeix en les opcions de menú podreu fer una impressió de la llista de recursos prestats amb data vençuda.

En acabar el curs (juny-juliol), el responsable de la biblioteca escolar hauria de treure una llista de tots els préstecs pendents, perquè quan a començament del curs següent (setembre) es faci la càrrega d'usuaris de la biblioteca, desapareixeran totes les dades del préstec.

Una addenda sobre l'estadística del préstec

L'ePèrgam NO permet fer estadístiques de manera general. Ara bé, des de la Gestió del préstec sí que es poden obtenir llistes dels llibres llegits per cadascun dels alumnes del centre. Trobareu més informació a reportEducació