Els camps gestionats per llistes d'autoritat

Els camps que es gestionen amb llista d’autoritats són Format, Autor, Gestió de l'autoria, Editorial, País i Llengua, que es descriuen en aquesta mateixa pràctica. D'una manera semblant es gestionen la CDU, el Nivell i els Descriptors.

Incorporació d'un terme nou a una llista d'autoritat: l'exemple del format

En qualsevol llista d’autoritats s’hi poden afegir nous termes. S'accedeix a la llista d'autoritats en el botó cerca (lupa) i s'obre com una nova finestra emergent que ens permet accedir a l'elecció de les autoritats introduïdes.

A continuació es descriu com s'incorpora un terme nou a la llista de Format:

  1. Prémer el botó Nou que hi ha a la barra inferior de la finestra amb la llista d’autoritats. Apareixerà una nova línia amb un coixinet [#], situada a continuació del darrer terme inclòs a la llista.
  2. Feu un doble clic sobre el coixinet i la línia esdevindrà editable. Hi podreu escriure. Introduïu el terme que us convingui, per exemple diapositiva (és convenient utilitzar els termes més concrets que indiquen el tipus de format).
  3. Per incorporar el terme heu de prémer el botó Accepta. La nova paraula s’incorporarà a la llista ordenada alfabèticament.

Si necessiteu eliminar un terme només cal seleccionar-lo i després prémer Elimina.

La funció Unifica

Els camps gestionats per una llista d'autoritats disposen de la funció Unifica, que permet uniformar dues entrades diferents que fan referència a un mateix concepte.

Els passos a seguir per unificar termes diferents que fan referència a un mateix concepte són els següents:

  1. Entrar a la llista d’autoritats del camp corresponent, en aquest cas Format.
  2. Cercar i seleccionar el terme que s’haurà de substituir, en aquest cas monografia. I clicar a Unifica de l’opció de menú al lateral dret.
  3. Seleccionar el terme amb el qual el volem unificar, en aquest cas llibre, i clicar a Unifica.

En el cas que la llista d'autoritats tingui més d'una pàgina, com és el cas de les editorials o autors, useu el cercador que hi ha a la part superior de la llista, on hi escriureu els termes que voleu unificar; primer cercareu l'erroni i després el correcte.

La funció Unifica també apareix als camps Autor i a la Gestió de l'autoria, Editorial, País i Llengua, que es descriuen en aquesta mateixa pràctica. D'una manera semblant es gestionen la CDU - Gestió CDU, el Nivell i els Descriptors - Gestió Descriptors..

Els camps

El Format

Indica el tipus de material que descriu el registre: enregistrament sonor, enregistrament en vídeo, làmina, llibre, mapa, multimèdia, partitura, recurs electrònic o revista. Si cliqueu al botó Cerca accediu al vocabulari controlat. S'obre aleshores una nova finestra amb tot el vocabulari relacionat amb el format.

Aquesta llista d’autoritats controlada, en les biblioteques que s’activin de nou està buida. S'aconsella incloure-hi aquests formats:

  1. casset, disc, disc compacte (com a exemples d’enregistraments sonors)
  2. fotografia i diapositiva
  3. llibre, àlbum il·lustrat, còmic, dossier (com a exemples de documents de text)
  4. cartell, làmina, mapa, partitura, recull (com a exemples de materials impresos diversos)
  5. vídeo, DVD (com a exemples d’enregistraments audiovisuals)
  6. CD-rom, disquet, web (com a exemples de recursos electrònics)
  7. multimèdia, joc, maqueta, objecte (com a exemples d’altres tipus de publicacions o materials)

Una vegada heu accedit a la llista marqueu el terme que interessa i premeu Selecciona del menú lateral. El terme s’incorpora al registre.

L'Autor i la gestió de l'autoria

Designa l'autor o autors de l'obra. Si feu un clic al botó Cerca accedireu al vocabulari controlat. S'obre aleshores una nova finestra amb la llista dels autors

Com incorporar un autor al registre documental

Per incorporar l'autor al seu corresponent camp de la fitxa de catalogació heu d'escollir el seu nom de la llista i prémer Selecciona al menú lateral.

Com que es tracta d'una llista que sol ocupar diferents pàgines, el nom de l'autor s'ha de cercar:

  • Directament des de la fitxa de catalogació. Escriviu el cognom de l'autor en el quadre de diàleg del camp Autor i premeu el botó Cerca. La finestra emergent que s'obre només té els autors amb aquell cognom.
  • Des de la finestra emergent que conté la llista d'autoritats d'autors. A la part superior de la llista d'autors hi ha un quadre de diàleg amb un botó de cerca al costat. Introduïu el cognom de l'autor, premeu Cerca i la llista d'autors es restringirà a aquells que tenen el cognom que hagueu escrit.
  • Amb una cerca truncada, tant des del quadre de diàleg del camp Autor de la fitxa de catalogació, com des de la finestra emergent que conté la llista d'autoritats. En escriure una part del cognom d'un autor, per exemple la síl·laba «ga», el resultat de la cerca seria el conjunt d'autors en el nom i el cognom dels quals intervé aquesta síl·laba.

Origen de les dades de la llista d'autors

Quan una biblioteca s’activa de nou, la llista d’autoritats del camp Autor és buida.

  • Si l’autor desitjat no es troba a la llista, s’hi pot afegir amb el botó Nou tal com s’ha explicat en el camp Format.

Quan afegiu un nou autor, cal escriure primer el cognom i després el nom separat per una coma i espai. Si l'autor té un cognom compost, com Miquel de Palol, escriureu Palol, Miquel de.

Abans d’afegir un nou autor cal mirar que no sigui a la llista. Així s’evitaran errors (autors escrits amb faltes d’ortografia) i duplicitats (autors escrits de diferents maneres).

  • Exemple: Roca, M. Carme o Roca, Maria Carme o Roca, Carme o Roca i Costa, Maria Carme.
  • En afegir al vostre catàleg les dades d’una fitxa procedent d’altres catàlegs, l’autor, en cas que no el tinguem, també s’incorpora a la llista d’autoritats del camp Autor. Per tant, cal revisar la importació per evitar, com dèiem, errors i duplicitats.

Quan una obra està escrita per més d’un autor, els altres autors també es poden afegir seguint els mateixos passos que hem utilitzat per incorporar el primer. Els diferents autors queden separats per un punt i coma (;).

Si us equivoqueu i heu d’utilitzar la funció Esborra, aquesta eliminarà tota la informació del camp, és a dir, si hi heu introduït més d’un autor els esborrarà tots i haureu de tornar a començar.

En cas de dubte, en entrar el nom d’un autor cal tenir en compte les orientacions que trobareu en l'apartat d'anàlisi formal o descripció bibliogràfica dins de l'entorn de consulta. Destaquem per la seva importància el quadre on trobareu les principals fonts d’informació de cada document per ordre de consulta i la taula d'orientacions que hi ha dins del camp Autor.

Si hi ha duplicats i incorreccions utilitzeu la funció Unifica per corregir-los.

L'autoria

L'autoria permet designar la funció dels diferents responsables de l'obra.

L’ePèrgam permet introduir aquesta informació dins del camp Autor. Per fer-ho s’ha de marcar el nom de l’autor de la llista i obrir el desplegable Autoria que hi ha a la part superior de la finestra. Escolliu l’autoria de la llista que us apareix i premeu Selecciona al menú lateral. El nom de l’autor i el tipus d’autoria s’afegiran al registre.

Per defecte, si no s’especifica quina feina han fet (il·lustrador, adaptador, etcètera), s’entén que n’és l’autor. L'autor de la part literària de l'obra, l'escriptor, mai ha de dur [autor]. Si apareix s’ha d’eliminar.

L’autoria apareix immediatament després del nom d’un autor entre [ ] i separada del nom només per un espai. Si un mateix autor és també l'il·lustrador o ha fet altres funcions, s'aconsella deixar l'autoria en blanc.

El nombre de termes del desplegable Autoria es pot incrementar i modificar, procedint de la mateixa manera que s'ha explicat per al camp Format, tot accedint a l’opció Gestió de l’autoria del menú lateral de la finestra Autors.

Quan s’activa una nova biblioteca, el desplegable amb el vocabulari de l’Autoria és buit i s’ha d'emplenar.

Ateses les característiques de les biblioteques escolars, és essencial que en tots aquells llibres que hi apareguin il·lustradors, adaptadors, etcètera, es faci constar mitjançant la utilització del desplegable de l’autoria.

En vídeos i dvd es considera que l'autor principal és el director o realitzador. Quant a la resta de persones implicades (guionistes, músics, actors…) s'utilitza la gestió de l'Autoria per indicar la seva participació en l'obra.

En enregistraments sonors d'obres de música clàssica l'autor és el compositor. En canvi, en enregistraments sonors referits a discs de rock, jazz, cantautors, música popular o música infantil es considerarà que l'intèrpret n’és l'autor.

Caldrà anar incorporant les autories característiques que puguin sorgir durant el procés de catalogació de documents d'aquest format (actor, director guionista, músic, solista, etcètera).

L'Editorial

Si feu un clic al botó Cerca accedireu al vocabulari controlat. S'obre aleshores una nova finestra amb totes les editorials que tingueu introduïdes. Escolliu l’editorial i premeu Selecciona al menú lateral.

La cerca en aquest camp també es pot restringir. Exemple: introduïu la lletra r i premeu el botó Cerca; observareu que només apareixen les entrades d’editorials que contenen la lletra r. En cas que el document hagi estat publicat per més d’una editorial, podeu afegir una segona edició seguint els mateixos passos que heu utilitzat per incorporar la primera. Ambdues queden separades per un punt i coma (;). Si us equivoqueu i heu d’utilitzar la funció Esborra, aquesta eliminarà tot el contingut del camp i haureu de tornar a començar.

En activar una nova biblioteca, aquest camp apareix buit, s’emplena a mesura que introduïu els registres al vostre catàleg.

El contingut d’aquest camp es fa créixer de dues maneres:

  • Manual. Mitjançant la utilització de la funció Nou, d’una manera idèntica a l'explicada en el camp Format. En introduir el nom de les editorials heu de tenir en compte dues consideracions:
    • Només cal posar el nom de l’editorial i no cal afegir la paraula editorial, excepte en els casos en què formi part del mateix nom. Exemple: Edicions 62 o Ediciones B. En aquests dos casos seria incorrecte escriure només 62 o B.
    • Escriure el nom de l’editorial tal com apareix al llibre i sense el nom de la ciutat.
  • Automàtica. Quan incorporeu les dades d’un registre des d’un altre catàleg, el nom de l’editorial és afegit a la llista d’autoritats pertinent del catàleg de la vostra biblioteca. En aquest cas, abans de desar la fitxa heu de revisar el camp editorial perquè de vegades s’incorporen dades d’altres camps (lloc d’edició i data). Quan això passa cal col·locar les dades en el lloc corresponent.

Si hi ha duplicats i incorreccions utilitzeu la funció Unifica per corregir-los. Aquesta funció ha estat explicada en parlar del Format.

Consideracions al voltant del camp Editorial

  • Si interessa mencionar o fer constar quantes edicions de l’obra s’han fet (per exemple: «edició augmentada») es farà constar al camp Característiques. Es farà de la manera següent: anteposant el número de l’edició a la paraula edició de forma abreujada (2a ed.).
  • Si és una primera edició no cal dir-ho.
  • En material inèdit (documents produïts des de la mateixa escola: dossiers, revistes escolars, aplecs de treballs…) deixareu el camp editorial buit. S'anotarà la informació de referència al camp Característiques.

El País

Indica el país on s'ha editat el document.

Si feu un clic al botó Cerca accedireu al vocabulari controlat. S'obre aleshores una nova finestra amb tots els països que teniu introduïts. En obrir-se el desplegable cal triar el país i clicar a Selecciona, al menú lateral. Si el país no hi és, es procedeix a incorporar-lo de la manera que s’ha explicat en el camp Format.

Quan s’incorporen les dades del registre procedent d’un altre catàleg, si el país no hi és, s’afegeix de manera automàtica a la llista d’autoritats corresponent de la vostra biblioteca.

De vegades, quan això passa, s’incorpora la ciutat i no el país. Cal revisar-ho i esmenar-ho. El nom del país s'ha de consignar en la llengua d'ús del catàleg.

Si hi ha duplicats i incorreccions utilitzeu la funció Unifica per a corregir-los. Aquesta funció ha estat explicada en parlar del Format.

La Llengua

Indica la llengua o llengües del document.

Per obrir el desplegable amb la llista controlada d’autoritats s’ha de prémer Escollir la llengua i clicar a Selecciona al menú lateral.

Si el document és escrit en més d’una llengua (diccionaris bilingües i edicions bilingües), també es pot afegir una segona llengua. Seguireu els mateixos passos que heu utilitzat per incorporar la primera llengua. La segona llengua apareix a continuació de la primera, separada per un punt i coma (;). Si us equivoqueu i heu d’utilitzar la funció Esborra, aquesta eliminarà tot el contingut del camp, és a dir, si heu introduït més d’una llengua les esborrarà totes i haureu de tornar a començar.

Les llengües incloses a la llista d’autoritats es poden augmentar de dues maneres:

  • Manual. Mitjançant la utilització de la funció Nou, d’una manera idèntica a la explicada en el camp Format.
  • Automàtica. Quan incorporeu les dades d’un registre des d’un altre catàleg i el nom de la llengua és consignada a la fitxa importada, la llengua s'afegeix automàticament a la llista d’autoritats corresponent del catàleg de la vostra biblioteca.

En el cas que hi hagi duplicats o incorreccions utilitzeu la funció Unifica per corregir-los.

Si es cataloga un dvd amb diferents pistes d'àudio, al camp Llengua anotareu les llengües en què l'usuari pot escoltar el reportatge o el film, sempre separades per un punt i coma (;).