El procés de catalogació: el Registre i l'ISBN

Per iniciar el procés de catalogació:

  • Si es tracta de la primera vegada que entreu a la biblioteca ePèrgam del centre educatiu, us trobareu una fitxa de registre en blanc. Només té determinat (ple) el camp: Registre, amb el número 1. A partir d’aquí començareu a introduir les dades de la resta de camps.
  • Si ja heu introduït diversos documents, en obrir-la sempre apareix el primer registre del catàleg. 
Per a introduir nous registres heu de prémer l’opció: Afegeix del menú lateral, amb aquesta acció apareix una nova fitxa en blanc per poder iniciar la catalogació. Únicament estarà determinat el número de registre que s'omple de manera automàtica. Per exemple: si l’últim registre és el 154, en afegir-ne un de nou, el número que tindrà serà el 155.

Quan s’han completat els camps necessaris heu de prémer l’opció Guarda del menú lateral, en cas contrari la feina feta es perdrà.

Els camps mínims que s’han d’emplenar per poder desar una fitxa són el Registre i el Títol.

Durant el procés de catalogació d’un document és convenient remetre's als catàlegs de les biblioteques públiques de Catalunya; concretament, en el cas que n'hi hagi, al de la vostra localitat:

  • Catàleg col·lectiu de lectura pública del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya: Argus. Aquest catàleg conté les dades sobre els documents que formen part de la col·lecció de les biblioteques públiques i bibliobusos d’arreu de Catalunya, xarxa gestionada per la Generalitat de Catalunya.
  • Catàleg col·lectiu de la xarxa de biblioteques de la Diputació de Barcelona: Aladí. Aquest catàleg permet conèixer els fons disponibles a les biblioteques i els bibliobusos de la província de Barcelona. També podeu consultar Gènius, el catàleg infantil de la Diputació de Barcelona.

El Registre

El número de registre que té la fitxa del catàleg ePèrgam ha de coincidir amb el número de registre que s’anota al document. Aquest camp és autonumeratiu, encara que el podem modificar.

Quan es fa l'esporga a la biblioteca i fem la baixa/eliminem documents a l'ePèrgam queden registres buits que es poden reaprofitar. Per fer-ho, cal anar a Utilitats, clicar a sota de Registres lliures. Visualitzarem aquells números de registre que tenim buits. Quan fem la catalogació d'un nou document (es pot modificar el número de registre que surt per defecte i utilitzar un de buit). No és imprescindible emplenar els registres buits, però cal tenir-ho en compte si es vol saber el contingut real del catàleg.

Si es cataloga una obra amb més d’un volum o part hi ha dues opcions per fer-ho:

  • Catalogar el conjunt de l’obra en un sol registre: al camp Volum es mencionarà el nombre de volums. Cal fer constar els diferents títols o autors si no n’hi ha un de genèric. S'utilitza per als documents exclosos de préstec (exemple: Gran Enciclopèdia Catalana).
  • Catalogar de forma separada cadascuna de les parts: les dades de cadascuna de les parts disposaran d'un registre diferent. El nom del conjunt de l’obra es consigna al camp de la Col·lecció. S'utilitza per als documents destinats al préstec.

Si un document té material d’acompanyament es registra el material predominant. Al camp Característiques s'hi consignarà el material d’acompanyament. Si no hi ha un material que predomini sobre l’altre i es poden tractar per separat, s’assignarà un número de registre diferent a cada part.

Si modifiqueu el número de registre i sense adonar-vos-en n'escriviu un que ja teniu, el programa us avisarà que està repetit.

El camp ISBN: la Catalogació assistida

El camp ISBN s’ha d’escriure teclejant els números sense posar-hi els guionents i la lletra o bé escanejant amb un lector de codi de barres. L'ISBN pot ser de 10 dígits o de 13.

L’ePèrgam només admet l’ISBN de 10 dígits, la qual cosa no vol dir que no s’hi pugui introduir un ISBN de 13 dígits. Si s’hi incorpora el de 13 aquest es converteix immediatament en un ISBN de 10 dígits en desar el registre. Aquesta conversió suposa un petit canvi en la numeració: en primer lloc se suprimeixen els tres primers dígits de l’ISBN de 13 (978) i en segon lloc varia la darrera xifra. Aquest canvi es basa en uns càlculs que fa l’aplicació ePèrgam per adaptar l’ISBN de 13 dígits al de 10.

El camp ISBN permet cercar el registre del recurs que voleu afegir al vostre catàleg en altres biblioteques ePèrgam, i incorporar-ne les dades de manera automàtica.

La cerca es pot fer de dues maneres: cerca per ISBN i cerca per ISBN a altres catàlegs:

  • Cerca per ISBN: aquesta es realitza al catàleg de les biblioteques de la Diputació de Barcelona (DIBA). Cal introduir en el quadre de diàleg l'ISBN, teclejant-lo o bé amb el lector òptic de codi de barres, i prémer Cerca per ISBN. Un cop apareguin les dades, per afegir-les al vostre catàleg feu clic a l'opció Afegeix les dades. (NOTA: Hi ha molt poca informació en el catàleg DIBA. S'aconsella fer-ne ús sols quan no es trobi en altres catàlegs).
  • Cerca per ISBN a altres catàlegs: en aquest cas la cerca es fa als catàlegs actius de la resta de biblioteques ePèrgam. Un catàleg actiu és aquell que permet que altres biblioteques puguin agafar les fitxes del seu catàleg. La biblioteca és la que confereix el caràcter actiu al seu catàleg. Com en el cas anterior, cal introduir en el requadre l'ISBN, i prémer sobre Cerca per ISBN a altres catàlegs. Si la cerca és positiva, us sortirà una llista amb tantes entrades com exemplars del recurs s'hagin trobat en els diferents catàlegs. Fent un clic al títol del recurs s'accedeix al registre, el qual es pot afegir al catàleg de la nostra biblioteca prement Afegeix les dades.

Cal que doneu un cop d'ull a les diferents biblioteques ePèrgam que us apareixen a la llista abans de prémer l'opció Afegeix les dades. N'hi ha amb els registres més complets i més correctes que d'altres.

Les primeres vegades, això us podrà semblar que alenteix la tasca de catalogació, però amb el temps us adonareu que és a l'inrevés: us la facilita. A més, aviat tindreu ullades aquelles biblioteques que cataloguen correctament.

Tots els registres trobats mostren el títol del recurs i la biblioteca on es troba. Un cop hagueu fet les importacions al vostre catàleg, haureu de fer una adaptació de les dades a la vostra biblioteca. Si el document no es troba en cap de les dues cerques, s’haurà de procedir a catalogar-lo des de zero.

Alguns aspectes a tenir en compte relacionats amb el camp ISBN:

  • Pel que fa als llibres, una nova edició no implica un canvi d'ISBN.
  • Els DVD, vídeos i CD-Roms en general no solen tenir consignat l'ISBN, per tant la catalogació assistida d'aquests formats no funciona. Cal fer-ne el registre complet. Tanmateix són nombrosos els DVD, vídeos i CD-Roms inclosos al catàleg de la Diputació de Barcelona. Hom pot aprofitar la informació que s'hi dóna mitjançant una cerca directa en aquest catàleg mitjançant les tecles de funció copiar i enganxar

Quan obriu el vostre catàleg des de l'entorn de biblioteca per iniciar el procés de catalogació, procureu prémer l'opció Afegeix del menú lateral. Sovint, sense adonar-se’n, hom comença la cerca per ISBN en el primer registre del catàleg (un registre complet i que pertany a un document de la vostra biblioteca ja catalogat), és a dir, escriu al camp ISBN l'ISBN d'un altre document.

En el moment que premeu l'opció Afegeix les dades, les dades de l'antic document se substitueixen per les del nou, és a dir, desapareixen: acabeu de perdre un registre.